Digitale Prozesse verdrängen den Pendelordner

Ist die Digitalisierung nach wie vor ein „Nice-to-have“ oder nicht doch vielmehr ein „Must-have“? Die Steuerkanzlei Birkenmaier & Kusel hat diese Frage für sich eindeutig beantwortet. Vor drei Jahren begann Peter Kusel gemeinsam mit seinem Team damit, die vor- und nachgelagerten Prozesse rund um die Buchhaltung zu digitalisieren. Dieser Schritt hat sich in vielerlei Hinsicht ausgezahlt, wie er in einem Interview verrät.

Hallo Peter, wir freuen uns, dass du dir für uns Zeit genommen hast. Stell dich und die Steuerkanzlei Birkenmaier & Kusel bitte kurz vor.
Gerne. Ich heiße Peter Kusel, bin 41 Jahre alt und seit 2010 als Steuerberater tätig. 2014 stieg ich als Partner in die Steuerberatung Birkenmaier ein, die in ihrer Unternehmensgeschichte bis ins Jahr 1947 zurückblicken kann. Wir sitzen in Lauben im Allgäu und unterhalten seit 2018 in München und Oberstdorf zwei weitere Kanzleien. Zudem fasst unser Verbund, in dem mittlerweile 130 Mitarbeitende tätig sind, eine eigene Unternehmensberatung sowie eine Datenschutzfirma.

Hand aufs Herz – sind in euren Büros noch viele Pendelordner mit Belegen unterwegs?
Es werden deutlich weniger. Die jüngeren Mandanten sind natürlich digital besonders affin, aber es gibt auch viele ältere Mandanten, die für digitale Lösungen offen sind. Unsere Kanzlei ist flexibel aufgestellt, sodass wir sowohl digital aufgestellte als auch papierverliebte Mandanten zuverlässig betreuen können.

Würdest du sagen, dass die Digitalisierung bei Steuerberatern endlich angekommen ist?
Die Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Aus unserer Sicht lassen sich die hiesigen Kanzleien in drei Kategorien unterteilen. Es gibt Steuerberater, die sich beispielsweise aus Altersgründen entschieden haben, nicht mehr auf den Digitalisierungszug aufzuspringen. Das zweite und größte Segment sind jene, die ihre Kernprozesse wie die Buchhaltung digitalisiert haben. Den dritten Bereich markieren Steuerberatungen, die darüber hinaus die vor- und nachgelagerten Prozesse digitalisieren. Natürlich lassen sich diese drei Segmente nicht scharf voneinander trennen.

Eure Steuerberatung zählt ja zur letztgenannten Kategorie. Wie arbeitet ihr mit euren Mandanten zusammen und welche Tools verwendet ihr?
Das Rechnungsmanagement als einen der wichtigsten Schritte der vorbereitenden Buchhaltung automatisieren wir natürlich mit GetMyInvoices und sparen somit erheblich Zeit beim Zusammentragen der Rechnungen. Unterlagen werden von uns mit DocuSign digital unterschrieben, sodass sich das postalische Hin- und Hersenden erübrigt. Darüber hinaus haben wir mit PAUL eine eigene cloudbasierte Software für die Kommunikation zwischen unseren Mandanten und Beratern entwickelt. Hinzu kommen Personio für die Prozessautomatisierung unseres HR-Bereichs, MeisterTask für das Projektmanagement und Keeeb als Wissensmanagement-Plattform.

Kannst Du das Zusammenspiel von MeisterTask und Keeeb an einem Praxisbeispiel erklären?
Ja, gerne. Wir betreuen unter anderem einen großen Verband, der die Buchhaltung in Eigenregie macht. Dabei treten immer wieder Fragen auf, die wir in MeisterTask zusammenstellen und abarbeiten. Anschließend teilen wir das Wissen über Keeeb mit dem Mandanten. Mit diesem nachhaltigen Vorgehen reduzieren sich im Laufe der Zeit die Fragen, was uns entlastet und dem Mandanten Geld spart.

Welche Vorteile haben digitale Tools für Kanzleien und die Buchhaltungsabteilungen von Mandanten?
Natürlich steht die Prozessoptimierung an erster Stelle und damit einhergehend die Zeitersparnis. Nicht zu vernachlässigen ist aber auch eine Qualitätssteigerung. Wenn beispielsweise gesichert ist, dass sämtliche Belege strukturiert und einheitlich abgelegt sind, dann ist eine Vorstufe zum Controlling bereits erreicht.

Welche Tipps kannst du Steuerberatern an die Hand geben, die ihre Kanzleiarbeit modernisieren wollen?
Wenn mein Team und ich rückblickend unseren Weg über digitale Kernprozesse hin zu einer volldigitalisierten Steuerberatung betrachten, können wir jede Steuerberaterkanzlei nur dazu ermutigen, diesen Weg ebenfalls zu beschreiten. Denn so kann sie nicht nur ihre Effizienz steigern, sondern auch Mandanten stärker an sich binden bzw. als innovative Steuerberatung neue Mandanten gewinnen.
Damit dies gelingt, sollte natürlich das gesamte Team einbezogen und hinreichend geschult werden. Außerdem lautet unsere Empfehlung, mit kleinen Schritten zu beginnen und das große Ziel dabei stets im Auge zu behalten. Einfach mal machen ?.