Trotz der fortschreitenden Digitalisierung und Automatisierung konnte die Rechnungsbearbeitung deren Vorteile bisher noch nicht vollständig ausspielen. Dies betrifft insbesondere die Rechnungsfreigabe. Die damit verbundenen Prüfprozesse verlaufen oftmals manuell – ein Vorgehen, das viel Zeit kostet und unnötig Ressourcen bindet. Mit unseren neuen Workflows können Sie jetzt Ihre Freigabeprozesse automatisieren und somit Rechnungen schneller anweisen.
Formelle und sachliche Rechnungsprüfung kostet händisch Zeit und Transparenz
Unternehmen müssen Rechnungen sowohl formell als auch sachlich prüfen. Bei der formellen Rechnungsprüfung wird nach dem Vier-Augen-Prinzip kontrolliert, ob die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Pflichtangaben vorhanden sind. Dagegen soll die sachliche Rechnungsprüfung sicherstellen, dass die gelieferten Produkte oder erbrachten Dienstleistungen korrekt abgerechnet wurden. In der Praxis verzögert dieser Prozess oftmals die Freigabe, denn hierbei sind in der Regel mehrere Personen involviert, welche die Rechnungen einander händisch weiterleiten. Doch nicht nur der Zeitverlust und die damit verbundene spätere Übergabe in den Zahlungslauf (Auslassen von Skontomöglichkeiten) sind die Nachteile einer manuellen Rechnungsprüfung. Es geht zudem die Transparenz verloren, da kaum nachvollziehbar ist, wo sich gerade welche Rechnung befindet.
Digitale Rechnungsprüfung mit Workflows beschleunigt die Abläufe
Das in GetMyInvoices integrierte Workflow-Management-System bildet den Rechnungsfreigabeprozess sowie den Zahlungslauf vollständig digital ab. Dafür beinhaltet es verschiedene Nutzerrollen und ist in drei Bereiche unterteilt:
- Dokumentenfreigaben: Hier können Sie aus vordefinierten Freigabeprozessen wählen oder über den Experten-Modus individuelle Workflows generieren.
- Zahlungsläufe: In diesem Bereich definieren Sie Ihre persönlichen Zahlungsläufe, die Sie auf Ihre Freigabeprozesse anwenden können.
- Listen: Sie haben hier die Möglichkeit, Ihre offenen Posten mit den in GetMyInvoices gesammelten Dokumenten zu verknüpfen.
Die Erstellung eines Freigabeprozesses ist keine Raketenwissenschaft, sondern erfolgt in sieben klaren Schritten. Zudem haben Sie jederzeit die Möglichkeit, bestehende Workflows zu bearbeiten.
Freigabeprozess erstellen
Wer bei der Einrichtung Unterstützung benötigt, kann bei unseren Spezialisten einen Support-Termin buchen.
In Ihrem Dashboard sehen Sie jederzeit, wie viele Dokumente Sie noch bearbeiten bzw. freigeben müssen. Diese Informationen sind ebenfalls im Bereich der „Dokumentenfreigaben“ hinterlegt. Dort können Sie die Dokumente mit verschiedenen Filtern versehen und sich nach Kategorien sortiert anzeigen lassen. Ebenfalls praktisch: Sollten sich während der Prüfung Fragen zu einer Rechnung ergeben, so können diese direkt im Workflow gestellt oder Dokumente an die vorherige Instanz zurückgegeben werden.
Sagen Sie „Tschüss“ zu Ihrer Unterschriftenmappe und begrüßen Sie die digitale Rechnungsfreigabe! So befreien Sie Ihre Mitarbeiter von aufwendigen manuellen Tätigkeiten und können Skontomöglichkeiten nutzen. Zudem ist Ihre vorbereitende Buchhaltung stets vollständig und korrekt.
Wenn Sie mehr über die verschiedenen Möglichkeiten unserer digitalen Freigabeprozesse erfahren wollen, dann empfehlen wir Ihnen die Teilnahme an einem unserer kostenlosen Workflow-Webinare. Diese finden jeweils dienstags von 10:00 bis 10:30 Uhr sowie donnerstags von 14:00 bis 14:30 Uhr statt.
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