Jahresabschluss erstellen: Schritt für Schritt zum rechtssicheren Abschluss

Freitag, 22. Januar 2021 | 0 Kommentare

Alljährlich stehen Sie als Verantwortlicher eines Unternehmens vor der Herausforderung, einen Jahresabschluss zu erstellen. Dies ist mit mehreren Anforderungen verbunden. Alle relevanten Positionen sind zu erfassen, Fristen einzuhalten und auch steuerliche Fallen zu vermeiden. Die Erstellung reicht von einer durchdachten Vorbereitung und Sortierung der benötigten Dokumente bis zur letztlichen Feststellung des Jahresabschlusses.

Inhaltsverzeichnis

    1. Jahresabschluss: Definition
    2. Was gehört dazu?
    3. Den Jahresabschluss vorbereiten
    4. Aufstellung des Jahresabschlusses
    5. Einzelne Schritte für die Erstellung des Jahresabschlusses

1. Jahresabschluss: Definition

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Der Jahresabschluss dient der Erfassung der finanziellen Ist-Situation eines Unternehmens und gibt damit Rückschluss auf den Erfolg. Grundsätzlich ist jeder Unternehmer zum Jahresabschluss des kaufmännischen Geschäftsjahres verpflichtet, sofern eine Pflicht zur doppelten Buchführung vorliegt. Grundsätzlich betrifft dies Kapitalgesellschaften (AGs, GmbHs UGs), Personengesellschaften (beispielsweise OHG, KG und GbR) sowie Mischformen wie GmbH und Co. KG oder AG und Co. KG).

Befreit vom Jahresabschluss im Sinne des HGBs sind Freiberufler und Kleinunternehmer. Für diese Gruppen genügt eine vereinfachte Form der Gewinnermittlung, die EÜR (Einnahmen-Überschussrechnung). Ebenso können Einzelkaufleute (e. K.) vom Jahresabschluss befreit sein. Für diese gilt eine bestimmte Umsatzgrenze. Wurden an den Stichtagen des Abschlusses zweier aufeinander folgender Geschäftsjahre nicht mehr als 60.000 Euro Jahresüberschuss und nicht mehr als 600.000 Euro Umsatz erwirtschaftet, besteht keine Bilanzierungspflicht und damit auch keine Verpflichtung zum Jahresabschluss.

2. Was gehört dazu?

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In Abhängigkeit von Größe und Rechtsform Ihres Unternehmens können mehr oder weniger Positionen erforderlich sein.

Im Allgemeinen sind die Bestandteile wie folgt:

[list]
[*]Bilanz
[*]Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
[*]Anhang
[*]Lagebericht
[*]Eigenkapitalspiegel
[*]Segmentberichterstattung
[/list]

Für Personengesellschaften und Einzelkaufleute besteht der Jahresabschluss im Wesentlichen aus Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung.

Die juristischen Grundlagen für die einzuhaltenden Vorgaben sind im Handelsgesetzbuch (HGB) verankert. Anspruchsvoller ist es für kapitalmarktorientierte Unternehmen oder Konzerne, deren Vorgaben in den internationalen IFRS-Richtlinien geregelt sind.

3. Den Jahresabschluss vorbereiten

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Im anspruchsvollen Vorhaben des Jahresabschlusses ist eine ganze Reihe von Positionen zu berücksichtigen. Es empfiehlt sich, wenn Sie die Vorbereitungen für Ihren Jahresabschluss frühzeitig in Angriff nehmen.

Dokumente und Unterlagen zusammenstellen

Zu beachten ist, dass es viel Zeit beanspruchen kann, alle erforderlichen Elemente und Dokumente zusammenzutragen. Beispielsweise sind sämtliche Handelsregisterauszüge, Gesellschafterverträge sowie Kopien von Rechnungen, Miet- und Pachtverträge erforderlich. Auch Quittungen, etwa über Spenden, sind in den Vorarbeiten zusammenzustellen.

Inventar der Firma

Bei der Inventur ermitteln Sie das Gesamtinventar des Unternehmens, darunter sämtliche Vermögensbestandteile und Schulden. Am Ende des Geschäftsjahres sind diese zu ermitteln und in einem Bestandsverzeichnis zu erfassen.

