Zeit sparen bei der Umstellung der Mehrwertsteuer

Die Regierungskoalition hat im Rahmen ihres Konjunktur- und Krisenbewältigungspakets verkündet, den Umsatzsteuersatz vom 1. Juli 2020 bis zum 31. Dezember 2020 von 19 Prozent auf 16 Prozent bzw. von sieben Prozent auf fünf Prozent abzusenken. Damit kommt plötzlich einiges an Arbeit auf Unternehmer in Deutschland zu. Doch was genau ist jetzt zu erledigen?

Stefan Genth, Hauptgeschäftsführer des Handelsverbands Deutschland, sagte dem ZDF zufolge der Deutschen Presse-Agentur, dass der Aufwand vergleichsweise hoch ist. Tatsächlich geht es um mehr als um das Umstellen der Kassensysteme, Ersetzen von Preisschildern oder das Überarbeiten von Rechnungsvorlagen. Eventuelle Updates für Buchhaltungssysteme und andere Softwarelösungen wie Shopsysteme, ERP-Systeme und Beschaffungsplattformen müssen installiert werden, sobald diese vorliegen und die Einstellungen nicht selbst vorgenommen werden können.

Umsatzsteuer ist ein vielschichtiges Thema

Das Thema der Umstellung der Mehrwertsteuer ist vielschichtig. So müssen die Unternehmer grundsätzlich erst einmal entscheiden, ob sie für ihre Produkte und Leistungen die Brutto- oder Nettopreise anpassen wollen. Dies ist nicht in allen Fällen einfach, da sorgfältig abgewogen werden sollte, zwischen der Gefahr, dass sich eine Erhöhung des Nettopreises negativ auf die Kundenbeziehungen auswirkt und dem Aufwand für die zweimalige Umstellung (zum 1. Juli 2020 und zum 1. Januar 2021). Darüber hinaus gilt es das Kaufverhalten zu berücksichtigen. So beklagen sich bereits jetzt Onlinehändler, dass Kunden bestellte Ware zurückgeben – in der Hoffnung, sie nach der Umsatzsteuersenkung günstiger zu erhalten.

Des Weiteren muss die Software angepasst werden. Dieser Prozess wiederum könnte vor allem für Unternehmer problematisch werden, die mit selbst programmierten Anwendungen oder Lösungen arbeiten, die über keine Funktionen zur Einstellung des gültigen Umsatzsteuersatzes verfügen und für die es keinen Support gibt. Sie sollten sich spätestens jetzt für ein aktuelles System wie eine gut gewartete Buchhaltungssoftware entscheiden. Der Vorteil: Die Anbieter kommunizieren proaktiv, wie Kunden die Änderungen umsetzen können, siehe z. B. im Blogbeitrag von FastBill und verfügen auch über Schnittstellen zu anderen Produkten. Dazu zählt auch unsere Lösung GetMyInvoices, die Rechnungen und andere Dokumente aus Tausenden Quellen automatisch abruft und dafür sorgt, dass diese automatisch archiviert und/oder zum Steuerberater weitergeleitet werden. Somit sparen Anwender wertvolle Zeit, die sie genau jetzt für viele andere Dinge benötigen.

Ressourcen für andere Aufgaben

Viele Unternehmer müssen nun auch Werbung, auf denen sie Preise angegeben haben, neu gestalten. Zudem gilt es, sich bei der Prüfung der ein- und ausgehenden Rechnungen umzustellen und sicherzugehen, dass der neue Umsatzsteuersatz vermerkt und korrekt angegeben ist. Falsche Rechnungen sollten zurückgewiesen und eine Korrektur beantragt werden. Wessen Buchhaltung über einfache Eingangs- und Ausgangsrechnungen hinausgeht, beispielsweise weil er auch Leasing- und/oder Mietverträge beansprucht oder anbietet, hat noch einigen Aufwand mehr. Er muss für eine Korrektur sorgen bzw. prüfen, ob der der Anbieter sich darum kümmert. Wer es mit Anzahlungen, Abomodellen und Gutscheinen zu tun hat, muss sich für seinen Fall ebenfalls detailliert informieren, wie er die vorübergehende Änderung korrekt umsetzt. So ist vor allem für Unternehmen mit komplexeren Abrechnungsmodellen empfehlenswert, ihren Steuerberater zu konsultieren. Dies gibt nicht nur Sicherheit, sondern spart ebenfalls Zeit und Nerven. Denn Korrekturen sind zeit- und kostenintensiv.

Übrigens: Unsere Preise verstehen sich zuzüglich Umsatzsteuer. Das heißt, dass Sie von der Senkung der Umsatzsteuer 1:1 profitieren.