GetMyInvoices individualisiert Dateinamen von Rechnungen – Mai 2017

Alles neu macht der Mai… und auch GetMyInvoices hat wieder einige neue Features.

E-mail Ordner komplett einlesen

Bislang war es so, dass GetMyinvoices automatisiert den kompletten Posteingang durchsucht hat. E-Mails, die als Rechnungen erkannt wurden (beispielsweise von größeren Telekommunikationsunternehmen) wurden dabei sofort automatisch importiert.

E-Mails, die Merkmale einer Rechnung aufwiesen, deren Absender das System aber nicht erkannt hat, wurden unseren Nutzern vorgeschlagen und konnten dann bestätigt werden oder abgelehnt.

Nun ist das aber so, dass viele Nutzer ohnehin schon ihr Postfach vorsortieren und einen Ordner für ihre Rechnungen haben. Damit hier kein doppelter Aufwand entsteht, können Sie ab sofort unter “E-Mail Konto bearbeiten” die Option “erweiterte Einstellungen” auswählen. Dort haben Sie dann Zugriff auf Ihre Ordnerstruktur und können den Rechnungsordner auswählen. Pro ausgewählten Ordner können Sie nun selbst festlegen, ob Sie wie bisher Vorschläge bekommen möchten (“nur E-mails, für die es Importregeln gibt”) oder Sie den kompletten Ordner importieren möchten (“alle E-mails”). Mit Klick auf “Speichern” wird Ihre Einstellung dann übernommen.

Dateinamen individualisieren

Eingehende Rechnungen haben je nachdem, woher sie stammen, unterschiedliche Zusammensetzungen des Dateinamens- sei es, dass die Rechnungsnummer dort verwendet wird, oder dass bei dem einen Anbieter “rechnung” im Dateinamen drinsteht, beim anderen aber nicht. Wenn man aber diese importierte Datei herunterladen möchte oder beispielsweise an eine Buchhaltungssoftware weiterleiten möchte, führt diese zufällige Kombination beim Nutzer eher zu Verwirrung, weil sich daraus nicht auf den ersten Blick ersehen lässt, von welchem Anbieter oder welchem Datum die Rechnung stammt und man jede Datei öffnen muss. Von jetzt an können Sie selber einstellen, wie der Dateiname aussehen soll. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

• Unter “Synchronisation” können Sie die einzelnen Synchronisationskonten bearbeiten und unter “Muster für Benennung” ein Schema erstellen, nach welchem sich die Benennung der Dateien richtet.
• Das geht entweder durch Eingabe von Hand für einen bestimmten Begriff, der immer erscheinen soll, oder aber durch Auswahl bestimmter Elemente. Durch Klick auf das “+”öffnet sich die Liste wählbarer Elemente (Monat, Tag, Jahr, Lieferant, Rechnungsnummer, Währung) die sich wiederum durch Anklicken der Standardvorgabe hinzufügen lassen.
• Im Ausgabefeld direkt darunter sehen Sie generierte Beispiele, wie Ihr Dateiname aussehen wird. Mit “Speichern” wird das Muster für alle kommenden Rechnungen übernommen.

Zwei-Faktor-Authentifizierung

Das nächste Feature betrifft die Sicherheit der Konten bei GetMyInvoices. Ab sofort können Sie für Ihr Nutzerkonto eine sogenannte Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren. Das bedeutet, dass man sich neben Benutzername und Passwort zusätzlich mit einem dynamisch generierten Code anmelden muss. Dieser Code wird auf Ihrem Mobiltelefon erzeugt.

Sie laden sich dazu die kostenlose Authenticator-App von Google herunter, die auf den gängigsten Smartphone-Betriebssystemen wie Android, iPhone und Blackberry funktioniert. Sie benötigen dazu weder ein Google-Konto noch müssen Sie sich irgendwo registrieren oder anmelden.
Um diese Funktion in Ihrem Account zu aktivieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Unter dem Menüpunkt “Account-Daten” finden Sie ungefähr in der Mitte rechts einen Schalter “Zwei-Faktor-Authentifizierung”, den Sie ein- oder ausschalten können.
• Wenn Sie auf “An” klicken, öffnet sich ein Popup mit einem QR-Code. Wenn Sie jetzt auf dem Handy die Authenticator App öffnen, können Sie den QR Code mit der App scannen. Die App zeigt Ihnen dann eine Zahlenkombination an, die Sie im Pop-Up-Fenster unten eingeben. Der Code ändert sich alle paar Sekunden. Wenn Sie auf “Bestätigen” klicken, bekommen Sie bei richtiger Eingabe die Meldung “Zwei-Faktor Authentifizierung wurde erfolgreich aktiviert”. Damit ist die App mit Ihrem Account verbunden.
• Wenn Sie sich das nächste Mal einloggen, bekommen Sie nach Eingabe Ihres Benutzernamens und Passwortes das Eingabefeld für “Zwei-Faktor Authentifizierung”. In Ihrer Handyapp wird ein Zahlencode generiert, den Sie dort eingeben können, um dann wie gewohnt auf Ihren Account zuzugreifen.

Erweiterung der sevDesk-Schnittstelle

Die vierte Neuerung betrifft die Synchronisation mit sevDesk.  Bisher war es innerhalb von sevDesk so, dass die Rechnung in das System übertragen wurde, bisweilen aber keine Kategorie übergeben wurde. Unter “Bearbeiten” musste man dann erneut den Namen des Lieferanten auswählen (obwohl der ja bereits als Text schon übertragen war) und auch die Kategorie musste wieder von Hand ausgewählt werden.

Dieses Nachbearbeiten hat oftmals unnötig viel Zeit in Anspruch genommen. Wir haben uns überlegt, dass wir unseren Nutzern dieses Nachbearbeiten ersparen möchten und die Felder durch GetMyInvoices vorbelegen. Das geht folgendermaßen:

• Wenn Sie auf “Lieferanten” gehen, können Sie da den jeweiligen Lieferanten auswählen, den Sie bearbeiten möchten.
• Neu sind hier zwei Felder hinzugekommen: “sevDesk Kategorie” und “sevDesk Kontakt”.
• Unter “sevDesk Kategorie” sind alle Kategorien enthalten, die in Ihrem sevDesk Account hinterlegt sind, und Sie können dort einfach die richtige entsprechend auswählen. Dadurch werden künftig alle Rechnungen dieses Anbieters automatisch bei sevDesk dieser Kategorie zugeordnet.
• Unter “sevDesk Kontakt” sind die Lieferanten hinterlegt, den können Sie dort ebenfalls auswählen. Künftige Rechnungen werden somit automatisch dem richtigen Lieferanten in sevDesk zugeordnet.