Die Möglichkeit, Reisekosten steuerlich geltend zu machen, ist davon abhängig, ob die Reise betrieblich veranlasst ist oder aus privaten Gründen erfolgt. Ist Ersteres der Fall, sind Reisekosten für Selbstständige oder Freiberufler Betriebsausgaben. Bei Arbeitnehmern handelt es sich um Werbungskosten.
Die Abrechnung ist in beiden Fällen gleich. Lediglich wo diese steuerlich geltend gemacht werden, ist unterschiedlich. Einmal ist es die BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung) und ein andermal die Jahressteuererklärung.
Zu den Reisekosten zählen alle Kosten, die in Verbindung mit der Reise entstehen. Insbesondere zählen dazu:
Unter diesen werden beispielsweise Park- und Mautgebühren, Auslagen für Straßenkarten oder auch Fahrzeugputzmittel subsumiert. Liegen Ihnen dazu keine Belege vor, erstellen Sie notfalls einen Eigenbeleg.
Sie können alle faktisch entstanden Kosten, die Sie per Beleg nachweisen können, geltend machen. Darunter fallen Fahrkarten für Zug, Bus, Flugtickets oder Taxibelege. Auch Fahrten mit Ihrem eigenen Fahrzeug können Sie abrechnen.
Nutzen Sie Ihr eigenes Fahrzeug, stehen Ihnen 0,30 EUR/km zu, die Sie steuerlich geltend machen können. Bei einem Motorrad oder Roller sind es 0,20 EUR.
Fahren Sie aber mit dem auf Ihre Firma zugelassen Fahrzeug, das Sie bereits steuermindernd als Betriebsausgaben inklusive der Tankquittungen absetzen, können Sie nicht noch zusätzlich die Kilometerpauschale geltend machen.
Für die Abrechnung der Kosten bei der Deutschen Bahn gilt das Gleiche wie für alle anderen öffentlichen Verkehrsmittel: Der Nachweis erfolgt über den Fahrschein und die tatsächlichen Kosten können Sie in voller Höhe geltend machen. Das Gleiche gilt natürlich auch für Flugtickets.
Übernachtungskosten sind im Einzelnen nachzuweisen, d. h. diese Pauschale spielt lediglich im Innenverhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber eine Rolle. Der Arbeitgeber kann, muss aber nicht, seinem Mitarbeiter eine Übernachtungspauschale in Höhe von 20,00 EUR pro Tag auch ohne Belege gewähren.
Für Sie als Unternehmer oder Selbstständiger gilt diese Regelung leider nicht. Seit dem 01.01.2008 können Kosten für Übernachtungen nur noch als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, wenn Sie diese mit einem Beleg nachweisen können. Die Umsatzsteuer für Übernachtungen in Höhe von 7 % können Sie in voller Höhe abziehen. Trotzdem erkennt das Finanzamt diese Pauschale manchmal auch bei Selbstständigen an, wenn der Grund der Übernachtung nachweisbar entstanden ist.
Die Pauschale für Verpflegungsmehraufwand soll genau diesen Mehraufwand, der Ihnen dadurch entsteht, dass Sie sich nicht zu Hause bzw. an Ihrem ersten Arbeitsort wie gewohnt versorgen können, ausgleichen. Für den An- und Abreisetag oder Abwesenheitszeiten zwischen 8 und 24 Stunden können Sie 12 Euro geltend machen. Dabei ist zu beachten, dass für die Reisetage keine Zeitspanne gilt. Auch wenn Sie beispielsweise erst um 20.00 Uhr aufbrechen und um 23.30 Ihr Ziel erreichen, können Sie für diesen Reisetag die 12,00 EUR Pauschale ansetzen –und das unabhängig von der Abwesenheitsdauer. Voraussetzung dafür ist, dass an diesem Tag außerhalb der eigenen Wohnung übernachtet wird. Für sämtliche Tage zwischen An- und Abreise können Sie 24 Euro geltend machen.
Dabei müssen Sie aber Folgendes beachten: taucht auf Ihrer Hotelabrechnung ein Frühstück auf, so müssen Sie dafür 20%, also 4,80 EUR in Abzug bringen. Für Mittag- und Abendessen gelten jeweils 40% Abzug, wenn diese beruflich veranlasst sind.
Als Unternehmer können Sie sämtliche Reisenebenkosten, das sind alle Aufwendungen, die durch die Reise verursacht sind und nicht zu den Fahrt-, Verpflegungs- oder Übernachtungskosten gerechnet werden können, als Betriebsausgaben gewinnmindernd veranschlagt werden.
Dazu gehören beispielsweise Kosten für Land- oder Straßenkarten, Trinkgelder, Kommunikationskosten für Telefon oder E-Mail-Versand, Transfer zwischen Flughafen und Bahnhof oder Parkgebühren.
Ganz einfach: alle, die während Ihrer Reise entstanden sind.
Wenn Sie die Reisekosten als Unternehmer oder Freiberufler in Form von Betriebsausgaben in Abzug bringen möchten, brauchen Sie sämtliche Belege. Haben Sie in einem Hotel übernachtet oder ein Taxi benutzt,müssen Sie immer den Betrag mittels eines Belegs nachweisen können.
