Mit GetMyInvoices auch Ausgangsrechnungen besser managen

Dienstag, 6. Oktober 2020 | 0 Kommentare
Bild: Ausgangsrechnungen managen mit GetMyInvoices

GetMyInvoices trägt Rechnungen und Belege aus Tausenden Quellen zusammen. Viele denken dabei lediglich an Eingangsrechnungen. Doch unsere Rechnungsmanagement-Lösung reicht weiter: Sie sammelt automatisch alle wichtigen Dokumente, auch Versicherungspolicen, Kontoauszüge und Ausgangsrechnungen. Denn diese Unterlagen werden für die Buchhaltung ebenso benötigt wie Eingangsrechnungen und Quittungen.

Bei Ausgangsrechnungen handelt es um die Rechnungen, die Unternehmen an ihre Kunden verschicken, nachdem sie eine Ware verkauft oder eine Dienstleistung erbracht haben. Sie bestimmen zu einem großen Teil die Höhe der Einnahmen. Daher müssen sie regelmäßig zusammengetragen werden, um beispielsweise die Umsatzsteuervoranmeldung zu erstellen – oder den Gewinn am Ende eines Geschäftsjahres zu ermitteln. Je nach Unternehmen können mehr oder weniger Ausgangsrechnungen zusammenkommen. Unabhängig davon unterstützt GetMyInvoices verschiedene Szenarien:

So gelangen Ausgangsrechnungen in GetMyInvoices

Wer seine Rechnungen am PC schreibt, erstellt oft ein PDF und versendet dieses per E-Mail an seine Kunden. Dabei können Anwender von GetMyInvoices einfach ihre dortige persönliche Postfach-Adresse ins bcc-Feld einfügen. Das Ergebnis: Der Kunde erhält die Rechnung wie gewohnt, ohne dass er einen anderen Empfänger sieht. Die Rechnung inklusive des E-Mail-Textes landet automatisch in GetMyInvoices. Rechnungsinformationen wie Rechnungsnummer, Nettobetrag, Steuersatz und Bruttobetrag werden maschinell ausgelesen.

Wer seine Ausgangsrechnungen in einer anderen Lösung, beispielsweise in der Buchhaltungssoftware sevDesk, in der Handwerker-Software openHandwerk, in der Business Software bexio oder in der Abrechnungssoftware JustOn Billing & Invoice Management, erstellt, kann eine Synchronisation mit GetMyInvoices einrichten. Darüber werden dann in der jeweiligen Lösung erstellte Ausgangsrechnungen automatisch zu GetMyInvoices übertragen.

Power-Features von GetMyInvoices

In GetMyInvoices stehen die Ausgangsrechnungen zusammen mit allen anderen importierten Dokumenten an einem zentralen Ort zur Verfügung und lassen sich über den Webbrowser intuitiv organisieren, zum Beispiel durch die Vergabe von Tags. Unsere Power-Features ermöglichen verschiedene Aktionen. So können Ausgangsrechnungen bei Eingang des Rechnungsbetrages als bezahlt markiert werden. Dies erlaubt es, Rechnungen mit wenigen Mausklicks nicht nur bequem zu recherchieren, sondern durch das Setzen von Filtern auch, offene Posten anzuzeigen und als Listen zu exportieren. Über eine integrierte Chatfunktion kann einfach Kontakt zu den zuständigen Mitarbeitern aufgenommen werden, um zum Beispiel eine Zahlungserinnerung anzustoßen.

Da sämtliche Bearbeitungsschritte dokumentiert werden, ist eine Archivierung nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) möglich. Darüber hinaus lassen sich die Dokumente automatisch an andere Lösungen weiterleiten, zum Beispiel in die Buchführungssoftware oder an den Steuerberater. Somit stehen sie ohne manuellen Aufwand dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden – und das nahezu in Echtzeit.

Es lohnt sich also, alle für die Buchführung relevanten Belege über GetMyInvoices zu organisieren, einschließlich der Ausgangsrechnungen. Dann können Sie die gesamte vorbereite Buchhaltung auf Autopilot stellen und sind auf der sicheren Seite, wenn der Betriebsprüfer klingelt.

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