Die Postkarte von morgen: MyPostcard ist Deutschlands erfolgreichste Postkarten-App, die es ermöglicht, eigene Fotos als echte, gedruckte Postkarte zu versenden. Die App ist aktuell in zehn Sprachen verfügbar und offeriert mit über 70.000 Designs das weltweit größte Postkartenangebot. MyPostcard kümmert sich mit Hilfe eines internationalen Druckerei-Netzwerkes um den Druck, die Frankierung und den weltweiten Versand der personalisierten Postkarten. Das Unternehmen mit Sitz in Berlin und einem Büro in New York beschäftigt momentan 35 Mitarbeiter und gehört im Ranking der Financial Times zu den Top 1000 der Fastest Growing Companies in Europa; im Bereich E-Commerce belegt MyPostcard europaweit sogar Platz 19.
Bis vor drei Jahren war die Buchhaltungsabteilung von MyPostcard noch vollständig analog unterwegs. Rechnungen wurden ausgedruckt, in Aktenordnern aufbewahrt und mithilfe von Excel-Tabellen verwaltet, die auch der Steuerberater zum Buchen erhielt. Dieses Vorgehen war alles andere als effizient und der Platzbedarf für die Ablage wurde immer größer. Außerdem gingen häufig Quittungen verloren. Aufgrund dieser Nachteile hat sich MyPostcard entschieden, seine vorbereitende Buchhaltung zu digitalisieren. Dazu richtete das Unternehmen zunächst eine zentrale E-Mail-Adresse ein, an welche Lieferanten sowie eigene Mitarbeiter Rechnungen senden sollten. Im Weiteren wurde die Lösung „DATEV Unternehmen online“ implementiert, in welche sämtliche Rechnungen hochgeladen werden sollten, damit der Steuerberater sie verbuchen kann. Das war allerdings nur die halbe Miete, denn das aufwändige händische Zusammentragen der Rechnungen aus den unterschiedlichen Quellen blieb bestehen. Auf Empfehlung des Steuerberaters richtete MyPostcard deshalb GetMyInvoices ein.
Nach der Installation der Rechnungsmanagement-Lösung verknüpfte MyPostcard GetMyInvoices mit Lieferantenportalen sowie mit der zentralen E-Mail-Adresse zum Erhalt von Rechnungen. Seitdem holt GetMyInvoices sämtliche Rechnungen aus diesen Quellen automatisch ab und überträgt sie anschließend in „DATEV Unternehmen online“. Auch das Handling papierbasierter Quittungen gestaltet sich nun einfacher. Denn Mitarbeiter müssen diese auf Geschäftsreisen nicht mehr mühevoll sammeln, sondern scannen sie direkt nach Erhalt mit der GetMyInvoices-App. Damit liegen die Belege ebenfalls in der Rechnungsmanagement-Lösung und so auch in „DATEV Unternehmen online“ vor. Das Ausdrucken von Rechnungen entfällt genauso wie deren papierbasierte Aufbewahrung. Insgesamt ist es MyPostcard so gelungen, seine Buchhaltung zu 70 Prozent papierlos zu organisieren.
#1 E-Mail-Import
#2 Anbindung an „DATEV Unternehmen online“
#3 Sicheres Belegarchiv
Verabschieden Sie sich vom Papier in der vorbereitenden Buchhaltung und nutzen Sie die Vorteile der Digitalisierung! Mit den passenden Tools ist dieser Weg einfacher, als man denkt. Insbesondere das Zusammenspiel von „DATEV Unternehmen online“ und GetMyInvoices vereinfacht massiv das Rechnungsmanagement und entlastet die Buchhaltungsabteilung.
Überzeugen Sie sich von den Vorteilen der automatisierten Rechnungsverwaltung:
Mehr Übersicht. Weniger Buchhaltungsaufwand.
Mehr Zeit für Ihre unternehmerischen Ideen.
