Häufige Fragen zu GetMyInvoices

Häufige Fragen zu GetMyInvoices

Im Folgenden finden Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen.

Sofern Sie darüber hinaus Fragen haben, schreiben Sie uns einfach.

Allgemeines

GetMyInvoices bietet eine zentrale Online-Platform für Ihre Eingangsrechnungen an. Dabei lädt GetMyInvoices Rechnungen aus Online-Portalen voll automatisch herunter, überprüft Email-Konten auf neue Rechnungen, bietet ein zentrales Email-Postfach als Eingang für neue Rechnungen und ermöglicht das Scannen von Belegen mit Smartphones an.

Für den Download von Rechnungen aus Online-Portalen automatisiert GetMyInvoices einen Web-Browser und meldet sich in Ihrem Konto an. Es folgt dann dem Klickpfad zur Rechnungsseite und lädt sie dann von dort herunter.

Sie finden die verfügbaren Online-Portale auf unserer Website: Liste der verfügbaren Portale

Sie können GetMyInvoices 14 Tage lang kostenlos und ohne Verpflichtungen testen. Dazu einfach ein Konto unter https://login.getmyinvoices.com einrichten.

Es werden keine Kreditkarte oder sonstige Zahlungsdaten benötigt um GetMyInvoices zu testen. Sie müssen Ihre Trial nicht aktiv kündigen. Wenn Sie nicht selber aktiv ein Paket bei uns buchen, läuft Ihr Account automatisch aus und wird nach 30 Tagen gelöscht.

Einschränkungen während der Testphase: Pro Portal werden max. 3 Rechnungen heruntergeladen und der E-mail-Import stoppt nach 100 Rechnungen.

Nein, Sie können neben der Kreditkarte auch einfach per Lastschrift oder mit Paypal bezahlen.

Ihre Daten werden in hochsicheren Deutschen Rechenzentren gespeichert, verteilt über mehrere Standorte. Ihre persönlichen Daten werden verschlüsselt gespeichert und jede Stunde im Backup gesichert.

Weitere Informationen finden Sie auch hier.

Sie können mit dem Web-Browser auf Ihrem Smartphone einfach auf GetMyInvoices zugreifen und von dort Belege scannen. Eine Extra-App ist nicht erforderlich.

Rechnungen

Klicken Sie im Rechnungsmodul auf den Button "Download als Zip" und klicken Sie dann auf "Alle herunterladen". Sie erhalten eine ZIP-Datei, die alle Rechnungen aus Ihrem Account enthält.

Gehen Sie mit dem Web-Browser auf Ihrem Smartphone einfach auf http://login.getmyinvoices.com und melden Sie sich an. Nach dem Login können Sie komfortabel Belege mit Ihrem Smartphone scannen.

Sie können ein oder mehrere IMAP-Postfächer unter E-mail-Konten einrichten. GetMyInvoices wird diese Postfächer dann kontinuierlich nach neuen Rechnungen durchsuchen. Neben IMAP unterstützen wir auch GMail-Konten.

Klicken Sie dazu oben auf den Button "Rechnungen hochladen" oder ziehen Sie die Rechnungen einfach per Drag & Drop in den Web-Browser.

Klicken Sie dazu im Rechnungsmodul oben rechts auf den Button "Rechnung(en) bearbeiten".

Mit Tags kann man Rechnungen einfach kategorisieren. Sie können einer Rechnung zB. den Tag "Telefon" oder "Marketing" geben und dann unter Auswertungen eine Übersicht dazu erhalten. Zusätzlich können Sie in der Rechnungsliste auch nach Tags suchen. Tags können auch beim E-mail-Import benutzt werden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt "E-mail-Import".

Klicken Sie im Rechnungsmodul oben rechts auf den Button "Listenansicht". Sie können danach aus der Listenansicht jederzeit in die Kachelansicht zurückwechseln.

Klicken Sie im Rechnungsmodul auf den Button "Einstellungen", um die Ansicht individuell anzupassen.

Abonnement & Preise

Die vorhandenen Pakete finden Sie hier.

Ja, Sie können zu jeder Zeit wechseln. Sobald ihre aktuell bezahlte Periode beendet ist, wird das neu gewählte Zahlungsintervall verwendet.

Das können Sie in der Anwendung unter "Abonnement" erledigen.

E-mail-Import

GetMyInvoices kann Rechnungen automatisch aus Ihrem E-mail-Postfach importieren. Sie können Ihr E-mail-Konto per IMAP-Protokoll oder Gmail-API verknüpfen.

Das System verfügt über ein täglich lernendes Regelwerk, um Rechnungen von Lieferanten 100%tig zu identifizieren. Mittels Machine-Learning wird das Regelwerk jeden Tag besser. Sie können das Regelwerk selber für sich erweitern und eigene Regeln anlegen. Wenn Sie zB. von einem Freelancer jeden Monat eine Rechnung per E-mail erhalten, dann legen Sie dafür eine eindeutige Importregel an.

