Warum die Digitalisierung des Rechnungsmanagements ein guter Vorsatz ist

In diesen Tagen, in denen traditionsgemäß weniger Arbeit anfällt oder Unternehmer eine Pause von der Arbeit einlegen, nutzen viele von ihnen die ruhigere Zeit, um das Jahr Revue passieren zu lassen und neue Pläne zu schmieden. Dabei sollten sie unbedingt das Rechnungsmanagement einbeziehen.

Denn der Umgang mit Rechnungen, Quittungen & Co. trägt zu einem großen Teil zum Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens bei. Das hat sich in diesem Jahr deutlich gezeigt, als viele Unternehmen ihre Mitarbeiter ohne lange Vorbereitungen ins Homeoffice geschickt haben. Wer seine Prozesse bereits digitalisiert und die Abläufe regelmäßig erprobt hatte, war klar im Vorteil: Die Mitarbeiter waren es gewohnt, außerhalb des Büros auf Dokumente zuzugreifen, diese zu bearbeiten und zu teilen. Andere Unternehmen haben digitale Prozesse „aus dem Boden gestampft“, sodass die Arbeit funktioniert hat. So hat die Digitalisierung in den Steuerberatungskanzleien laut aktuellem DATEV-Digitalisierungsindex „deutlich Fahrt aufgenommen“, wobei vor allem kleine Kanzleien aufgeholt haben. 69 Prozent der Kanzleien investierten 2020 in die Digitalisierung, mehr als die Hälfte steigerte im Vergleich zum Vorjahr das Investitionsvolumen. Dabei stand neben Hard- und Software vor allem die Einrichtung von Homeoffice-Arbeitsplätzen im Fokus. Dem Digitalisierungsindex zufolge können nun 94 Prozent der großen, 86 Prozent der mittleren und 65 Prozent der kleinen Kanzleien mobil auf ihre Daten zugreifen.

Automatisierung eröffnet mehr Potenzial

Abgesehen davon, dass das bei weitem noch immer nicht alle sind, ist das mobile Zugreifen auf Dokumente nur ein „Teil der Miete“ – eine lediglich partiell umgesetzte Digitalisierung. Zwar ist laut Digitalisierungsindex auch der Anteil der Kanzleien gestiegen, die ihren Mandanten eine Fernbetreuung anbieten oder etwa die Bereitstellung von Auswertungen auf einer gemeinsamen digitalen Plattform. Jedoch beträgt dieser Anteil lediglich 51 Prozent beziehungsweise 53 Prozent. Diesen Aufholbedarf bestätigt die aktuelle KPMG-Studie „Digitalisierung im Rechnungswesen“. Der Studie zufolge setzen die Unternehmen neuartige Technologien wie KI nur zögerlich ein. In den meisten Bereichen des Rechnungswesens sei die Nutzung von KI noch Zukunftsmusik. Dabei liegt genau hierin der Schlüssel, um die Vorteile der Digitalisierung auszuschöpfen. Denn KI ermöglicht Automatisierung – die Weiterverarbeitung der Dokumente ohne manuellen Aufwand.
Bezogen auf das Rechnungsmanagement können nicht nur Dokumente aus verschiedenen Quellen, zum Beispiel E-Mails, Online-Portale und Rechnungserstellungstools, automatisch in einer Cloud zusammengetragen werden, sodass berechtigte Nutzer von jedem Ort der Welt darauf zugreifen können. Auch lassen sich relevante Rechnungsinformationen wie Rechnungsnummer, Lieferant sowie Rechnungsbetrag ohne manuellen Aufwand auslesen und mit Daten, unter anderem von Kontoauszügen, abgleichen. Darüber hinaus können die benötigten Informationen automatisch in andere Anwendungen übertragen werden, beispielsweise in die Buchhaltungssoftware oder zum Steuerberater. Sie stehen dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden – und das durch die Vermeidung von Medienbrüchen nicht nur fehlerfreier als bei manuellen Prozessen, sondern auch nahezu in Echtzeit.

Noch mehr Automatisierung

Fortschrittliche Rechnungsmanagement-Lösungen beinhalten intelligente Algorithmen, die Konto- und Kreditkartenkartentransaktionen automatisch mit den dazugehörigen Rechnungen oder Belegen zuordnen. Dabei werden unter anderem die Beträge, der Lieferantenname sowie der Verwendungszweck miteinander verglichen. Anwender werden somit von einer weiteren aufwendigen manuellen Aufgabe bei der vorbereitenden Buchhaltung befreit, was mit einer zusätzlichen Zeitersparnis einhergeht.

Unterstützung bei der Digitalisierung des Rechnungsmanagements

Ein vollständig digitales Rechnungsmanagement beschleunigt also die Verarbeitung von Rechnungen, ohne dass dafür zusätzliche menschliche Ressourcen benötigt werden. Effizientes Cashflow-Management wird möglich und Vorteile wie Skonti lassen sich problemlos nutzen. Zudem haben Verantwortliche stets einen aktuellen Überblick über die finanzielle Situation – eine gute Basis für Entscheidungen.

Demzufolge wäre es ein vielversprechender guter Vorsatz für das neue Jahr, Digitalisierungsvorhaben im Rechnungsmanagement zu forcieren beziehungsweise begonnene Verfahren zu justieren. Dies eliminiert nicht nur Probleme in der Buchhaltung und mit dem Steuerberater, zum Beispiel aufgrund von fehlenden Belegen oder zu langen Durchlaufzeiten, sondern schafft auch Grundlagen, um eigentliche Businesspläne in die Tat umzusetzen.

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