More you: Mit GetMyInvoices mehr Zeit fürs Business

Durch die Automatisierung der vorbereitenden Buchhaltung verschafft GetMyInvoices seinen Anwendern jede Menge Zeit. Diese können sie für andere Dinge verwenden, die ihnen wichtig sind. Sebastian Janus nutzt den gewonnenen Freiraum, um ScaleupLab, seine Unternehmensberatung für Start-ups, strategisch noch besser aufzustellen.

Der 35-Jährige trägt das Unternehmer-Gen im Blut. Bereits im Alter von 17 Jahren begann Sebastian, Gegenstände auf eBay gewinnbringend zu verkaufen. Etwa fünf Jahre später gründete er sein erstes digitales Start-up: Tredex. Dieses fusionierte mit Runners Point und wurde schließlich von Foot Locker übernommen. Dort verantwortete Sebastian als CFO das E-Commerce-Geschäft für Europa. Nach seinem Ausstieg und einer einjährigen Weltreise gründete er 2018 unter anderem ScaleupLab, um andere Unternehmer von seinen Erfahrungen profitieren zu lassen. Damals stieß der Bochumer auch auf GetMyInvoices – eher zufällig, im Internet. „Ich habe mich angemeldet, getestet wie es funktioniert und dann festgestellt, dass es eine Lösung für mich ist“, erinnert sich Sebastian.

Nur noch wenige manuelle Arbeiten

Zuerst verwendete er GetMyInvoices selbst. Er verband das E-Mail-Postfach, über das er Rechnungen erhält, mit unserer Rechnungsmanagement-Lösung, sodass die Software sämtliche dort eingehenden Rechnungen automatisch importiert und die relevanten Informationen wie Rechnungsdatum und -betrag ausliest. Außerdem verknüpfte Sebastian die etwa 20 Online-Portale, über die seine Lieferanten weitere Rechnungen für ihn bereitstellen, mit GetMyInvoices. Dadurch werden auch die Dokumente daraus in die zentrale Belegverwaltung heruntergeladen. Darüber hinaus installierte er die Scan-App, um mit ihr unterwegs anfallende Belege wie Quittungen im Handumdrehen zu digitalisieren und automatisch zu GetMyInvoices hochzuladen. Somit hat er zum einen sämtliche Belege automatisch an einem Ort. Zum anderen richtete er eine automatische Synchronisation zu sevDesk und DATEV ein, sodass alle Rechnungen und Quittungen ohne manuellen Aufwand fast in Echtzeit in seiner Buchhaltungslösung zur Weiterverarbeitung zur Verfügung stehen.

Nur wenn aufgrund von Zwei-Faktor-Authentifizierungen eine Neuanmeldung in einer Anwendung erforderlich ist, muss Sebastian einschreiten. Ansonsten sind lediglich das Buchen der Bankkonten sowie das Anstoßen der Überweisungen manuelle Tätigkeiten. „Die Zeitersparnis ist enorm hoch“, berichtet Sebastian und erzählt: „Da ich viel im Bereich Controlling berate, habe ich festgestellt, dass meine Kunden bei der Belegorganisation vor derselben Herausforderung stehen, vor der ich stand: fehlende Rechnungen, da es einfach sehr viele Belege sind, die zum Monatsende aus den unterschiedlichsten Quellen zusammengetragen werden müssen.“

Mehr Energie für den Aufbau von Start-ups

Sebastians Anspruch ist es, einen zügigen Monatsabschluss für Unternehmen zu erreichen und häufiges Nachfragen zu vermeiden. Daher hilft er Start-ups, auch die dafür relevanten Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Mit GetMyInvoices sei dies einfach möglich. Da Mitarbeiter nicht ständig an Belege erinnert werden müssen, gestalte sich zudem die Führungsarbeit einfacher. Darüber hinaus sei GetMyInvoices in Deutschland ansässig und eine Lösung, an die er mit seinen Vorschlägen aktiv mitwirken könne. Deshalb helfe er seinen Kunden, GetMyInvoices einzuführen.

So arbeiten neben ihm und seiner Frau Olivia Janus, Mitgründerin des Start-ups BEAUTYSELF, bereits fünf seiner Kunden mit unserer Rechnungsmanagement-Lösung. Die Reaktionen sind durchweg positiv: „Die meisten freuen sich über die die Automatisierung“, sagt Sebastian und erläutert: „Denn das löst einen Main Pain Point, zum Beispiel bei Unternehmen, die viel auf Amazon bestellen. Denn sie müssen die Rechnungen nun nicht mehr einzeln suchen, anfordern und abholen. Sämtliche Belege gelangen direkt in ihre Buchhaltung.“

Das Ergebnis: Sebastians Kunden müssen sich nicht mehr mit lästigen Routineaufgabenwie dem Suchen und Einsammeln von Rechnungen befassen, sondern können sich der so wichtigen Optimierung ihres Tagesgeschäfts widmen. Deshalb will er Start-ups auch weiterhin GetMyInvoices empfehlen – und natürlich selbst damit arbeiten. So hat er mehr Zeit, um sein eigenes Fachwissen noch weiter auszubauen und die nächsten bahnbrechenden Ideen auszutüfteln. Wir sind schon gespannt darauf.