Beim Rechnungsmanagement konsequent die Umwelt schonen

Dienstag, 16. Juni 2020 | 0 Kommentare
Bild von Papiermüll

„Der Umwelt zuliebe – Think before you print!“ So oder ähnlich lautet ein Vermerk auf mancher Rechnung, die per E-Mail oder über Online-Portale eingeht. Doch das ist nur ein kleiner Baustein, wie Unternehmen und Privatpersonen die Umwelt mit elektronischen Rechnungen schonen können. Denn ein digitales Büro umfasst weitaus mehr Aspekte als papierloses Arbeiten. Im Kern ist die Digitalisierung und Automatisierung der spezifischen Prozesse das Ziel. Dazu kann das Rechnungsmanagement eine Menge beitragen.

Die Möglichkeiten beginnen bei der Erstellung von Rechnungen. Dabei gilt es, Papierrechnungen und den Versand per Post zu vermeiden. Dies senkt nicht nur den Papierverbrauch im Büro, sondern spart auch Toner, Verpackungsmaterial, Porto sowie den Transport per Postfahrzeug. Eine umweltfreundlichere Alternative sind elektronische Rechnungen, wenn sie konsequent umgesetzt werden. Dafür kommt es auf das richtige Format an. Empfehlenswert sind verbreitete Formate, die auf verschiedenen Endgeräten mit unterschiedlichen Betriebssystemen während des gesamten Aufbewahrungszeitraumes lesbar sind – auch von Maschinen. Das hat den Vorteil, dass sie nicht konvertiert werden müssen. Ebenfalls relevant ist die Größe der Datei. Sie sollte möglichst gut komprimiert sein. Dies spart Speicherplatz und damit Energie in Rechenzentren sowie Ressourcen für die Herstellung und den Transport der Hardware. Sollen all diese Anforderungen berücksichtigt werden, kommen vor allem Standardformate wie XRechnung und ZUGFeRD beziehungsweise PDF/A infrage.

Rechnungen clever versenden und empfangen

Das nächste wichtige Element ist der Versand der elektronischen Rechnung. Grundsätzlich möglich ist dieser über verschiedene Wege, vom Online-Portal über spezielle Versandlösungen bis hin zur E-Mail. Am effizientesten und umweltfreundlichsten sind dabei Lösungen, die möglichst geringe manuelle Interaktion erfordern, zum Beispiel indem sie einen automatischen Abruf von Dokumenten unterstützen. Somit muss sich der Rechnungsempfänger nicht ständig einloggen, um zu schauen, ob eine neue Rechnung vorliegt. Dies schont nicht nur die Nerven, sondern spart auch Energie – am PC des Anwenders und im Rechenzentrum.

Ein anderer sehr wichtiger Part: das elektronische Weiterverarbeiten der Rechnungen – also das Gegenteil vom rechtlich unzulässigen, in der Praxis jedoch verbreiteten „Ausdrucken und Abheften“. Dabei hilft Software wie GetMyInvoices. Unsere Rechnungsmanagement-Software ruft Rechnungen und andere Dokumente aus Tausenden Quellen automatisch ab, von Online-Portalen über E-Mail-Postfächer bis hin zu Drittlösungen. Dazu zählt auch anybill – eine App, die Belege oder Quittungen digital auf das Smartphone des Kunden überträgt und den Ausdruck von Quittungen auf meist mit Schadstoffen beschichtetem Thermopapier vermeidet.

Automatische Weiterverarbeitung in der Cloud

Die künstliche Intelligenz von GetMyInvoices liest relevante Informationen wie Rechnungsnummer und Beträge aus. Somit befinden sich sämtliche Belege samt strukturierten Informationen an einem Ort. Dort können sie nicht nur sicher archiviert werden, sondern lassen sich auch ohne manuellen Aufwand an den Steuerberater, in gängige Buchhaltungssoftware und weitere Anwendungen übertragen. Der Anwender spart viele Stunden am PC und damit Energie. Zudem muss er keine Server selbst unterhalten. Dies schont die Umwelt ebenfalls, da bei Herstellung und Transport der Hardware Ressourcen benötigt sowie Kohlendioxid erzeugt werden. Außerdem fällt später kein Elektronikschrott an. Die Datenhaltung in modernen Rechenzentren, deren Betreiber Wert auf Nachhaltigkeit legen, ist wesentlich effizienter. Da sich die Durchlaufzeit der Rechnungen durch die Automatisierung zudem auf ein Minimum verkürzt und weniger fehleranfällig ist, können Rechnungen schneller beglichen werden. Dies wiederum macht so manche Mahnung überflüssig. Auch sind weniger Korrekturen erforderlich, was sich weiter positiv auf die Arbeitszeit zur Rechnungsbearbeitung sowie die Energiebilanz und den CO2-Ausstoß auswirkt.

Viele kleine Stellschrauben – bis zum Löschen

Nicht zuletzt umfasst die Weiterverarbeitung die Löschung nicht mehr benötigter Dateien. Dies gibt Speicherplatz im Rechenzentrum frei – schont Ressourcen und senkt den Energiebedarf, während das Vernichten von papierbasierten Rechnungen mit Schreddern, Transport und Recyceln wiederum Energie verschlingt.

Alles in allem also beinhaltet das elektronische Rechnungsmanagement viele kleine Stellschrauben, die in Summe große Wirkung entfalten und einen Meilenstein auf dem Weg zum papierlosen, digitalen Büro bilden. Wichtig ist, sämtliche Prozesse zu überdenken, aufeinander abzustimmen, zu automatisieren und dabei auf verantwortungsvolle Partner zu setzen.

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