Eine Ausnahme gibt es: bei Automaten oder Trinkgeldern, wo Sie keinen Beleg erhalten können, erlaubt Ihnen das Finanzamt einen Eigenbeleg zu erstellen. Diese Regelung gilt allerdings nur für Kleinbeträge.
Wem Reisekosten entstanden sind, der sollte auch eine Reisekostenabrechnung vornehmen. Als Faustregel gilt: Alles, was beleghaft nachgewiesen werden kann und in direktem Zusammenhang mit der Geschäftsreise steht, kann abgesetzt werden. Dabei muss Ihnen aber klar sein, dass im In- wie im Ausland weder Luxushotels noch Stretchlimousinen vom Fiskus anerkannt werden.
Tipp: Am besten legen Sie pro Reise eine Klarsichthülle an, in der Sie alle Belege bereits während der Dienstreise sammeln. Nach der Rückkehr rechnen Sie noch Ihren Verpflegungsmehraufwand sowie, falls Sie mit Ihrem privaten PKW gefahren sind, Ihre Kilometerpauschale ab. Addieren Sie sämtliche Belege.
Dann geben Sie am einfachsten die Daten in ein Onlineformular ein, das Sie im Internet bei diversen Anbietern finden, und drucken es steuerfertig aus. Ein Beispiel eines solchen Formulars finden Sie hier: http://www.akberlin.de/fileadmin/akb/kammerrecht/Reisekosten_Inland_2016.pdf
.
Natürlich können Sie die Kosten einer berufsbedingten Auslandsreise ebenso abrechnen wie die einer Inlandsreise. Allerdings gelten im Ausland andere, meist weit höhere, Pauschalen und Kostensätze. Sie sind vom bereisten Land abhängig und werden jährlich vom Bundesministerium für Finanzen angepasst. Die jeweils aktuelle Liste können Sie auf der Homepage des Bundesfinanzministeriums unter dem Stichwort Publikationen nachlesen.
Achtung: diese gelten wie im Inland lediglich für Arbeitnehmer. Unternehmer können solche Auslandsübernachtungspauschalen nicht geltend machen und Sie dürfen sie nicht in den Betriebsausgaben anführen. Nur Kosten, die Sie mittels Beleg nachweisen können, wirken sich Gewinn mindernd .¹
Allerdings greifen bei Arbeitnehmern wie Unternehmern die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand auch im Ausland². Hier werden wie bei der Inlandsreise die Verpflegungsmehraufwendungen entsprechend gekürzt, wenn z. B. die Hotelübernachtung mit Frühstück berechnet wurde, das Frühstück aber nicht gesondert ausgewiesen werden kann.
Auch im Ausland werden dann für das Frühstück 20% von der jeweiligen, für den Unterkunftsort gültigen, Pauschale des Verpflegungsmehraufwandes abgezogen. Handelt es sich um einen Paketpreis, bei dem auch das Mittagessen oder Abendessen inkludiert ist, werden analog zur Inlandsreise pro Mahlzeit 40 % der Tagespauschale abgezogen.
¹ Siehe auch R 9.7 Absatz 3 LStR und Rz. 123 und R 9.7 Absatz 2 LStR und Rz. 112 des BMF-Schreibens vom 24. Oktober 2014, BStBl I S. 1412 = SIS 14 28 22
² Bundesministerium der Finanzen 9. Dezember 2015, IV C 5 – S 2353/08/10006 :006 (DOK 2015/1117215)
Verschwundene Belege sind meist schwierig wiederzubeschaffen und können, wie bereits oben beschrieben, nur in Ausnahmefällen selber angefertigt werden. Mit GetMyInvoices können Sie ganz einfach unterwegs Ihre Belege einscannen und hochladen. So geht Ihnen nichts verloren.
Dazu öffnen sie die GetMyInvoices App auf Ihrem Mobiltelefon. Im Hauptmenü finden Sie den Punkt: “Rechnung(en) hochladen”.
Dort können Sie nun wählen, ob Sie den Beleg noch scannen müssen, oder es bereits getan haben.
Klicken Sie oben den roten Button “BELEG SCANNEN/HOCHLADEN” an. Nun können Sie auswählen, aus welcher Quelle der Beleg hochgeladen werden soll – wenn Sie ihn noch nicht gescannt haben, wählen Sie Ihre Handykamera aus, ansonsten “Datei”.
Platzieren Sie Ihren Beleg am besten auf einem dunklen Hintergrund. Nun können Sie einfach ein Foto machen. Wenn das Bild scharf genug ist und auch ansonsten Ihren Ansprüchen genügt, klicken Sie auf “OK”.
Als nächstes wählen Sie den Bereich aus, den Sie scannen möchten. Mit einem Klick auf “SPEICHERN” geht es weiter. Die App fragt Sie jetzt, ob Sie noch ein weiteres Foto hinzufügen möchten – beispielsweise für mehrseitige Belege oder wenn Sie Vorder-und Rückseite hochladen möchten.
Mit Klick auf “NEIN” landen Sie dann in Ihrer Rechnungs-Übersicht und können Ihre Rechnung auch gleich bearbeiten. Wie bei der Desktop-Version können Sie nun alle nötigen Felder ausfüllen.
Wenn Sie den Beleg bereits vorher gescannt haben, können Sie ihn mittels Klick auf “+RECHNUNG(EN) HOCHLADEN” einfach hochladen und bearbeiten.
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