Staples & HelloHQ
Automatischer Dokumentenfluss von Staples zu HelloHQ
Neue Rechnungen aus Staples werden von GetMyInvoices automatisch erkannt, heruntergeladen und an HelloHQ weitergeleitet.
Warum Staples mit HelloHQ verbinden?
GetMyInvoices verbindet sich mit Ihrem Staples-Konto, holt Ihre Rechnungen und Belege automatisch ab und übergibt sie buchungsfertig an helloHQ. Sie müssen sich nicht mehr manuell bei Staples einloggen, und Ihre Belege landen direkt dort, wo Ihre Buchhaltung mit helloHQ arbeitet. Eine Verbindung deckt jedes Staples-Konto und jeden wiederkehrenden Abrechnungszeitraum ab.
- Automatische Abholung nach HelloHQ: Staples einmal verbinden, nie wieder für eine Rechnung einloggen.
- Buchungsfertig in HelloHQ: das PDF samt den strukturierten Daten, die Ihre Buchhaltung braucht.
- Auch für viele Konten: Agenturen, IT-Dienstleister und Steuerkanzleien verwalten alle Konten zentral in einem Dashboard.
Über 20.000 Unternehmen vertrauen GetMyInvoices
Von Staples nach HelloHQ automatisch
Sobald Staples verbunden ist, laufen drei Dinge automatisch, damit Ihre Rechnungen ohne manuelle Arbeit in HelloHQ ankommen.
Holt jede Staples-Rechnung
GetMyInvoices meldet sich planmäßig bei Staples Cloud und Robot an und lädt jede neue Rechnung für Sie herunter, einschließlich älterer Rechnungen, die noch in Ihrem Konto verfügbar sind.
Erfasst die Daten, nicht nur das PDF
Jede Rechnung wird ausgelesen, sortiert und mit strukturierten Feldern wie Rechnungsnummer, Datum, Netto, Brutto und Umsatzsteuer angereichert und anschließend GoBD-konform archiviert.
Übergibt Ihre Rechnungen an HelloHQ
Rechnungen und ihre Daten werden nach HelloHQ exportiert, bereit zur Buchung durch Ihre Steuerberatung. Kein Abtippen, keine fehlenden Belege.
Zahlen, die für sich sprechen
Vom Staples-Login zu HelloHQ in vier Schritten
Einmal einrichten. Danach findet jede Staples-Rechnung von allein ihren Weg in HelloHQ.
- 1
Staples-Konto verbinden
Fügen Sie Staples in GetMyInvoices hinzu und geben Sie Ihren Login einmal ein. Die Verbindung wird sicher gespeichert und nur genutzt, um Ihre Rechnungen abzuholen.
- 2
Rechnungen werden automatisch abgeholt
GetMyInvoices meldet sich planmäßig für Sie an und lädt jede neue Staples-Rechnung als PDF samt strukturierten Daten. Kein manuelles Einloggen nötig.
- 3
Daten werden für die Buchung aufbereitet
Jede Rechnung wird sortiert, geprüft und mit den Feldern angereichert, die Ihre Buchhaltung braucht, anschließend GoBD-konform archiviert.
- 4
Export nach HelloHQ
Rechnungen und ihre Daten werden nach Ihrem Export-Rhythmus nach HelloHQ übergeben, bereit zur Buchung durch Ihre Steuerberatung.
Ihr Staples-Login bleibt geschützt
Vom Staples-Login bis zum HelloHQ-Export behandeln wir Ihre Zugangsdaten und Ihre Rechnungen entsprechend.
Verschlüsselt, oder ganz ohne Passwort
Ihr Staples-Login wird verschlüsselt gespeichert und ist für Mitarbeitende von GetMyInvoices nicht einsehbar. Sie möchten kein Passwort hinterlegen? Dann holen Sie Ihre Staples-Rechnungen stattdessen per E-Mail über ein eigenes GetMyInvoices-Postfach herein.
Gehostet in Deutschland, DSGVO
GetMyInvoices ist DSGVO-konform und wird in Deutschland gehostet. Alle Daten werden über HTTPS übertragen.
GoBD-konformes Archiv
Jede Staples-Rechnung wird GoBD-konform archiviert, das Originaldokument bleibt neben seinen Daten erhalten.
Über Staples & HelloHQ
Staples
Staples ist ein Anbieter für Bürobedarf und Büroausstattung. Beim Einkauf entstehen regelmäßig Rechnungen, die in die Buchhaltung übernommen werden müssen. Gerade bei diesen wiederkehrenden Bestellungen lohnt sich automatisierte Rechnungsverarbeitung besonders.
HelloHQ
HelloHQ ist die Integration, die Ihre Staples-Rechnungen und Belege empfängt. GetMyInvoices lädt sie automatisch herunter und übergibt sie buchungsfertig — kein manuelles Herunterladen mehr nötig.
GetMyInvoices sitzt zwischen Staples und HelloHQ: Die Software lädt die Rechnung bei Staples herunter und übergibt sie buchungsfertig an HelloHQ.
Häufige Fragen zu Staples, HelloHQ und GetMyInvoices
Verbinden Sie Ihr Staples-Konto einmal in GetMyInvoices. Ab dann meldet sich GetMyInvoices planmäßig für Sie an und holt jede neue Rechnung als PDF samt strukturierten Daten, ohne dass Sie die Staples-Konsole erneut öffnen.
Ihre Staples-Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert und sind für Mitarbeitende von GetMyInvoices nicht einsehbar. Sie werden ausschließlich genutzt, um Ihre Rechnungen abzuholen. GetMyInvoices ist DSGVO-konform, wird in Deutschland gehostet und überträgt alle Daten über HTTPS.
Funktioniert ein Login nicht mehr, etwa nach einer Passwortänderung, markiert GetMyInvoices die Verbindung in Ihrem Dashboard und benachrichtigt Sie. Sie aktualisieren die Zugangsdaten einmal, und die automatische Abholung läuft weiter.
Ja. Sie können mehrere Staples-Cloud- und Robot-Konten verbinden und über ein einziges GetMyInvoices-Dashboard verwalten. Das ist für Agenturen, IT-Dienstleister und Steuerkanzleien mit vielen Mandaten gemacht.
Nach HelloHQ und in mehr als 50 weitere Integrationen wie Lexware Office, sevdesk, Addison, Google Drive und Dropbox. Sie können außerdem in Formaten wie CSV, ZUGFeRD und X-Rechnung exportieren. Ihre Staples-Rechnungen kommen buchungsfertig in dem Tool an, das Ihre Buchhaltung nutzt.
GetMyInvoices archiviert Ihre Staples-Rechnungen GoBD-konform und bewahrt das Originaldokument neben den ausgelesenen Daten auf. GoBD-konform bedeutet nicht GoBD-zertifiziert. Klären Sie die Details für Ihren Fall bitte mit Ihrer Steuerberatung.
Nein. Sie können Ihre Staples-Rechnungen sofort in GetMyInvoices abholen und organisieren. Der HelloHQ-Export steht bereit, sobald Sie oder Ihre Steuerberatung HelloHQ verbinden. Alles andere funktioniert auch ohne.
Neben dem Original-PDF erfasst GetMyInvoices die strukturierten Felder wie Rechnungsnummer, Datum, Netto- und Bruttobetrag sowie Umsatzsteuer und übergibt sie an HelloHQ, damit Ihre Steuerberatung ohne Abtippen buchen kann.
Bereit, Ihre Staples-Rechnungen zu automatisieren?
Testen Sie GetMyInvoices unverbindlich und holen Sie Ihre Staples-Rechnungen automatisch ab, direkt nach HelloHQ.