Digitalisierung im Mittelstand: So gelingt die digitale Transformation

Dienstag, 9. März 2021 | 0 Kommentare

Kaum ein Thema beschäftigt deutsche Unternehmen so hartnäckig wie die Digitalisierung und das sowohl in der aktiven Planung als auch im Hinblick auf Konkurrenz am Markt. Wer digital arbeitet, hat seit Beginn der Corona-Pandemie einen Vorteil. Während Deine Kundschaft vor allem digitale Shopping- und Serviceangebote im Fokus hat, bieten sich in Logistik, Buchhaltung und Verwaltung Herausforderungen, die nur mit einem echten Fahrplan zur Digitalisierung zu bewältigen sind.

Deutschland holt bei der Digitalisierung auf – zu langsam?

Mittelstand 4.0 nennt sich das Programm der Bundesregierung, das KMU in die Zukunft führen und mit Digitalisierung vertraut machen soll. Das Modell sieht vor, deutschen Unternehmen kompetente Beratung an die Hand zu geben, um im europäischen und internationalen Wettbewerb zur Konkurrenz aufzuschließen. In vielen Sektoren funktioniert das bereits. Die Landwirtschaft ist eine der Industrien, die von digitaler Verwaltung, Planung, Automatisierung und Arbeit mit neuesten Technologien bereits profitiert. Doch bereits in der Logistik, die sich direkt an die Produzenten anschließt, fehlt oft noch das Handwerkszeug zur digitalen Zusammenarbeit.

Rund 50% der deutschen Unternehmen arbeiteten laut DESI-Index 2019 digital. Damit liegt Deutschland im europäischen Mittelfeld. Weltweit sehen die Zahlen nicht besser aus. Unternehmen setzen sich noch immer Ziele, die mit der Digitalisierung verknüpfbar sind, ohne alle Faktoren einzuberechnen. Das kann jedoch für Dein eigenes Unternehmen ein Vorteil sein, denn wer jetzt eine Vorreiterrolle übernimmt, kann unter Umständen schneller expandieren und internationale Geschäfte machen.

Diese Bereiche betrifft die Digitalisierung im Mittelstand

Was bedeutet es eigentlich, Unternehmensabläufe und Angebote zu digitalisieren? Um das herauszufinden solltest Du Dein Unternehmen einer eingehenden Prüfung unterziehen. Sie ist der erste Schritt hin zu einem Fahrplan, der sich über mehrere Jahre erstreckt und schrittweise digitale Instrumente in den Arbeitsalltag integriert. So wie du beim Thema Nachhaltigkeit nicht bei den Glühlampen der Schreibtischlampe ansetzt, sondern beispielsweise bei Müllvermeidung und Energieversorgung, gilt es auch bei der Digitalisierung die Rahmenbedingungen zu analysieren.

Ein großer Komplex im Mittelstand ist die Aktenhaltung und Buchhaltung. Hier liegen dank GoBD auch die größten Hürden, wenn es um die sachgemäße und ordnungsgerechte Ablage von Kunden- und Finanzdaten, die digitale Zusammenarbeit in Dokumenten und die Aufbewahrung von Originalen geht. Auch die Kommunikation selbst innerhalb des Unternehmens und mit Dritten unterliegt Datenschutzanforderungen, denen Du als Unternehmer gerecht werden musst. Professionelle Unterstützung benötigst Du auch beim Anbinden von digitalen Prozessen in die Wertschöpfung, beispielsweise durch Automatisierung von Lager, Logistik und Fertigungsstraßen. Die digitale Präsenz im Netz, E-Commerce und Onlinesupport dürfen ebenfalls nicht aus dem Blickfeld verschwinden. Eine einfache Website mit Öffnungszeiten und ohne Anbindung an Google MyBusiness und Social Media ist heute nicht mehr zeitgemäß.

Buchhaltung und Verwaltung vereinfachen

Das papierlose Büro ist in vielen Unternehmen bereits Wirklichkeit und einer der Bereiche, in denen die Herausforderungen der Digitalisierung auch für kleine Unternehmen übersichtlich bleiben. Natürlich sind zur korrekten Bilanzierung, Ordnung von Belegen und Speicherung von Schriftverkehr im deutschen und europäischen Recht viele Faktoren zu beachten. Doch ein Service wie GetMyInvoices vereinfacht die Aktenhaltung enorm. Die Software importiert über tausende Schnittstellen zu beliebten Services Rechnungen und Dokumente, erfasst die Summen und Daten und kategorisiert die Belege. So lässt sich der Workflow rund um die Kommunikation mit Lieferketten vereinfachen.

Das automatisierte Rechnungsmanagement ist für den Mittelstand ein echter Zeit- und Ressourcenvorteil, denn so entfallen ganze Vollzeitstellen, die stattdessen in die Entwicklung und Produktion deiner Marke und Produkte investiert werden können. Der Rechnungsein- und -ausgang wird bei der Digitalisierung oft übersehen, da der Posten zunächst unscheinbar erscheint. Doch wie in allen Bereichen, die sich automatisieren lassen, summiert sich die Arbeitszeit und kostet gerade KMU oft das mögliche Wachstum ihrer Unternehmung. GetMyInvoices lässt sich intern mit wenigen Klicks aufsetzen und gemeinsam in Teams datenschutz- und steuerkonform nutzen.

Der passende Digitalisierungs-Fahrplan für Dein Unternehmen

Die digitale Transformation gelingt am besten, wenn sie Schritt für Schritt geplant und umgesetzt wird, ohne dabei Bereiche des Unternehmens auszuklammern. Die Beratungsleistungen des Mittelstand 4.0 Programms können dabei wichtige Kompetenzen schaffen und ebenso wie die go-digital Förderung des BMWi relativ problemlos beantragt werden. Der Fahrplan zur Digitalisierung, den Du mit Deinem Beraterteam ausarbeitest, sollte über eine realistische Zeitspanne und mit einem sinnvollen Budget angesetzt sein. Die Vorteile überwiegen: Wer einmal alle Prozesse digitalisiert hat, spart Arbeitsmaterialien, Zeitressourcen und eine Menge Nerven.

Seit März 2020 zeigt sich, dass die meisten Unternehmen in einer Notsituation digitale Angebote schaffen können, wenn sie es denn wollen. Besser ist es, diese Möglichkeiten aktiv selbst anzustreben, um für jede Eventualität vorbereitet zu sein und mit führenden Unternehmen Schritt halten zu können. So wird die Investition in eine Buchhaltungssoftware, Rechnungsautomatisierung oder Schulungen auch für ältere Mitarbeiter zu einem gemeinsamen Projekt statt einer Pflichtveranstaltung. Deine Kunden werden es zu schätzen wissen, denn in den meisten Fällen ist digitales Handeln auch umweltverträglicher, inklusiver und sozial gerechter. Es werden weniger Rohstoffe und billige Arbeitskräfte benötigt und der Zugang zu Informationen und Serviceleistungen wird ortsunabhängig und voll justierbar auf allen Ausgabegeräten ermöglicht.

 

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