Mit GetMyInvoices und my-vpa noch weniger Aufwand beim Belegmanagement

Dienstag, 7. April 2020 | 0 Kommentare

Anwender von GetMyInvoices können ab sofort von noch geringerem Aufwand für das Management von Belegen profitieren als bisher. Denn wir kooperieren mit my-vpa, Anbieter hochqualitativer virtueller persönlicher Assistenz. Im Rahmen der Zusammenarbeit können Kunden von GetMyInvoices qualifizierte Assistenten bei my-vpa buchen, die sie flexibel auf Stundenbasis bei diversen Aufgaben unterstützen. Dabei bekommen GetMyInvoices-Kunden bei ihrer ersten Stundenpaket-Buchung eine Stunde gratis hinzu.

„Die Assistenten können Unternehmen unter anderem bei der Belegbearbeitung und der Belegprüfung entlasten“, erläutert Björn Kahle, COO von fino, und sagt: „Das sind Leistungen, die unser Angebot hervorragend abrunden.“ Denn GetMyInvoices lädt Dokumente aus mehr als 10.000 Online-Portalen, E-Mail-Postfächern und Drittlösungen wie Rechnungserstellungstools sowie Cloudspeichern automatisch in eine zentrale Belegverwaltung und liest relevante Daten wie Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag und Rechnungsdatum aus. Zudem werden gescannte Belege importiert, sodass sämtliche Rechnungen sicher an einem zentralen Ort gespeichert sind. Die automatisch extrahierten Informationen mussten bisher selbst mit den Daten in den PDF-Dokumenten abgeglichen und gegebenenfalls korrigiert werden, bevor GetMyInvoices sie automatisch in die Buchhaltungslösung oder ein anderes Tool übertragen hat. Jetzt können Unternehmen diese – und weitere – Tätigkeiten in wenigen Schritten an einen virtuellen Assistenten delegieren.

Einfache Zusammenarbeit

„Unsere virtuellen Assistenten unterstützen Einzelunternehmer, Start-ups, Mittelständler und Großunternehmen in den Bereichen Büromanagement, Backoffice, Marketing, Frontdesk, Vertrieb und Design“, erklärt Luis Miranda, Co-Founder & Head of Business Development der my-vpa GmbH. Der große Vorteil besteht darin, dass Unternehmer nicht selbst aktiv Personal oder externe Dienstleister akquirieren oder steuern müssen. „Dies übernehmen wir für sie“, sagt Luis Miranda. my-vpa weise den Kunden feste Assistenten zu, die über die für die jeweilige Aufgabe benötigten Skills verfügen. Der Kunde buche ein Stundenpaket und könne – je nach Bedarf – auf das Potenzial einer Community von mehr als 150 Assistenten zurückgreifen. Es gebe weder eine lange Vertragsbindung, noch fallen Lohnnebenkosten an. my-vpa agiert DSGVO-konform und transparent. Die Zusammenarbeit mit den Assistenten gestaltet sich einfach. Kommunikation sowie Steuerung erfolgen über eine mobile App.

Die Zusammenarbeit in GetMyInvoices ist ebenfalls denkbar einfach. Anwender unserer Rechnungsmanagementlösung können die virtuellen Assistenten mit wenigen Klicks in ihr Konto einladen. Dafür müssen sie lediglich in den Einstellungen definieren, welche Rolle und damit welche Rechte sie dem neuen Benutzer zuweisen wollen und seine E-Mail-Adresse angeben. Die Assistenten loggen sich dann unabhängig von ihrem Standort per Webbrowser ins Backend von GetMyInvoices ein und erhalten Zugriff auf die Belege. Dabei haben sie natürlich nicht nur die Möglichkeit, Dokumente zu prüfen. Sie können auch mit anderen Aufgaben beauftragt werden, die im Unternehmen oder speziell Rahmen des Workflows anfallen. Dazu zählen z. B. das Taggen und somit das Zuordnen von Dokumenten zu verschiedenen Positionen sowie das Abgleichen von Zahlungen. Dadurch können Unternehmen bei administrativen Tätigkeiten noch mehr Zeit sparen als bisher und sich noch stärker auf ihre Kernkompetenzen fokussieren.

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