Verabschieden Sie sich vom Dokumente schreddern

Anfang des Jahres sind, unter Ohren betäubendem Lärm, in vielen kleinen Unternehmen, bei Freiberuflern und Privatpersonen, wieder die Aktenvernichter heiß gelaufen und die Papiercontainer übergequollen. Der Grund: Mit dem Jahresende waren die Aufbewahrungsfristen für viele Rechnungen, Quittungen, aber auch andere Unterlagen abgelaufen. Das veranschaulicht: Überall befindet sich noch immer sehr viel Papier in Umlauf – mit negativen Folgen.

Diese Tatsache belegt eine aktuelle Umfrage des Dokumentenspezialisten Ephesoft. Demnach gehen Unternehmen zwar dazu über, ihre Prozesse zu automatisieren. Jedoch kommen sie bei der digitalen Transformation der Rechnungsverarbeitung und anderer Finanzdokumente nur langsam voran. 15 Prozent der Befragten gaben an, dass ihre Organisation vollständig papierlos arbeite, was bedeute, dass dies in 85 Prozent der Firmen nicht der Fall sei. Dabei sei ein Drittel der Unternehmen überwiegend papierlastig und noch weit von einer intelligenten Automatisierung entfernt. Lediglich 30 Prozent setzen Automatisierung in der Kreditorenbuchhaltung ein. Elf Prozent geben an, KI zu verwenden.

Papierbasierte Dokumentenbearbeitung ist ineffizient

Dies sorgt nicht für unnötiges Papieraufkommen, sondern auch für hohe Kosten. Denn bei durchschnittlichen Bearbeitungskosten von circa zwölf Euro pro Rechnung bremst ein Mangel an Automatisierung das Unternehmenswachstum, so Ephesoft. Moderne Automatisierung senke die Kosten oft um 80 Prozent oder mehr. Budget, das in andere Bereiche reinvestiert werden könne!

GetMyInvoices automatisiert die vorbereitende Buchhaltung. Dafür trägt unsere Lösung Rechnungen, Kontoauszüge und andere buchhaltungsrelevante Dokumente aus Tausenden verschiedenen Quellen zusammen. Die Spanne reicht von Onlineportalen über E-Mail-Postfächer bis hin zu Drittlösungen wie Rechnungserstellungstools. Außerdem lassen sich unterwegs anfallende Belege wie Quittungen über die Scan-App einfach erfassen und in die Cloud-Lösung hochladen. Sämtliche Dokumente können jederzeit über den Webbrowser verwaltet werden, wobei Informationen maschinell ausgelesen werden. Das Banking-Modul ermöglicht einen automatischen Abgleich von Kontotransaktionen mit Rechnungen. Darüber hinaus lassen sich die gewünschten Dokumente direkt in andere Lösungen wie die Buchhaltungssoftware oder an den Steuerberater weiterleiten.

Am besten digital von Anfang an

So verkürzt sich die Durchlaufzeit von Rechnungen & Co. Durch den Wegfall von Medienbrüchen wird die Buchhaltung weniger fehleranfällig. Belege, die digital vorliegen, können einfach konform zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) aufbewahrt werden. Denn es gibt keinen Grund mehr, sie auszudrucken. Gescannte Belege dürfen vernichtet werden, da die App die Anforderungen an ersetzendes Scannen erfüllt. Somit können einzelne Belege nach und nach gehäckselt werden und müssen nicht mehr in Massen am Jahresanfang in den Schredder. Dadurch lässt sich im Übrigen für Unternehmen auch der Datenschutz im Homeoffice noch wirksamer sicherstellen. Denn es gibt keine Zettel mehr, die einfach einsehbar in der Wohnung herumliegen. Ein weiterer Vorteil: Die Informationen bleiben – im Gegensatz zu bedrucktem Thermopapier – über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar.

Am besten ist es, möglichst von Anfang an digital zu arbeiten, also dafür zu sorgen, dass Papierbelege gar nicht erst anfallen. Um das zu erreichen, empfehlen wir Ihnen, Ihre Lieferanten, die Ihnen Rechnungen noch per Post zukommen lassen, formlos anzuschreiben und sie zu bitten, die Dokumente künftig digital zur Verfügung zu stellen. Dies ist zum Beispiel über ein Onlineportal oder per E-Mail möglich. Anschließend müssen Sie lediglich eine einmalige Einrichtung in GetMyInvoices vornehmen, dann übernimmt die Rechnungsmanagementlösung „den Rest“. Ihr Aktenvernichter kann vielleicht sogar für immer im Keller bleiben. Die Nachbarn freuen sich.

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