Rechnungsprüfung einfach dank Automatisierung

Mittwoch, 21. Juli 2021 | 0 Kommentare

In vielen Unternehmen ist die Kontrolle von Eingangsrechnungen ein aufwendiger Prozess. Das Einholen der Freigabe zur Zahlung dauert oft so lange, dass an Vorteile wie Skonti nicht mehr zu denken ist. Doch mithilfe digitaler Prozesse und Lösungen funktioniert dies besser. Der gesamte Ablauf kann so deutlich vereinfacht werden.

Was bei einer Rechnungsprüfung inspiziert wird

Bevor eine Rechnung gebucht und beglichen wird, müssen die Pflichtangaben auf dem jeweiligen Dokument nach dem Vier-Augen-Prinzip untersucht werden. Dies sind laut § 14 Umsatzsteuergesetz zehn Punkte.

Pflichtangaben auf Rechnungen:
  1. vollständiger Name und komplette Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  3. Ausstellungsdatum
  4. fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
  5. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung
  6. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
  7. nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt für die Lieferung oder Leistung sowie die im Voraus vereinbarten Minderungen des Entgelts
  8. Steuersatz sowie Steuerbetrag oder einen Hinweis, dass eine Steuerbefreiung gilt
  9. in einigen Fällen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers
  10. in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten der Vermerk „Gutschrift“

Dabei ist zu überprüfen, dass die Angaben sowohl inhaltlich vollständig als auch plausibel sind. Grundsätzlich nimmt es sehr viel Zeit in Anspruch, sämtliche Rechnungen aus den verschiedenen Quellen zusammenzutragen, in der benötigten Software zu erfassen und ihre Richtigkeit zu kontrollieren, indem sie zum Beispiel mit Bestellungen abgeglichen werden. Die Folge sind Verzögerungen der Rechnungsfreigabe und des Bezahlens. Damit können Vertrauen von Geschäftspartnern verloren, eventuelle Mahnungen und weitere Gebühren einhergehen.

Software und digitale Workflows schaffen Abhilfe

Allerdings ist es für Unternehmen möglich, Rechnungen mit geringstem Aufwand und gleichzeitig hoher Sicherheit und Geschwindigkeit freizugeben. Voraussetzung dafür: digitales Rechnungsmanagement und ein hoher Automatisierungsgrad. Dabei unterstützt GetMyInvoices.
Digitale Eingangsquellen wie Online-Portale und E-Mail-Postfächer werden mit der Rechnungsmanagement-Software verknüpft und sorgen dadurch für einen komplett digitalen Rechnungseingang. Ob eine Rechnung als PDF-Datei, Word-Dokument oder in einem anderen Format zugestellt wird, spielt keine Rolle. Sämtliche Dokumente werden automatisch erkannt, umgewandelt und Lieferanten zugeordnet. Papierhafte Belege können mithilfe von Scan-Apps abfotografiert und übertragen werden. Liegen alle Rechnungen vollständig vor, ist der Grundstein für elektronische Rechnungsprüfung und digitale Rechnungsverarbeitung gelegt. Dazu gehört im Idealfall auch ein automatischer Freigabeprozess.
Um einen individuellen Rechnungsworkflow einzurichten, gilt es nur noch wenige Fragen zu beantworten.

Drei Fragen zur Einrichtung eines digitalen Workflows:
  • Welche Mitarbeiter sollen für die Prüfung welcher Rechnungen verantwortlich sein? Dies kann dank vorliegender Rechnungsinformationen anhand von Betrag, individuellen Tags (zum Beispiel: „Marketing-Software“) oder auch bestimmten Zahlungspartnern geschehen.
  • Welche Mitarbeiter sind autorisiert, die entsprechenden Rechnungen zu genehmigen?
  • Wann soll die Rechnung bezahlt werden?Hierfür gibt es zwei gängige Wege. Zum einen kann die Rechnung direkt aus GetMyInvoices heraus beglichen werden. Zum anderen lässt sie sich in einen eingerichteten Zahllauf überführen, in dem definiert ist, welche Rechnungen wann überwiesen werden sollen.

Sind diese Fragen beantwortet, lassen sich der Prüf- und Rechnungsfreigabe-Prozess im Workflow-Management-System mit wenigen Mausklicks einrichten. Durch zahlreiche Individualisierungsmöglichkeiten sind so gut wie alle Abläufe abbildbar.

Minimaler Aufwand, gravierende Vorteile

Den zuständigen Buchhaltungskräften entgeht kein Beleg mehr. Bei Eingang eines neuen Dokuments können sie sich automatisch benachrichtigen lassen und die Prüfung vornehmen. Sollten sich Fragen ergeben, haben sie die Option, direkt aus GetMyInvoices heraus mit Kollegen zu kommunizieren. Dadurch können sie die Rechnungen schneller freigeben und begleichen. Dies wiederum versetzt Unternehmen in die Lage, von Skonti zu profitieren. Darüber hinaus verbessern sich Cashflow und Transparenz.

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