Cloud-Lösungen sind nach der GoBD 2.0 explizit erlaubt

Freitag, 6. März 2020 | 0 Kommentare

Bereits 2015 hat der Bitkom in Kooperation mit dem Verband elektronische Rechnung (VeR) den Leitfaden „Elektronische Archivierung und GoBD – 10 Merksätze für die Unternehmenspraxis“ herausgebracht. Dieser ist auch nach Veröffentlichung der Neufassung der GoBD Ende 2019 aktuell. In mehreren Blogbeiträgen werden wir diese zehn Merksätze intensiv behandeln und darstellen, wie GetMyInvoices sie einhält.

Elektronische Archivierung ist technologieneutral
Der Bitkom-Leitfaden erläutert diesen ersten Merksatz wie folgt: „Technische Vorgaben und Standards für das zu verwendende elektronische Archivsystem sind nicht vorgeschrieben und können auch angesichts der sehr großen Unterschiede im organisatorischen Umfeld der verschiedenen Unternehmen nicht vorgeschrieben werden. Der Unternehmer ist damit frei in der Wahl einer entsprechenden Lösung, soweit diese den Vorgaben für eine ordnungsgemäße Buchführung und Dokumentation entspricht.“

Dazu heißt es in dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) zur GoBD 2.0 ergänzend, dass es nicht darauf ankommt, „ob die betreffenden DV-Systeme vom Steuerpflichtigen als eigene Hardware bzw. Software erworben und genutzt oder in einer Cloud bzw. als eine Kombination dieser Systeme betrieben werden.“ In der „alten“ GoBD aus dem Jahr 2014 wurde die Cloud übrigens nicht erwähnt und war damit nicht erlaubt. Offensichtlich hat das BMF aber zwischenzeitlich erkannt, dass Cloud-Lösungen sicher sind, wenn sie gewisse Voraussetzungen erfüllen.

Was bedeutet das für Steuerpflichtige? Sie haben mehr Flexibilität und können ihr Rechnungsmanagement in der Cloud betreiben und dort Dokumente bzw. Belege archivieren. Auch eine hybride Lösung, die aus eigener Hard- und Software und der Cloud besteht, ist möglich, um die Buchführung gesetzeskonform digital abzubilden.

Nun kommen die Bedenkenträger
„Sind meine Dokumente in der Cloud überhaupt sicher?“, „Wer garantiert mir, dass unbefugte Personen nicht auf diese zugreifen können?“, „Was passiert mit meinen Dokumenten, wenn der Cloud-Anbieter Pleite geht?“ – das sind nur einige typische Fragen, die sich Skeptiker stellen.
Seien wir mal ehrlich: Sind diese Bedenken nicht auch bei der im Haus installierten IT berechtigt? So mancher Unternehmens-Server lässt sich ohne große Anstrengungen auslesen oder mit einem Virus „ausstatten“, sodass er für eine gewisse Zeit lahmgelegt und damit das Unternehmen handlungsunfähig ist. Um sich einigermaßen zu schützen, erstellen gewissenhafte IT-Verantwortliche regelmäßig Backups. Das lässt sich aber auch mit den in der Cloud liegenden Daten ohne großes Zutun bewerkstelligen.

Drum prüfe …
Natürlich sollte ein Unternehmen immer die infrage kommenden Anbieter unter die Lupe nehmen, und zwar unabhängig davon, ob sie Cloud- oder On-Premise-Lösungen in ihrem Portfolio haben.

Folgende Punkte sollte der Cloud-Anbieter nachweisen:

  • Serverstandorte in Deutschland
  • ISO-zertifizierte Datenzentren
  • Regelmäßige Backups
  • Nutzung von neuesten Verschlüsselungsverfahren und -algorithmen
  • Zwei-Faktor Autorisierung

Erfüllt der Anbieter diese Anforderungen, besteht kein Grund zur Besorgnis. Im Gegenteil: Die Daten liegen dann in dessen Cloud wahrscheinlich sicherer als auf dem heimischen Server. Ein weiteres wichtiges Argument, das für die Cloud spricht: Wenn Clients ausfallen, weil z. B. die Festplatte ihren Geist aufgibt, kann ein Unternehmen trotzdem weiterarbeiten. Es braucht dafür lediglich einen Web-Browser, um die Anwendungen aufzurufen.

GetMyInvoices benutzt übrigens führende Technologien, um Daten zu sichern und die Privatsphäre des Nutzers zu schützen. Weitere Informationen dazu können Sie hier nachlesen. Außerdem bietet GetMyInvoices zahlreiche Schnittstellen zu diversen Dokumenten-Management-Systemen, über die Anwender ihre Daten zusätzlich sichern können.

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