Alle weiteren Rechnungen, die keiner bekannten Regel entsprechen, werden vom System auf Schlagworte wie "Rechnung" oder "Beleg" durchsucht und Ihnen als mögliche Rechnung vorgeschlagen. Sie können dann entscheiden, ob GetMyInvoices korrekt vorgeschlagen hat oder ob es sich nicht um eine Rechnung handelt. Wenn GetMyInvoices korrekt analysiert hat, können Sie dann ganz einfach wieder eine neue Regel anlegen und das System so "schlauer" machen.

Es werden sowohl PDF-Anhänge importiert als auch E-mails direkt, die keine Anhänge haben und bei denen die E-mail selber die Rechnung ist. Dies ist speziell bei US-Anbietern häufiger der Fall.


Importlogik, so wie Sie es wünschen:
Sie können nun pro Ordner oder Gmail-Label entscheiden, wie GetMyInvoices für Sie arbeiten soll:

Option 1: GetMyInvoices prüft jede E-mail gegen das Regelwerk und schlägt E-mails als mögliche Rechnungen vor, bei denen das System glaubt, dass es sich um eine Rechnung handeln könnte. Andere E-mails werden ignoriert.

Option 2: GetMyInvoices prüft jede E-mail gegen das Regelwerk und schlägt alle anderen E-mails, die keiner bekannten Regel entsprechen, als mögliche Rechnung vor. Dies macht zB. dann Sinn, wenn Sie sich einen eigenen Unterorder für Rechnungen angelegt haben und dort alle E-mails einsortieren, die Rechnungen enthalten.

Option 3: GetMyInvoices prüft jede E-mail gegen das Regelwerk, um ua. die Lieferantenzuordnung automatisch zu erledigen. Auch alle anderen E-mails werden direkt als Rechnung importiert, jedoch ohne Lieferantenzuordnung. Diese Option empfehlen wir nur, wenn Sie sich 100%tig sicher sind, dass in Ihrem Ordner jede E-mail immer eine Rechnung enthält. Es kann ansonsten dazu kommen, dass auch Werbe-Emails oder andere E-mails, die keine Rechnungen enthalten, importiert werden.


Import-Intervall:
GetMyInvoices überprüft Ihr Postfach einmal pro Stunde nach neuen E-mails. Darüber hinaus werden einmal am Tag die gewählten Ordner komplett nach Rechnungen durchsucht. Sie können außerdem den Import auch jederzeit selber starten.

Ihr E-mail-Konto können Sie hier anlegen.

Mit Import-Regeln können Sie den E-mail-Import von GetMyInvoices individuell erweitern. Wir wollen die Felder an Hand eines konkreten Beispiels erklären.

Wenn Sie zB. die Rechnungen von Ihrem Steuerberater per E-mail erhalten, können Sie eine eigene Importregel dafür anlegen.

Zunächst vergeben Sie einen freien Namen für eine neue Regel. Manche Lieferanten verschicken Rechnungen nicht als PDF-Anhang, sondern die Email selber ist die Rechnung. In solchen Ausnahmefällen setzen Sie den Haken bei "E-Mail Text ist Rechnung".

Danach definieren Sie die Regeln. Wenn die Rechnungen also immer von einer E-mail-Adresse "[email protected]" kommen, dann tragen Sie die E-mail-Adresse im Feld "Regel-Wert" ein. Im Feld "Regel-Wert 2" können Sie zusätzlich noch ein Wort festlegen, welches im Betreff der Emails vorhanden sein muss.

Jedem GetMyInvoices Account ist eine eindeutige Email-Adresse zugeordnet, die Sie auch ändern können. Sie können E-mails, die Rechnungen enthalten, einfach mit Ihrem Email-Programm an die zentrale Email-Adresse weiterleiten und diese werden dann automatisch importiert. Ferner können Sie auch Ihre Lieferanten bitten Rechnungen generell an diese zentrale Email-Adresse zu senden, so dass dann gar keine Weiterleitung mehr erforderlich ist.

Wenn Sie Ihr zentrales Postfach verwenden, können Sie mit dem Schlüsselwort "Tags" im E-mail-Betreff Tags vergeben. Wenn Sie mehrere Tags benutzen möchten, trennen Sie diese mit Komma.

Beispiel: Hosting-Rechnung von Firma Super Internet - Tags Hosting, Internet

Falls Sie Lieferanten Rechnungen direkt an Ihr zentrales Postfach senden, können Sie auch hier mit Tags arbeiten.

Bespiel: Ihr zentrales Postfach ist "[email protected]" und Sie erhalten Rechnungen für Internet-Hosting von einem Anbieter per E-mail. Sie können dort dann zB. folgende Adresse hinterlegen "[email protected]". Rechnungen werden dann automatisch mit den Tags "Internet" und "Hosting" markiert.

Kurzgefasst: Tags einfach mit führendem Pluszeichen hinter den Postfachnamen schreiben.

