GetMyInvoices – Behind the Scenes: Head of Finance

Donnerstag, 10. Dezember 2020 | 0 Kommentare

Im Rahmen unserer Serie „GetMyInvoices – Behind the Scenes“ gewähren wir dieses Mal Einblicke in unseren Finance-Bereich. Dafür haben wir mit Verena Lappöhn gesprochen. Die 34-Jährige arbeitet seit Juni 2019 bei GetMyInvoices und ist Head of Accounting & Backoffice.

finance

Verena, welches sind die Aufgaben im Finance-Bereich?
Zu den Aufgaben zählen die vorbereitende Buchhaltung und das Entgeltmanagement inklusive Budgetüberwachung und Liquiditätssicherung aller fino-Gesellschaften. Weitere Stichworte sind interne Leistungsverrechnung, Rechnungslegung, Forderungsmanagement sowie Zahlungsverkehr. Zudem implementieren wir interne Digitalisierungsprozesse, zum Beispiel in der Buchhaltung. Wir sind Ansprechpartner für Kunden, Banken und den Steuerberater, wobei ich auch Ansprechpartnerin für sämtliche Zahlungsangelegenheiten bin. Bis vor Kurzem habe nicht nur das Finance-Segment, sondern auch alle Verwaltungstätigkeiten inklusive HR betreut – also das komplette Backoffice. Da ich nun Unterstützung bekommen habe, können wir die unterschiedlichen Schwerpunkte Finance, HR und Backoffice noch besser verteilen.

Das Aufgabenfeld ist also nicht festgeschrieben?
Nein, es hat sich mit dem Unternehmen entwickelt und entwickelt sich weiter – und das sehr schnell. Ursprünglich war meine Aufgabe die Prozessimplementierung im Buchhaltungsbereich. Dann ist das Unternehmen sehr schnell gewachsen und die Verwaltung musste mitwachsen. Daraus sind neue Aufgaben entstanden.

Wie ist diese Entwicklung gelungen?
Dafür gibt es hier alle Möglichkeiten. Wir sprechen uns einfach kurz ab und optimieren, wo Verbesserungsbedarf besteht. Auf diese Weise konnten wir bereits sehr viel umsetzen.

Kannst Du ein Beispiel dafür nennen?
Ursprünglich gab es keinen Zahlungslauf. Also habe ich das Thema bei Björn, Product Owner von GetMyInvoices, angesprochen und wenig später konnten wir Zahlungsläufe und Genehmigungsworkflows implementieren. Diese erleichtern meine tägliche Arbeit enorm.

Nutzt Ihr selber auch GetMyInvoices? Wenn ja, wie?
Selbstverständlich, jeden Tag mehrfach. Viele Belege werden automatisch importiert, zum Beispiel Rechnungen aus E-Mail-Postfächern und Online-Portalen sowie Kontoauszüge. Dazu lade ich selber Belege hoch. Außerdem haben wir das Rechnungsprogramm, in dem wir unsere Rechnungen erstellen, mit GetMyInvoices verknüpft, sodass unsere Ausgangsrechnungen automatisch zu GetMyInvoices hochgeladen werden. Nicht zuletzt nutze ich GetMyInvoices, um zu schauen, ob alle Rechnungen bezahlt wurden und zur Zusammenarbeit mit unserem Steuerberater, der über GetMyInvoices auf die benötigten Belege zugreift.

Wie empfindest Du die Arbeit mit GetMyInvoices?
Einfach nur klasse. GetMyInvoices kann ich insbesondere jedem Mittelständler empfehlen, vor allem jetzt, da viele im Homeoffice arbeiten. GetMyInvoices ist sehr praktisch, wenn Mitarbeiter an verteilten Standorten arbeiten. Die benötigten Belege sind einfach da. Wir haben sehr positives Feedback von unserem Steuerberater. Dazu besteht die Möglichkeit, Verbesserungsvorschläge einzubringen.

Was bedeutet das, Verbesserungsvorschläge einzubringen?
Wenn mir im täglichen Doing etwas auffällt, was verbessert werden könnte, wie zum Beispiel der Genehmigungsprozess, kann ich das auf kurzem Dienstweg weitergeben und treffe immer auf offene Ohren.

Was gefällt Dir bei GetMyInvoices am meisten?
Neben der Möglichkeit, Teil der Produkt- und Prozessoptimierung zu sein, sind es die abwechslungsreichen Tätigkeitsfelder. Jeden Tag lerne ich etwas Neues dazu. Ich befasse mich nicht nur mit einem speziellen Thema, sondern kann auch nicht alltägliche Prozesse wie zum Beispiel eine Firmengründung begleiten.

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