Verträge zusammenstellen

Eine weitere wesentliche Grundlage für den Jahresabschluss sind Verträge jedweder Art. Insbesondere Versicherungs-Verträge und Kredit-Verträge sind hierbei von Relevanz.

Buchhaltung und Belege

 Sämtliche Belege der Buchhaltung sind im Vorfeld zu erfassen und zu sortieren. Sämtliche Belege sind korrekt und nachvollziehbar nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) zu verwalten. Dies beinhaltet Belege über Geschäftsvorfälle wie Einnahmen und Ausgaben. Gegebenenfalls sind rechtzeitig Rechnungskorrekturen zu verlangen.

Abschreibungen ermitteln

Wertminderungen sind als Abschreibungen zu ermitteln und zu buchen. Sie mindern das Anlagevermögen des Unternehmens. Jedes Jahr verlieren Maschinenparks, Firmengebäude, Fahrzeuge und andere Bestandteile des Betriebsvermögens etwas an Wert.

Forderungen

Forderungen sind zu prüfen und erfassen. Dabei sind auch zu erwartende Forderungsausfälle zu berücksichtigen. Offene Forderungen werden dabei auf Bonität geprüft. Im Falle des Risikos eines Zahlungsausfalls sind solche Fälle als Einzelwertberichtigung zu buchen.

Rückstellungen

Unternehmen bilden Rückstellungen für Aufwendungen, die zum Zeitpunkt der Buchung nach ihrer Höhe und ihrem Fälligkeitszeitpunkt noch nicht bekannt sind. Rückstellungen dienen einer periodengerechten Verbuchung bestimmter Ausgaben in der Buchungsperiode, in der sie entstehen (auch, wenn die Zahlung als solche erst später erfolgt). Dazu zählen beispielsweise Garantien und Steuern, aber auch drohende Verluste.

Fahrtenbuch

Auch das Fahrtenbuch ist zu prüfen. Es sollte stets vollständig und aktuell sein, was insbesondere bei Betriebsprüfungen relevant ist.

Nach diesen Vorüberlegungen und -arbeiten sind Sie bereit, den Jahresabschluss zu erstellen. Auch bei der eigentlichen Erstellung sind mehrere Schritte erforderlich.

4. Aufstellung des Jahresabschlusses

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Die Erstellung selbst reicht von der Erfassung sämtlicher Salden über die Auflistung aller Anfangs- und Endbestände in einer Abschlussübersicht bis zur letztlichen Feststellung des Jahresabschlusses.

In einem ersten Schritt schließen Sie sämtliche Haupt- und Unterkonten ab. Im Sinne der Übersichtlichkeit werden unternehmerische Geschäftsvorfälle im Rahmen der Buchhaltung in unterschiedliche Unterkonten gebucht. Wenn Sie den Jahresabschluss erstellen, kommt es wieder zur Zusammenführung dieser Unterkonten im zugehörigen Hauptkonto. Dort kommt es zur Ermittlung der Kontosalden und der anschließenden Übertragung in die Bilanz.

Der nächste Schritt besteht in der Erstellung der Abschlussübersicht. In dieser listen Sie sämtliche Anfangs- und Endbestände übersichtlich auf und gliedern diese nach den Bestands- und Erfolgskonten. Die Abschlussübersicht dient der Vorbereitung des Jahresabschlusses und bietet zusätzliche Informationen, beispielsweise durch die Wiedergabe der Umsatzvorgänge. Finanzämter fordern neben Bilanz und GuV häufig einen solchen Abschlussbericht ein.

Im letzten Schritt ist der Jahresabschluss festzustellen. Die so genannte Feststellung stellt einen formalen Akt dar. In Abhängigkeit der Rechtsform Ihres Unternehmens erfolgt die Feststellung des Jahresabschusses durch den Aufsichtsrat, durch Gesellschafter oder durch einen anderen gesellschaftlichen Vertreter.

