Die vermeidbaren Kosten von Papier-Rechnungen

Laut eines Berichts der Europäischen Kommission liegt das Einsparpotenzial von elektronischen Rechnungen europaweit jährlich bei 40 Milliarden Euro. Sparen kann dabei sowohl der Versender als auch der Empfänger von eRechnungen. Eine Studie von Billentis hat herausgefunden, dass der Empfänger pro eRechnung 11,20 Euro gegenüber einer Papierrechnung einspart.

Deutschland bei elektronischen Rechnungen noch hinterher

Weltweit werden jährlich rund 500 Milliarden Rechnungen versendet. 2014 werden davon wahrscheinlich 40 Milliarden elektronisch übermittelt. Das sind immerhin 12,5 Prozent – Tendenz steigend. Interessant ist, dass Deutschland im weltweiten Vergleich hinterherhinkt. In Europa setzen vor allem die skandinavischen Länder auf den elektronischen Weg. Weltweit werden in Süd- und Lateinamerika (25 Milliarden) die meisten Rechnungen elektronisch versendet. Das überrascht, da Europa (6 Milliarden) und Nordamerika (7 Milliarden) eigentlich der größere Wirtschaftsraum sind und sie einen technologischen Vorsprung haben dürften. Auf der anderen Seite stellen immer mehr größere Firmen ihre System auf elektronischen Rechnungsversand um, da sie erkannt haben, dass hier massive Einsparungen möglich sind.

Bundesrepublik Deutschland könnte 6.500 Millionen Euro pro Jahr sparen

Sofern in Deutschland – speziell im öffentlichen Sektor – nur noch eRechnungen verwendet werden würden, hätte der Staat ein Einsparpotenzial von 6.500 Millionen Euro jährlich. 6.500 Millionen Euro entspricht dem diesjährigen Haushaltsdefizit. Allein durch die Umstellung auf elektronische Rechnungen könnte die Neuverschuldung somit bereits 2014 und nicht erst 2015 gestoppt werden. Aber wie wir alle wissen, arbeiten die Mühlen im öffentlichen Bereich etwas langsamer.

Unternehmen haben großes Einsparpotenzial

Doch nicht nur der Staat sondern auch Unternehmen haben laut den Studien ein großes Einsparpotenzial. Sie können pro Ausgangsrechnung im Durchschnitt 6,60 Euro einsparen. Eingangsrechnungen kosten sogar nur noch 6,00 Euro anstatt 17, 60 Euro. Das sind satte 64% und das bei jeder Rechnung. Diese Einsparpotentiale haben mehrere Gründe:

• Liegezeit: Papierrechnungen liegen 75% der Zeit im Posteingang oder -ausgang
• Transport: Sie werden 20% der Zeit von A nach B transportiert
• Bearbeitung: Nur 5% der Zeit werden sie bearbeitet.

Hinzu kommt, dass die Bearbeitung ebenfalls schneller ist, da die Rechnungen nicht mehr abgetippt oder manuell verarbeitet werden müssen. Elektronische Rechnungen können sofort erfasst werden und sparen somit massiv Zeit ein.

Die Umwelt profitiert enorm durch eRechnungen

Hinzu kommen die immensen Papierkosten, die auf allen Seiten eingespart werden können. Wenn wir annehmen, dass eine durchschnittliche Rechnung aus 1,5 Seiten DIN-A4 Papier besteht, dann könnte man die Welt 76 Mal damit umwickeln. Das sind immerhin 484.196 Kilometer. In Bäume umgerechnet ergeben sich 1.071.004 Bäume. Wenn man bedenkt, dass in einigen Rechnungen nach dem Ausdruck noch Änderungen gemacht werden müssen oder sie mehrfach ausgedruckt werden, erhöht sich die oben angegebene Zahl schnell auf das Doppelte oder gar Dreifache.

Sind sie bereit Ihre Buchhaltung zu automatisieren

Wie Sie sehen gibt es zahlreiche gute Gründe, um die Buchhaltung entsprechend umzustellen. Sofern Sie Interesse haben Ihre Ausgangsrechnungen elektronisch zu versenden und zu bearbeiten, können wir unsere Partner Run my Accounts (nur Schweiz), billomat und FreshBooks empfehlen. Diese Dienstleister bieten eine Reihe von Möglichkeiten, mit denen Sie in Zukunft Zeit und Geld beim Rechnungsversand einsparen können. Für Eingangsrechnungen sollten Sie folgende Schritte durchführen, um mehr Zeit für die wichtigen Dinge zu haben:

• Papier- und eRechnungen zentral an einem Ort ablegen
• eRechnungen automatisch von GetMyInvoices sammeln lassen
• Papier-Rechnungen einscannen oder mit Ihrem Mobiltelefon scannen
• Ihren Rechner mit Mobiltelefon und Buchhaltungssoftware bzw. Steuerberater synchronisieren

All diese Schritte haben wir bei Simplessus bereits durchlaufen und können dadurch pro Rechnung 10 – 15 Minuten sowie höhere Kosten beim Steuerberater einsparen. Allein die Verwendung von GetMyInvoices spart uns rund 5 Minuten pro Rechnung. Bei 200 Belegen pro Monat sind das 16 Stunden. Pro Jahr stehen uns somit 200 Stunden mehr Zeit zur Verfügung. Welche Einsparpotenziale sehen Sie noch in Ihrer Buchhaltung oder beim Rechnungsversand oder -empfang? Welche Probleme oder Herausforderungen sehen Sie?