Bitte schauen Sie einmal unter https://support.apple.com/en-us/HT202304, welche Schritte Sie unternehmen müssen, bevor Sie Ihr Apple-Email-Konto mit GetMyInvoices per IMAP verbinden können.

Wenn die Verbindung erfolgreich war, importiert GetMyInvoices Rechnungen aus Ihrem Apple E-mail-Konto vollautomatisch.

Auswertungen

Sie haben Rechnungen in unterschiedlichen Währungen. Damit die Summen saldiert werden können, wurden die Summen mit den heutigen Wechselkursen einheitlich umgerechnet.

Sie können zB. entscheiden, ob Sie die gewählten Lieferanten in der Suche einschließen oder ausschließen möchten.

Bei jeder Auswertung finden Sie rechts einen Export-Button, mit dem Sie alle Auswertungen als Excel-Datei exportieren können.

Man kann Rechnungen mit Tags versehen. Tags sind einfach Schlagwörter, die Sie frei vergeben können. Das können Kategorien sein wie "Versicherung" oder "Telefon". Sie könnten aber auch Ihre Buchhaltungskonten hier verwenden und so schon Vorarbeit für den Steuerberater leisten.

Lieferanten

GetMyInvoices lädt Rechnungen aus Online-Portalen voll automatisch herunter. Damit Sie aber auch Belege wie Tankquittungen oder Bewirtungsbelege strukturiert verwalten können, können Sie auch eigene Lieferanten anlegen und die Belege diesen zuordnen.

Gerne, einfach hier klicken um das Portal zu melden.

Ja, das ist möglich.

1) Gehen Sie dazu unter Lieferanten
2) Klicken Sie dort auf den Benutzernamen
3) Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie rechts eine Spalte "Aktionen" sehen
4) Klicken Sie dort auf "Download jetzt starten"

Sync & API

Mit der Synchronisation können Sie die Rechnungen, die Sie per Online-Download, Email-Import oder anders in Ihren GetMyInvoices Account importiert haben, in andere Systeme automatisch übertragen lassen. So können Sie die Rechnungen u.a. auf einem FTP-Server ablegen oder in eine Buchhaltungs-Software wie FastBill, CANDIS oder Billomat synchronisieren lassen.

Eine Übersicht über alle verfügbaren Integrationen finden Sie hier.

Regulär werden Rechnungen einmal täglich synchronisiert. Sie können jedoch auch ein anderes Intervall pro Synchronisations-Konto festlegen.

Ja, in den Einstellungen der Synchronisationskonten können Sie festlegen, ob Sie alle Rechnungen oder nur die Rechnungen bestimmter Lieferanten synchronisieren möchten.

Bitte schreiben Sie uns eine Nachricht und wir werden prüfen, ob wir dies integrieren können.

Um Rechnungen per HTTP Web-Service zu synchronisieren, müssen Sie auf Ihrem Server ein Script haben, welches die Rechnungsdatei sowie deren Metadaten annimmt.

Hier finden Sie ein Code-Beispiel in PHP: PDF-Download

Obwohl das Beispiel in PHP geschrieben ist, können Sie jegliche andere Programmiersprache ebenso verwenden.

Ja, wir bieten verschiedene API-Schnittstellen an.

Wenn Sie eine API suchen, um auf Ihre Rechnungsdaten in Ihrem GetMyInvoices-Konto zuzugreifen, können Sie dies leicht selber aktivieren. Gehen Sie dazu im Menu oben rechts auf "API-Zugriff". Eine Dokumentation finden Sie unter https://api.getmyinvoices.com/accounts/v1/doc/.

Weiterhin kann GetMyInvoices auch als Whitelabe-Lösung in andere Portale und Anwendungen integriert werden, um Rechnungen automatisch herunterzuladen. Bitte füllen Sie dazu unser Kontaktformular aus: https://www.getmyinvoices.com/de/api

Einstellungen

Sie können Ihre persönlichen Daten hier ändern.

Sie können hier einstellen, wie oft Sie Benachrichtigungen per E-mail erhalten möchten.

Es gibt vier verschiedene Benutzerrollen.

Administratoren haben Vollzugriff auf den Account und können auch andere Benutzer anlegen und Zahlungsinformationen aktualisieren.

Standard-Benutzer können Rechnungen einsehen, bearbeiten und löschen. Sie können neue Lieferanten anlegen. Alle administrativen Funktionen bzgl. anderer Benutzer, Abrechnung und Synchronisationen sind nicht zugänglich.

Nur Upload-Benutzer können nur eigene Belege wie zB. Reisequittungen hochladen und bearbeiten, haben aber sonst keine Zugriffe.

Lesende Benutzer haben Zugriff auf die Belege, können diese aber nicht bearbeiten oder löschen.

Sie können Ihre Benutzer hier verwalten. Sollten Sie bereits die maximale Anzahl von möglichen Benutzern verwenden, können Sie hier ihr Paket anpassen.

Wenn Sie das Portal farblich oder mit Ihrem Logo anpassen möchten, können Sie dies hier tun.

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