Buchhaltung bei Kleinunternehmen: 7 Basis-Tipps, die wirklich helfen

Dienstag, 22. Dezember 2020 | 0 Kommentare

Buchhaltung! Bekommen Sie schon beim Gedanken an Zahlentabellen Drehschwindel? Oder es mangelt Ihnen schlicht an Zeit, sich mit den Zahlen ausgiebig auseinanderzusetzen? Verständlich. Aber: Sie als Inhaber eines Kleinunternehmens müssen entweder jemanden damit beauftragen oder sich persönlich der Pflicht stellen. Halb so schlimm, dank vereinfachender Sonderregeln für kleine Selbstständige oder Freiberufler – und folgenden „Basiseinstellungen“, die Ihren Aufwand für Buchhaltung noch mehr reduzieren können.

Bevor Sie sich also in die Details stürzen, sollten Sie im Vorfeld ein paar wenige grundlegende Vereinfachungen vorsehen. Dinge, die Ihnen den Umgang mit den Finanzen erleichtern. Und Ihnen noch dazu wertvolle Einblicke in den finanziellen Zustand Ihres Business gewähren. 

Tipp 1: Geschäftskonto einrichten

Zu Beginn erscheint die Trennung von privaten und geschäftlichen Finanzen noch unnötig. Doch schon schnell kann die Entwicklung sehr unübersichtlich werden: Welche Buchung ist geschäftlich und welche privat? Und irgendwann werden Sie auch den Überblick verlieren, wie liquide Ihr Unternehmen eigentlich ist. Ob Sie genügend Rücklagen für die Steuervorauszahlungen und den Durchlaufposten Umsatzsteuer haben. Im Falle einer Steuerprüfung möchten Sie vielleicht nicht unbedingt Ihre gesamten privaten Geldflüsse vorlegen. Letztlich verhilft Ihrem Unternehmen auch nur ein Businesskonto zu Kreditwürdigkeit. Außerdem: Viele Banken schließen die Nutzung von Girokonten für geschäftliche Zwecke aus, eine Kündigung kann drohen.

Tipp 2: Belege sicher aufbewahren

Für Unternehmen gelten sehr viel strengere Aufbewahrungspflichten als Privatmenschen gewohnt sind. Nicht nur steuerrechtlich. Jeder Beleg und Kontoauszug, alle Rechnungen, Pflicht-Bücher und Abschlüsse sind jederzeit zehn Jahre lang griffbereit und sicher zu lagern. Auch Lieferscheine, die gesamte Kundenkorrespondenz und andere Dokumente über sechs Jahre. Dazu legen Sie die Dokumente jedes Geschäftsjahr ordentlich sortiert, datiert und nummeriert entweder analog in Aktenordnern ab oder zeitgemäß digital. 

Tipp 3: Ablagen kategorisieren

Für den Alltag hat sich bewährt, alle Unterlagen der Buchhaltung in sechs Kategorien chrono- und auch sonst logisch zu ordnen:

  • Rechnungseingänge von Lieferanten, Dienstleistern oder sonstigen betrieblichen Einkäufen und Ausgaben
  • Rechnungsausgänge an Ihre Kunden
  • Kontoauszüge des Geschäftskontos
  • Barkasse für Bargeldflüsse, geführt als Buch mit sortierten Belegen 
  • Auswertungen aus der Buchhaltung plus Umsatzsteuervoranmeldungen: Beide sind besonders aufschlussreich für Ihre Gesamtübersicht
  • Kreditkartenabrechnungen, nur wenn Sie auch via Kreditkarte bezahlen

Tipp 4: EÜR wählen

Freiberufler dürfen die einfachste Form der Buchführung vornehmen: über die Einnahmen-Überschuss-Rechnung EÜR. Nicht-Kaufleute mit unter 500.000 Euro Umsatz und weniger als 50.000 Euro Gewinn können sich zur steuerlichen Einordnung beim Finanzamt für EÜR oder doppelte Buchführung entscheiden, bis sie diese Grenzen überschreiten. Rechtsformen wie GmbH, OHG oder AG haben dagegen keine Wahl, sie müssen doppelt Buch führen. In der EÜR brauchen Sie für jedes Geschäftsjahr nur eine unkomplizierte Dokumentation von Einnahmen und betrieblichen Ausgaben durchzuführen und die zugehörigen Belege zu sammeln. Das ist auch ohne einen Steuerberater gut zu bewältigen. Ein weiterer Vorteil der EÜR ist die sogenannte Ist-Besteuerung. Das heißt, Einnahmen werden erst mit Eingang, auf dem Konto oder bar, steuerlich berücksichtigt, nicht schon zum Datum der Rechnungsstellung. Das Gleiche gilt für Abbuchungen: Nicht das Rechnungsdatum ist maßgebend, sondern die Valuta auf dem Konto oder der Barkassen-Beleg.

Tipp 5: Regelmäßig Überblick verschaffen

Prüfen Sie wöchentlich oder ein Mal im Monat, mindestens aber zu jedem Quartalsende Ihre Buchhaltung mit allen Unterlagen. So behalten Sie die Übersicht über ausstehende Eingänge, überfällige Rechnungen, ablaufende Fristen & Co. Wichtiger noch ist: Sie gewöhnen sich den Blick über die Entwicklung der Business-Finanzen an, bilden eine vorausschauende Perspektive aus, erkennen sich abzeichnende Trends oder Schieflagen. Der Finanzüberblick ist die Basis für weitere Planungen wie Investitionen oder Anstellung von Mitarbeitern. 

Tipp 6: Steuer im Auge behalten

Achten Sie auf die Einhaltung von Fristen für Meldungen, Vorauszahlungen und Erklärungen. Ganz wichtig und häufig vergessen: Legen Sie für erwartete Steuerzahlungen die Beträge zeitig beiseite und betrachten Sie sie als nicht verfügbar.

Tipp 7: Digitalisieren und automatisieren

Nutzen Sie die schnellen Möglichkeiten, wo immer Sie können. Online-Banking, installierte oder Cloud-basierte Software für

  • Rechnungen,
  • Buchhaltung,
  • Speicherung,
  • Synchronisierungen und
  • Export und noch mehr,

wie zum Beispiel GetMyInvoices, sind eine immense Zeit- und Kostenersparnis. Gerade deutsche Datenspeicher sind so viel sicherer als Aktenordner oder Festplatten. 
Ersparen Sie sich das händische Ausfüllen von Tabellenwerken und Formularen. Ob auf der Festplatte installiert oder als SaaS (Software as a Service) in der Cloud: Moderne Buchhaltungssoftware kann Ihnen sehr viel abnehmen. Je vernetzter, desto mehr. Papier-Belege einscannen und fertig. Den Rest erledigen mächtige und doch leichte Tools. Und Ihr Steuerberaterbüro erhält alle Belege digital via Datenschnittstelle übermittelt. 

Buchhaltung ist für Sie als Kleinunternehmer heute wirklich ein Kinderspiel, wenn Sie genau die Unterstützung finden, die zu Ihren jeweiligen Erfordernissen passt. Mit Ihren eigentlichen Aufgaben haben Sie schließlich genug zu tun.

Jetzt GetMyInvoices
kostenlos 14 Tage testen

Überzeugen Sie sich von den Vorteilen der automatisierten Rechnungsverwaltung: Mehr Übersicht. Weniger
Buchhaltungsaufwand. Mehr Zeit für Ihre unternehmerischen Ideen.

Kostenlos testen

Kommentar schreiben