5. Einzelne Schritte für die Erstellung des Jahresabschlusses

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Das Anlagevermögen umfasst sämtliche Unternehmens-Grundstücke und Maschinen, aber auch das Mobiliar sowie eventuelle Umbauten. Es handelt sich um Vermögensbestandteile, die Sie in der Anlagenbuchhaltung listen. Auf Basis der Anlagenübersicht lässt sich das Anlagevermögen überprüfen. Voraussetzung ist eine vorausgehende durchdachte Buchhaltung. Wenn Sie die Anlageübersicht in ihren verschiedenen Punkten durchgehen, sind verschiedene Aspekte zu berücksichtigen. Beispielsweise ist der Anschaffungswert dem gegenwärtigen Wert anzupassen. Ebenso sind die Abschreibungen im Rahmen des Geschäftsjahres zu berücksichtigen. Sollten Teile des Anlagevermögens nicht mehr als Vermögensgegenstände im Unternehmen sein, sind sie aus der Anlageübersicht zu entfernen.

Erfassung des Umlaufvermögens

Das Umlaufvermögen entspricht dem Inventar Ihres Unternehmens. Eine Übersicht über das Umlaufvermögen verschafft eine Inventur. Im Rahmen dessen sind sämtliche Gegenstände im Unternehmen zu zählen, zu messen und zu wiegen. Zu diesen Gegenständen gehören Waren, Betriebsstoffe, Büromaterial und Werkzeug, aber auch Accessoires wie Tüten oder Deko-Artikel. Es entspricht also allem, was im Unternehmen zu finden ist. Nachdem alle Artikel mengen- oder gewichtsmäßig erfasst wurden, ist Grundlage für eine Bewertung gegeben. Unterstützung bieten hierbei Bewertungsmaßstäbe. Auch der Bargeldbestand des Unternehmens sowie die Bankguthaben-Salden zählen zum Umlaufvermögen. Bei der Inventur setzen die meisten Unternehmen auf Warenwirtschaftssysteme und Softwarelösungen.

Forderungen und Verbindlichkeiten erfassen

Verbindlichkeiten umfassen alle aufgenommenen Kredite, Darlehen oder Privatdarlehen. Zur Erfassung können Banken Saldenbestätigungen verschicken. Auch reguläre Kontoauszüge sind als Nachweis der Verbindlichkeiten zulässig. Offene Rechnungen oder Posten werden in der so genannten OPOS-Liste (Offene Posten Liste) erfasst. Diese beinhaltet sowohl offene Rechnungen und Beträge des Unternehmens als auch offene Kundenrechnungen. Anschließend sind die Forderungen aus Leistungen und Lieferungen aufzuführen. Danach folgt die Auflistung der Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen.

Abschreibungen erfassen

Abschreibungen und ihre Art unterliegen einer strengen Regelung. Hilfreich bei Abschreibungen ist eine AfA-Tabelle. Hierbei handelt es sich um eine Tabelle, in der die betriebsübliche Nutzungsdauer von Wirtschaftsgütern im Anlagevermögen bestimmt wird.

Die Abschreibungen auf das Anlagevermögen beziehen sich auf fehlende oder beschädigte Gegenstände. Im Falle des Fehlens sind die Gegenstände vollständig abzuschreiben. Bei Schäden oder Verschleiß ist es möglich einen Teil der Gegenstände abzuschreiben. In Abhängigkeit des Beschädigungsgrads ist auch eine vollständige Abschreibung möglich. Nach der Inventur lassen sich Abschreibungen auch auf das Umlaufvermögen vornehmen. Es ist möglich, eine niedrigere Bewertung für bestimmte Gegenstände vorzunehmen

Ebenso ist es möglich, offene Forderungen der Kunden abzuschreiben. Dies tritt dann ein, wenn Kunden Forderungen aller Voraussicht nach nicht begleichen kann. Davon ist beispielsweise auszugehen, wenn der Kunde Insolvenz beantragt.

Aktive und passive Rechnungsabgrenzungsposten

Zur korrekten Ermittlung des Periodengewinns benötigt ein Unternehmen Rechnungsabgrenzungsposten. Sie dienen der periodengerechten Zuteilung der Beträge. Rechnungsabgrenzungsposten lassen sich in aktive (ARAP) und passive (PRAP) Varianten unterschieden.

