More you: So können Sie Ihr Business automatisieren!

Was gibt es schöneres, als das Online Business so zu automatisieren, dass die Verkäufe im Schlaf reinkommen? Das Nonplusultra! Doch eigentlich beginnt Automatisierung bereits im Kleinen, und zwar bei den Aufgaben, die viel Zeit kosten, wie zum Beispiel: Termine vereinbaren, Social Media, E-Mail-Marketing, Buchhaltung, digitale Produkte versenden, Prozesse im Team oder Customer Support. Online Business Coach Johanna Fritz stellt verschiedene Software-Lösungen vor, die uns das Leben leichter machen und viel Zeit sparen können:

In diesem Beitrag möchte ich Ihnen einige Tools empfehlen, die Ihnen das (Business-)Leben leichter machen, damit Sie sich wieder mehr auf Ihre Kunden und die Optimierung Ihres Unternehmens fokussieren können.

Was kostet Automatisierung?

Das ist die beliebteste Frage nach der Aussage: Ich habe sie noch nicht umgesetzt, weil sie viel zu viel Zeit kostet. Fakt ist aber, solange Sie alles selbst erledigen, tauschen Sie Ihre Zeit gegen Geld.

Das heißt: Ja, es muss Geld investiert werden, um die Tools zu nutzen und (einmalig) Zeit investiert werden, um sie einzurichten. Jedoch helfen sie Ihnen langfristig nicht nur dabei Zeit zu sparen, sondern auch dabei, weniger fehleranfällig zu sein. Wie oft passiert es uns als gestresste Menschen, dass wir bei der Übertragung eines Termins Zahlen verwechseln?

Terminvereinbarung automatisieren

Termine können Sie automatisieren. Sicherlich kommt Ihnen Folgendes bekannt vor: Sie schreiben mit einem Kunden zehn E-Mails hin und her, nur um einen gemeinsamen Termin für einen Zoom-Call zu finden. Das kostet Zeit und Nerven! Hier hilft das Tool calendly. Mit calendly können Sie die Terminvereinbarung automatisieren. Alles was Sie hier tun müssen, ist lediglich einen Link rauszuschicken und der- oder diejenige sucht sich einen von Ihnen freigegebenen Termin aus.

Ich erkläre Ihnen einmal genauer, wie das funktioniert: Sagen wir, Sie legen einen Terminkalender für Kundentermine an. Sie definieren im Kalender bei calendly, an welchem Datum und zu welcher Uhrzeit Sie Gespräche führen können und versenden dann den calendly-Link an Ihre Kunden. Diese können anschließend einen passenden Termin auswählen.

Darüber hinaus gibt es von calendly drei Automatismen, die Gold wert sind. So ist eine direkte Integration zu Zoom verfügbar. Das heißt, mit der Terminbuchung wird automatisch ein Zoom Meeting erstellt und dem Kunden per E-Mail mitgeschickt. Die Terminbuchung landet außerdem (wenn verknüpft) direkt in Ihrem Google Calendar, in welchen der Zoom-Link für Sie hinterlegt ist. Zusätzlich kann Ihr Kunde vor dem Gespräch eine Terminerinnerung von calendly per E-Mail erhalten. Diese können Sie selbst anpassen und automatisiert verschicken.

Posts planen und recyceln mit Smarterqueue

Das ein oder andere Tool, mit dem sich Social Media Posts einplanen lassen, kennen Sie sicherlich bereits. Sie alle können im Großen und Ganzen dasselbe. Sie planen Ihren aktuellsten Blogpost ein, der auf Facebook, LinkedIn und Twitter veröffentlicht werden soll.

Smarterqueue hat aber eine weitere Besonderheit: Es „requeued“ alte Beiträge. Das bedeutet, dass es diese wieder in die Warteschlange stellt, nachdem sie einmal veröffentlicht wurden. Auf diese Weise wird ein Planungsrhythmus eingestellt, um Ihre alten Beiträge erneut zu posten. Damit Sie Ihre Follower nicht langweilen, sollten Sie die Posts umformulieren. Recycling deluxe!

Hier können Sie hier eigene Kategorien angeben und verschiedene Posting-Pläne für beispielsweise Ihre Blogposts, Tipps oder YouTube-Videos erstellen. Auf diese Weise erhalten Sie immer wieder Traffic auf Ihre Blogposts, YouTube-Videos oder Podcast-Folgen, ohne dass Sie diese noch einmal aktiv einplanen müssen.

Repurpose

Wenn Sie einen Podcast anbieten, habe ich noch einen Geheim-Tipp. Denn es gibt Menschen, die hören sich Audio-Podcasts gerne auf YouTube an. Wie stellt man das an? Und wie bereitet man das grafisch auf?

Dafür gibt es Repurpose. Das Tool zieht sich eine Audio-Spur über iTunes. Sie können hier eine eigene Grafik hinterlegen, die als Hintergrund für die Audio Waves dienen soll. Ein Klick und das Tool übernimmt den Titel sowie die Beschreibung und lädt diese automatisch bei YouTube hoch. Sie erhalten ein YouTube-Video mit Audio Waves und Ihre Hörer können sich den Podcast in Zukunft auch auf der beliebtesten Video-Plattform anhören. Neben YouTube gibt es noch weitere Verknüpfungsmöglichkeiten wie LinkedIn, Twitter oder Instagram.

Last, but not least das Lieblingsthema aller Unternehmer: die Buchhaltung.

Die Buchhaltung automatisieren mit GetMyInvoices

Diese Lösung ist ein Gamechanger. Sicherlich nutzen Sie auch zig Programme, Systeme und Software, die Rechnungen schicken. Doch wer behält da noch den Überblick?

Manche Rechnungen kommen per E-Mail, andere müssen mühsam heruntergeladen werden. Sprich, normalerweise würden Sie alle Rechnungen händisch zusammensuchen, in Ihr Buchhaltungsprogramm importieren und den Konten zuweisen. GetMyInvoices nimmt mir diese Arbeit komplett ab und erspart mir mal wieder unglaublich viel wertvolle Zeit (und Nerven).

Das Programm zieht sich automatisch alle Rechnungen aus den verschiedensten hinterlegten Zugängen und sogar aus der E-Mail-Inbox. Ebenfalls sehr praktisch: Beim Anlegen der Zugänge können Sie definieren, ob die Rechnung immer als bezahlt weitergeleitet werden sollen (was insbesondere bei Abos vorteilhaft ist) und auf welchen Posten die Rechnung sich bezieht: Software, Mitarbeiter etc.

Und dann, jetzt kommt’s: landet die Rechnung über eine Verknüpfung direkt in Ihrem Buchhaltungssystem und weist sie dem Geldausgang zu. Einfacher geht’s nicht, oder? Wenn ich mich also bei meiner Buchhaltung einlogge, ist der Großteil der Zahlungsausgänge schon auf Grün und mit dem passenden Beleg verknüpft.

Sie sehen, Automatisierung beginnt definitiv im Kleinen, wenn Sie bereit sind, etwas Geld und Zeit zu investieren. Ich nutze schon seit Jahren alle hier vorgestellten Tools und bin so, so dankbar, wie viel mir dadurch abgenommen wird.