GetMyInvoices unterstützt elektronische Rechnungen

Freitag, 3. April 2020 | 0 Kommentare

Elektronische Rechnungen, also Rechnungen, deren Erstellung, Übermittlung und Empfang auf elektronischem Weg erfolgt, sind auf dem Vormarsch. Seit 2011 sind E-Rechnungen denen in Papierform gleichgestellt und zunehmend mehr Unternehmen digitalisieren ihre Buchhaltung und stellen auf elektronische Rechnungen um. Dabei ist zu beachten, dass für elektronische Rechnungen gesetzliche Grundlagen gelten. Bei deren Erfüllung bilden die zehn Merksätze für elektronische Rechnungen des Digitalverbandes Bitkom gute Unterstützung. Heute erläutern wir, wie Sie mit GetMyInvoices die Merksätze eins, drei, fünf und sechs erfüllen.

Technologieneutralität

Merksatz eins besagt, dass elektronische Rechnungen technologieneutral sind. Das heißt, sowohl für das Format, in dem die E-Rechnung erstellt wird, als auch für den Weg, auf dem sie übermittelt wird, gilt Technologieneutralität und Wahlfreiheit. Das bedeutet zum einen, dass GetMyInvoices die Rechnungen automatisch aus anderen Lösungen abholen und in andere Anwendungen weiterleiten darf. Die Übertragung erfolgt übrigens verschlüsselt – und somit sicher. Zum Zweiten werden sowohl unstrukturierte PDF-Rechnungen und Quittungen als auch Standardformate wie ZUGFeRD sowie XRechnung unterstützt.

Authentizität und Integrität

Nach Merksatz drei ist die Echtheit der Herkunft (Authentizität) und die Unversehrtheit des Inhalts (Integrität) zu gewährleisten. Dies kann durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren sichergestellt werden. GetMyInvoices unterstützt dies. Wenn Anwender zum Beispiel mit GetMyInvoices Rechnungen digital archivieren, können sie im Backend sehen, wann eine Rechnung woher importiert wurde und wie diese aussieht, um zu überprüfen, ob eine Zahlungsverpflichtung besteht.

Lesbarkeit

Nach Merksatz fünf muss jede E-Rechnung über den gesamten Aufbewahrungszeitraum für das menschliche Auge lesbar dargestellt werden können. Dies realisiert GetMyInvoices, indem es die Dokumente im PDF vorhält. Dabei handelt es sich um ein langzeitstabiles Format, das sich unabhängig vom verwendeten Gerät und Betriebssystem einfach darstellen lässt. Somit gibt es für Anwender von GetMyInvoices kein Problem mit der Lesbarkeit von Rechnungen – PDF öffnen und fertig.

Elektronische Archivierung

Merksatz sechs sagt aus, dass steuerrelevante Daten, und dazu gehören auch Rechnungen, in einem Archivsystem aufbewahrt dürfen, sofern diese genauso auswertbar sind, als wären die Daten noch im Produktivsystem. Dieser Anforderung kommt GetMyInvoices vollständig nach, da unsere Rechnungsmanagement-Lösung alle Auswertungen der aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten erlaubt.

Darüber hinaus können User auch die übrigen Merksätze des Bitkom mit GetMyInvoices erfüllen. Hier erfahren Sie, wie unsere Rechnungsmanagementlösung Merksatz eins umsetzt. Die übrigen Merksätze werden in weiteren Blogbeiträgen thematisiert.

Fazit

Die Umstellung auf E-Rechnungen und GetMyInvoices lohnt sich. Denn eine solche elektronische Rechnungsverarbeitung hält die Kosten geringer als eine analoge Rechnungsverarbeitung. Konkret können Porto, Papier, Toner, Aktenordner, Lagerplatz – und jede Menge Arbeitsaufwand – eingespart werden. Da GetMyInvoices die Belege automatisch importiert und in andere Anwendungen weiterleitet, sind manuelle Datenübertragungen nicht erforderlich. Dadurch werden Medienbrüche vermieden und die Fehlerquote ist geringer. Darüber hinaus verkürzt sich die Durchlaufzeit von Rechnungen. Sie können schneller bezahlt werden und Vorteile wie Skonti lassen sich ausschöpfen. Zudem sind sie fast in Echtzeit in allen Unternehmensbereichen verfügbar und durch das Kennzeichnen mit Tags schnell auffindbar.

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