Ursprünglich kommt MOUNTAINMAN aus dem Bereich Sport Marketing im olympischen Umfeld, welcher die Interessen von Sport und Wirtschaft zusammenführt. Angesichts dieser sportlichen Wurzeln kam man auf die Idee, eigene Trailrunning Events in den Bergen auszurichten. Hierbei will das Unternehmen den Teilnehmern die Schönheit der Berge erlebbar machen und ihnen die Wertigkeit der Natur vermitteln. Allein im Jahr 2021 zählte Mountainman 7.500 Teilnehmer auf seinen Events.
„Bei uns als Event-Agentur schwankt das Belegaufkommen stark, das heißt, von unseren jährlich 1.500 Belegen fällt ein Großteil rund um unsere Veranstaltungen an. Teilweise mussten wir die Unterlagen später suchen oder erneut anfordern. Darüber hinaus haben wir unsere Budgetrechnung manuell mit Excel erstellt, was extrem aufwändig und nicht skalierbar war. Hinzu kommt, dass wir ein sehr schnell wachsendes Unternehmen sind, sodass die Zahl der Belege rund um die Events durch die Decke gegangen ist. Es kam der Zeitpunkt, an dem wie vor der Wahl standen, entweder neue Tische zum Aufbewahren der Rechnungen zu kaufen oder mit der Digitalisierung zu starten.“
„GetMyInvoices ist aus meiner Sicht die einzige Lösung, die ein skalierbares Belegaufkommen abbilden kann. So können wir die Peaks rund um unsere Veranstaltungen abfangen und die Arbeit im Rahmen des Belegmanagements um 80 % reduzieren. Das liegt insbesondere am automatischen Herunterladen von Rechnungen aus den Portalen, worüber wir einen Großteil empfangen. Vor allem aber können wir die Buchhaltung an den Veranstaltungsorten komplett digital abbilden. Da ist die Scan-App eine große Hilfe, mit der wir Einkaufsbelege sofort digitalisieren können. Darüber hinaus verwenden wir das Banking-Modul für den automatischen Abgleich von Rechnungen mit Kontotransaktionen und können damit die Vollständigkeit unserer Buchhaltung dokumentieren. Das Verbuchen der Belege übernimmt unser Steuerberater, der dafür monatlich die aus GetMyInvoices exportierten Belege sowie eine automatisch erstellte Excel-Datei mit den qualifizierten Beleginformationen wie Rechnungsbetrag und -datum erhält. In dieser Excel-Tabelle sind über das Tagging der Belege auch die Kostenträger hinterlegt, sodass wir nun unsere Kostenträgerrechnung auf Projektebene mehr oder weniger automatisch vorliegen haben. Insgesamt benötigen wir für das Belegmanagement jetzt nur noch einen halben Tag pro Woche. Hätten wir GetMyInvoices nicht eingeführt, würden sich mit unserem signifikant gestiegenen Belegaufkommen schätzungsweise drei Mitarbeiter in Eventzeiträumen beschäftigen.“
#1 Sammeln von Rechnungen über die Anbindung an zahlreiche Portale
#2 App zum Einscannen von Rechnungen
#3 Banking-Modul zum Verknüpfen von Transaktionen mit Rechnungen
„Bevor Unternehmer sich auf die Reise der digitalen Transformation begeben, sollten sie ihre Prozesse definieren und systematisieren. Erst dann sollten sie schauen, ob und wie sie diese digitalisieren können.“
Überzeugen Sie sich von den Vorteilen der automatisierten Rechnungsverwaltung:
Mehr Übersicht. Weniger Buchhaltungsaufwand.
Mehr Zeit für Ihre unternehmerischen Ideen.
