So sorgen Sie für mehr Effizienz in Ihrem Geschäft

Donnerstag, 13. August 2020 | 0 Kommentare

Die Corona-Krise hat viele Unternehmen und Unternehmer auf eine harte Probe gestellt. Trotz des umfangreichen Konjunkturpakets halten 38 Prozent der Steuerberater weitere Insolvenzen aus ihrem Mandantenstamm in den nächsten sechs Monaten für wahrscheinlich, so das Corona-Barometer der DATEV. Doch auch viele weitere Unternehmen stehen nun unter noch größerem Kosten- und Effizienzdruck als vor der Krise. Kostensenkung ist das Gebot der Stunde und angesichts der konjunkturellen Lage überlebenswichtig, wie das Beratungsunternehmen Deloitte festgestellt hat. Einen Hebel stellt die Digitalisierung dar, zum Beispiel bei der vorbereitenden Buchhaltung.

Großes Effizienzpotenzial in der Buchhaltung

Hintergrund ist, dass das herkömmliche Rechnungsmanagement unter anderem aufwendig und kostenintensiv ist. Eine Studie von Sage zeigt, dass deutsche Unternehmen im vergangenen Jahr 3,9 Prozent ihrer Zeit mit unproduktiven administrativen Tätigkeiten verbracht haben. Die meisten dieser Kapazitäten wurden durch das manuelle Verfolgen noch nicht bezahlter Rechnungen, die Rechnungsbearbeitung allgemein oder Abläufe in der HR-Abteilung gebunden. Dabei lassen sich gerade in diesen Bereichen Prozesse durch den Einsatz intelligenter Technologien und digitaler Tools „spürbar verschlanken“. Dabei hilft auch GetMyInvoices fleißig mit.

Unsere Rechnungsmanagementlösung nimmt Mitarbeitern in der Buchhaltung jede Menge unproduktiver Arbeit ab, indem sie viele Tätigkeiten automatisiert. Konkret trägt GetMyInvoices Rechnungen aus den unterschiedlichsten Quellen automatisch zusammen – vom Online-Portal über E-Mail-Postfächer bis hin zu Rechnungserstellungstools. Quittungen, die unterwegs anfallen, lassen sich einfach via Scan-App digitalisieren. Sämtliche Belege werden an einem zentralen Ort in der Cloud gesammelt. Per Webbrowser können sie geräteunabhängig und ortsunabhängig bequem verwaltet und recherchiert werden. Darüber hinaus ist es möglich, Belege automatisch in andere Anwendungen zu übertragen. Dazu zählen gängige Buchhaltungslösungen, Dokumentenmanagementsysteme und die Lösungen von Steuerberatern. Es müssen nur einmalig die Zugangsdaten hinterlegt und Übertragungsbedingungen definiert werden. Dann gelangen Rechnungen und Quittungen ohne manuellen Aufwand dorthin, wo sie benötigt werden. Auf diese Weise können Sie bis zu 80 Prozent Arbeit bei der Buchhaltung sparen.

KI als Allroundtalent

Dieser Effekt beruht auch darauf, dass relevante Informationen wie Rechnungsnummer oder Rechnungsbetrag automatisch ausgelesen und elektronisch weiterverwendet werden können, zum Beispiel für die Bezahlung oder für automatische Auswertungen. Darüber hinaus ist ein entscheidender Faktor, dass neue Belege fast in Echtzeit erkannt und verarbeitet werden. So lassen sich Geschäftsentscheidungen auf Basis hochaktueller Daten treffen. Dies wiederum hat sich in jüngster Zeit zum Beispiel bei der Beantragung von Fördermitteln gezeigt, als Unternehmer mit GetMyInvoices mit nur wenigen Mausklicks Umsätze in verschiedenen Zeiträumen ermitteln konnten. Dass solche Funktionen von großem Nutzen sind, bestätigt Deloitte. „KI-basierte Analytics-Lösungen helfen, Einsparpotenziale effizienter und präziser aufzuspüren und umzusetzen“, so die Experten. Natürlich gilt das nicht nur für die Buchhaltung.

Den Empfehlungen von Sage zufolge können HR-Abläufe ebenfalls effizienter gestaltet werden, zum Beispiel durch den Einsatz von Mitarbeiterportalen. „Urlaubsanträge oder Krankmeldungen, die bislang über das Personalbüro eingereicht und bearbeitet werden mussten, können zum Beispiel direkt zwischen dem Mitarbeiter und dem Vorgesetzten abgewickelt und Verwaltungsaufwände reduziert werden.“ Darüber hinaus lässt sich mit virtuellen Beratungen und Meetings so manche zeit- und kostenintensive Geschäftsreise mit möglichem Gefährdungspotenzial ersetzen. Die Spanne an Möglichkeiten ist immens.

Welche Aufgaben bei Ihnen bleiben

Wichtig zu beachten ist, dass digitale Prozesse anders funktionieren als analoge. Ein analoger Ablauf kann nicht 1:1 in die digitale Welt übertragen werden, wie am Beispiel der elektronischen Rechnung deutlich wird. Ein manuelles Zusammentragen von Rechnungen und Erfassen von Informationen ist im digitalen Bereich komplett überflüssig, da die KI dies, wie oben beschrieben, übernimmt. Dafür ist unter anderem ein Kontrollschritt zu etablieren, in dem überprüft wird, ob die ausgelesenen Informationen mit dem abgebildeten Original übereinstimmen. Ein anderes Beispiel: Im digitalen Raum gelten andere Sicherheitsfaktoren. Die Mitarbeiter, die über Zugang zu diesen Lösungen verfügen, müssen zum Beispiel wissen, wie sie Passwörter sicher verwenden. Das klingt banal, erweist sich in der Praxis jedoch oft als Krux. So befinden sich unverschlüsselte Passwortlisten auf vielen Rechnern – oder werden ausgedruckt. Und wenn der Zugang benötigt wird, wird gesucht, was wiederum Zeit verschlingt. Kurz: Die bestehenden Prozesse müssen komplett hinterfragt und angepasst werden. Im Falle der Passwörter empfehlen wir übrigens 1Password – eine als sehr sicher geltende Lösung, die auch im Team genutzt werden kann und derzeit aufgrund der Corona-Krise sogar kostenlos ist.

Zugegeben: Es kostet Aufwand, sich über diese Aspekte zu informieren. Aber: Wenn Sie wirklich Ihre Effizienz steigern wollen, ist die Digitalisierung ein äußerst wirksamer Ansatzpunkt. Sie sparen nicht nur Kosten und Aufwand. Die neugewonnene Zeit können Sie wieder für Ihre Kernaufgaben nutzen, was Ihnen sicher mehr Spaß bereitet – und das ist ein Effizienzboost „on top“.

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