GetMyInvoices – Behind the Scenes: Backoffice

Im Rahmen unserer Serie „Behind the Scenes“ beschreibt Pia Zosel, dass die Arbeit im Backoffice keinesfalls monoton sein muss – vor allem nicht bei GetMyInvoices.

 

Pia, seit wann arbeitest du für GetMyInvoices und was sind deine Aufgaben?

Gestartet habe ich bei fino im Dezember 2021. Meine Aufgaben sind sehr vielseitig. Ich helfe Verena in der Buchhaltung, verwalte die Briefpost und betreue das Bestellwesen sowie die Reisekostenabrechnungen. Außerdem bin ich für die Kommunikation mit unserem Steuerberater und die Überwachung der Steuerfristen zuständig. Momentan übernehme ich noch das Office Management und springe übergangsweise bei Personalthemen, wie das Erstellen von Arbeitsverträgen, die Verwaltung von Krankmeldungen und Co. ein.

Wie bist du auf GetMyInvoices aufmerksam geworden?

Auf fino bin ich das erste Mal bei meiner Bankausbildung in Göttingen gestoßen. Dadurch, dass wir den Kontowechselservice von fino genutzt haben, wurde ich mit dem Thema „Digitalisierung von Finanzdienstleistungen“ vertrauter und fand das auf Anhieb total spannend und interessant. Als ich ein paar Jahre später nach Kassel gezogen bin, habe ich mich einfach direkt auf die Backoffice-Stelle bei fino beworben. 

Wie lief der Bewerbungsprozess ab? 

Das ging alles sehr schnell und unkompliziert. Nachdem ich mich beworben hatte, wurde ich bereits ein paar Tage später zum Bewerbungsgespräch mit Verena und Björn eingeladen. Noch am selben Tag des Bewerbungsgesprächs erhielt ich das Angebot und drei Tage später den Arbeitsvertrag.

Wie war das Onboarding?

Wie ich bereits erwähnt habe, trat ich meine Stelle im Dezember 2021 an. Personen, die in der Buchhaltung arbeiten, wissen, dass der Dezember die „heiße Phase“ ist. Das und die Organisation unseres Büroumzugs innerhalb eines Monats waren echte Mammutaufgaben für mich.

War es also schwierig für dich, dir die neuen Aufgaben anzueignen?

Ganz und gar nicht. Bereits während des Bewerbungsgesprächs habe ich angemerkt, dass ich gerne einen Job haben möchte, der vielfältig ist und bei dem ich Neues dazulernen kann. Keine klassische Sachbearbeiter-Stelle eben…und ich würde sagen, bei fino trifft alles zu. 

Auch wenn ich zuvor wenig Berührungspunkte mit Themen wie Buchhaltung hatte, konnte ich mir alles innerhalb kürzester Zeit aneignen und hatte Verena immer als Ansprechpartnerin an meiner Seite. Natürlich flucht man ab und zu, wenn etwas auf Anhieb nicht funktioniert, aber am Ende ist man stolz auf das, was man geschafft hat. ?

Wie sieht dein typischer Arbeitsalltag aus?

Meistens bin ich drei oder vier Tage im Büro und beginne oft mit Routineaufgaben, wie die Postbearbeitung oder die Belegzuordnung in GetMyInvoices. Auf diese Weise kann ich gleich mit dem guten Gefühl schon etwas geschafft zu haben, in den Tag starten und mich dann den Aufgaben widmen, die nicht so alltäglich sind.

Welche Aufgaben fallen darunter und wie stellst du dich diesen?

Eine Firmenneugründung zum Beispiel. Sowas passiert bei uns natürlich nicht alltäglich, produziert aber relativ viel bürokratischen Aufwand. Wenn wir jedoch wissen, dass uns ein solches Projekt bevorsteht, dann leiten wir direkt verschiedene Aufgaben für das Backoffice ab, wie das Anlegen eines neuen GetMyInvoices-Accounts für die Buchhaltung oder die Beantragung der Steuernummer. Unsere Rechtabteilung ist hier selbstverständlich auch involviert und arbeitet in enger Abstimmung mit uns im Backoffice zusammen.

Du hattest vorhin über die Belegzuordnung in GetMyInvoices gesprochen. Ihr nutzt also GetMyInvoices selbst?
Wie sind deine Erfahrungen mit unserem Tool?

Genau. GetMyInvoices vereinfacht wirklich einiges. Durch meinen Vater, der selbstständig ist, weiß ich, was es für eine Arbeit sein kann, Buchhaltung zu führen. Vor allem am Jahresende war der Stresspegel immer sehr hoch, da noch extrem viele Belege zusammengesucht werden mussten.

Mit GetMyInvoices passiert uns das nicht. GetMyInvoices ist sehr intuitiv und leicht zu benutzen. Wir nutzen das Tool insbesondere für die Dokumentenablage, für Freigabeprozesse, Zahlungsläufe, die Überwachung der Zahlungseingänge und die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.  

Was gefällt dir an deiner Arbeit besonders?

Ich habe die Möglichkeit, mich jeden Tag selbst zu versuchen und etwas dazuzulernen – sei es durch Verena, meine eigenen Erfahrungen oder meine eigenen Fehler. Bei Aufgaben werden wir oft ins kalte Wasser geschmissen ganz nach dem Motto „probiere es doch einfach mal“. Genau das ist es, was ich an fino schön finde, nämlich eine offene und gelebte Fehlerkultur.

Anders als bei Konzernen gibt es bei uns keine vorgefertigten Schemata, d. h. wir können Lösungsansätze selbst entwickeln und etablieren. Ich liebe es, Ordnung ins Chaos zu bringen. So eine Leidenschaft kann für ein Unternehmen wie fino, das ständig wächst und sich verändert, nur von Vorteil sein.

Gleichzeitig weiß ich, dass ich mich immer auf das Team verlassen kann, wenn ich Hilfe brauche. Wir pflegen ein angenehmes und respektvolles Miteinander und das finde ich schön.

Eine letzte Frage zum Schluss. Wenn du eine Eiscreme wärst, welche wärst du?

Himbeer-Rhabarber, weil es fruchtig ist und mir schmeckt.