Aktive Posten sind als bezahlte Rechnungen zu verstehen, bei denen sich die Leistung auf das Folgejahr bezieht. Hier wird vor dem Bilanzstichtag eine Zahlung geleistet, die teils das nächste Jahr betrifft. Ein Beispiel sind Vorauszahlungen an Versicherungen. Ebenso verlangen manche Lieferanten Anzahlungen im Zusammenhang mit langfristigen Verträgen.

Bei passiven Abgrenzungsposten handelt es sich um den gegenteiligen Geschäftsfall. Hierbei erhält Ihr Unternehmen eine Vorauszahlung vor dem Bilanzstichtag. Diese Vorauszahlung bezieht sich nicht auf das laufende, sondern das Folgejahr. Die Abgrenzung dient in der passiven und der aktiven Variante jeweils einer realitätsnahen Abbildung in der Bilanz. 

Die korrekte Abgrenzung und Verbuchung dieser Posten ist auf eine präzise Buchhaltung angewiesen. Für kleinere Beträge ist die Rechnungsabgrenzung von geringerer Relevanz, bei größeren Summen jedoch lohnenswert.

Rückstellungen

Insbesondere mit Bezug zum Gewinn sind Rückstellungen wichtig. Es handelt sich bei Rückstellungen um Verbindlichkeiten, deren Höhe und deren Zeitpunkt noch nicht bekannt sind. Sie beschreiben mit den Rückstellungen also Ausgaben, die unter hoher Wahrscheinlichkeit noch anfallen werden. Zu berücksichtigen ist, dass es verschiedene Arten von Rückstellungen zu unterscheiden gilt. Dazu gehören beispielsweise Steuerrückstellungen, Aufwandsrückstellungen oder Rückstellungen für drohende Verluste.

Jahresabschlussprüfung und Jahresabschlussgespräch

 Vor der endgültigen Erstellung des Jahresabschlusses erfolgt die Jahresabschlussprüfung beziehungsweise das Abschlussgespräch. Nach den bisherigen Schritten kann es lohnenswert sein, alle Positionen noch einmal genau zu begutachten, um Spielräume bei bestimmten Bewertungen zu erkennen. Bestimmte Faktoren können sich positiv auf den Jahresabschluss auswirken. Möglicherweise tauchen beispielsweise bisher nicht entdeckte Rückstellungen auf. Ebenso ist es vorteilhaft, sich mit einem Steuerberater zusammenzusetzen und gemeinsam die Auswirkungen der Gewinne oder Verluste auf die Steuern zu besprechen.

Steuerliche Optimierung des Jahresabschlusses

Zwar sind stets steuergesetzliche Regeln einzuhalten, doch gibt es Möglichkeiten der steuerlichen Optimierung des Ergebnisses. Hohe Gewinne sind für das Unternehmen vorteilhaft, doch kosten sie Steuern, die an das Finanzamt abzuführen sind. 

Die Steuerlast lässt sich senken, indem der Gewinn reduziert wird. Eine sinnvolle Möglichkeit ist das Vorziehen anstehender Investitionen. Wenn Sie größere Ausgaben planen, senken diese die Steuerlast. Sind die Investitionen ohnehin geplant, lohnt es sich, diese vor Ende des Geschäftsjahres zu tätigen.

Eine weitere Möglichkeit der Senkung der Steuerlast besteht darin, Einnahmen ins nächste Jahr zu verlegen. Am Ende des Jahres können offene Posten vorliegen. Wenn Kunden diese erst im nächsten Jahr zahlen, werden sie nicht mehr dem gegenwärtigen Geschäftsjahr zugerechnet. Der Jahresgewinn fällt damit etwas geringer aus. Was eigene offene Rechnungen betrifft, ist es hingegen lohnenswert, diese so bald wie möglich zu begleichen. Mit den höheren Ausgaben sinkt der Gewinn und damit die Steuerlast. Sie können Lieferanten oder Dienstleister beispielsweise bitten, ihnen eine Rechnung noch vor dem Jahresabschluss zukommen zu lassen.

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