Buchhaltung für Kleinunternehmer: 7 Basis-Tipps, die wirklich helfen

Buchhaltung für Kleinunternehmer! Wird Ihnen Sie schon bei diesen Worten oder dem Gedanken an Tabellen schwindelig? Fehlt Ihnen Zeit, um sich mit den Zahlen zu beschäftigen? Das ist verständlich. Aber: Sie als Inhaber eines Kleinunternehmens müssen entweder jemanden damit beauftragen oder sich selber der Pflicht stellen.

Unsere Empfehlung zur Buchhaltung für Kleinunternehmer

Dank Sonderregeln für kleine Selbstständige oder Freiberufler und den folgenden „Basiseinstellungen“ ist das jedoch halb so schlimm. Denn sie helfen Ihnen, den Aufwand für Buchhaltung zu reduzieren. Außerdem erhalten Sie wertvolle Einblicke in den finanziellen Zustand Ihres Business.

Tipp 1: Geschäftskonto eröffnen

Zu Beginn erscheint die Trennung von privaten und geschäftlichen Finanzen noch unnötig. Doch schon schnell kann die Entwicklung unübersichtlich werden: Welche Buchung ist geschäftlich und welche privat? Mit nur einem Konto werden Sie irgendwann den Überblick verlieren, wie liquide Ihr Unternehmen ist und ob Sie genügend Rücklagen für die Steuervorauszahlungen sowie den Durchlaufposten Umsatzsteuer haben. Hinzu kommt, dass Sie im Falle einer Steuerprüfung nicht Ihre gesamten privaten Geldflüsse vorlegen wollen. Zudem schließen viele Banken die Nutzung von Girokonten für geschäftliche Zwecke aus. Eine Kündigung kann drohen.

Folglich benötigen Sie ein Geschäftskonto. Außerdem verhilft nur ein Businesskonto Ihrem Unternehmen zu Kreditwürdigkeit. Trennen Sie also Ihre Finanzen! Der Aufwand dafür ist nicht groß und die Kosten halten sich in Grenzen. Manche Banken bieten Ihnen auch an, ein Geschäftskonto kostenlos zu eröffnen.

Tipp 2: Belege sicher aufbewahren

Für Unternehmen gelten wesentlich strengere Aufbewahrungspflichten als für Privatpersonen, nicht nur steuerrechtlich. Zum Beispiel müssen Unternehmen Kontoauszüge aufbewahren. Darüber hinaus sind alle anderen Belege, Rechnungen, Pflicht-Bücher und Abschlüsse, zehn Jahre lang griffbereit und sicher zu lagern. Lieferscheine, die gesamte Korrespondenz mit Kunden und andere Dokumente müssen sechs Jahre archiviert werden. Dazu legen Sie die Dokumente für jedes Geschäftsjahr ordentlich sortiert, datiert und nummeriert ab – am besten digital. 

Tipp 3: Ablagen kategorisieren

Für den Alltag in der Buchhaltung in Kleinunternehmen sollten alle relevanten Unterlagen chronologisch geordnet werden. Dafür haben sich die folgenden Kategorien bewährt:

• Rechnungseingänge von Lieferanten, Dienstleistern oder zu sonstigen betrieblichen Einkäufen und Ausgaben
• Rechnungsausgänge an Ihre Kunden
• Kontoauszüge des Geschäftskontos
• Barkasse für Bargeldflüsse, geführt als Buch mit sortierten Belegen 
• Auswertungen aus der Buchhaltung plus Umsatzsteuervoranmeldungen: Beide sind aufschlussreich für Ihre Gesamtübersicht.
• Kreditkartenabrechnungen, nur wenn Sie auch via Kreditkarte bezahlen

Tipp 4: EÜR wählen

Kleinunternehmer, Freiberufler und Selbstständige dürfen die einfachste Form der Gewinnermittlung vornehmen: die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Kleingewerbetreibende, eingetragene Kaufleute und Gesellschaften bürgerlichen Rechts mit unter 600.000 Euro Umsatz und weniger als 60.000 Euro Gewinn können sich ebenfalls für die EÜR entscheiden. Das gilt allerdings nur, solange sie diese Grenzen nicht überschreiten. Dagegen haben Rechtsformen wie GmbH, OHG oder AG keine Wahl. Sie müssen doppelt Buch führen. Wer genau die EÜR anwenden darf, ist in § 4 Abs. 3 EStG geregelt. Ansonsten brauchen Sie in der EÜR betriebliche Einnahmen und Ausgaben für jedes Geschäftsjahr nur einfach dokumentieren. Zusätzlich müssen Sie die dazugehörigen Belege sammeln. Das ist auch ohne einen Steuerberater gut zu bewältigen.

Tipp 5: Regelmäßig Überblick verschaffen

Prüfen Sie Ihre Buchhaltung mit allen Unterlagen wöchentlich oder ein Mal im Monat, mindestens aber zu jedem Quartalsende! Auf diese Weise behalten Sie die Übersicht über ausstehende Eingänge, überfällige Rechnungen und ablaufende Fristen. Noch wichtiger ist, dass Sie sich den Blick über die Entwicklung der Business-Finanzen angewöhnen. Sie bilden eine vorausschauende Perspektive aus, erkennen abzeichnende Trends oder Schieflagen. Der Finanzüberblick ist wiederum die Basis für weitere Planungen wie Investitionen oder die Anstellung von Mitarbeitern. 

Tipp 6: Steuer im Auge behalten

Ein ebenso wichtiger Aspekt der Buchhaltung in Kleinunternehmen: Achten Sie auf die Einhaltung von Fristen für Meldungen, Vorauszahlungen und Erklärungen! Darüber hinaus sollten Sie die Beträge für erwartete Steuerzahlungen rechtzeitig beiseite legen. Betrachten Sie sie als nicht verfügbar!

Tipp 7: Digitalisieren und automatisieren

Nutzen Sie die schnellen Möglichkeiten, wo immer Sie können! Vor allem deutsche Datenspeicher sind wesentlich sicherer als Aktenordner oder Festplatten. Deshalb lautet unsere Empfehlung: Nutzen Sie cloudbasierte Software für:

• Online-Banking,
• Rechnungen,
• Buchhaltung,
• Speicherung,
• Synchronisierungen und
• Export

Dazu zählt auch GetMyInvoices mit seinen vielen Funktionen. Die Software ermöglicht eine immense Zeit- und Kostenersparnis.  

Indes können Sie das händische Ausfüllen von Tabellen beziehungsweise Formularen vergessen. Denn ob als Software as a Service (SaaS) in der Cloud oder notfalls auf der Festplatte: Moderne Buchhaltungssoftware kann Ihnen viel Arbeit abnehmen. Je vernetzter, desto mehr. Papier-Belege einscannen und fertig! Den Rest erledigen mächtige und dennoch schlanke Tools. Zudem erhält Ihre Steuerberaterkanzlei alle Belege digital via Datenschnittstelle übermittelt.