Alle Belege an einem Ort
When I Work-Rechnungen automatisch herunterladen
GetMyInvoices lädt automatisch Rechnungen von When I Work herunter. So sparen Sie Zeit und behalten alle Belege stets im Überblick.
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Über 20.000 Unternehmen vertrauen GetMyInvoices
Das macht GetMyInvoices für When I Work
Schluss mit manuellem Herunterladen
Sie müssen sich nicht mehr in Ihr When I Work-Konto einloggen, um Rechnungen zu suchen, das übernimmt GetMyInvoices für Sie.
Alle Belege griffbereit
Alle When I Work-Belege liegen zentral, durchsuchbar und mit Tags versehen an einem Ort. So findet Ihr Team jeden Beleg in Sekunden, nichts geht verloren.
Nahtlos in die Buchhaltung
Ihre Belege fließen automatisch in DATEV, Lexware Office oder Ihre Cloud. Ihre Buchhaltung bleibt aktuell, ganz ohne manuelles Weiterleiten.
Wer GetMyInvoices mit When I Work nutzt
Gastgewerbe, Events & Freizeit
Die Schicht ist vorbei, die Küche wird geputzt, und die Rechnung für das When I Work Abonnement landet still im Postfach der Restaurantleitung – zwischen Lieferantenmails und Reservierungsanfragen geht sie schnell unter. Gerade in Betrieben mit wechselnden Schichtleitern weiß am Monatsende oft niemand genau, wer welche Abrechnung zuletzt gesehen hat. Fehlt der Beleg, wenn der Steuerberater die Buchhaltung für den Monatsabschluss zusammenstellt, beginnt die Suche in mehreren Postfächern gleichzeitig. Mit automatisch abgerufenen Rechnungen aus dem When I Work Konto ist dieser Beleg immer dort, wo die Buchhaltung ihn erwartet, unabhängig davon, wer zuletzt die Dienstpläne verwaltet hat.
Jetzt mit der Belegautomatisierung für Gastgewerbe, Events & Freizeit starten
Handel & E-Commerce
Fünf Filialen, fünf Store Manager, und jeder bucht die Kassenkräfte über dasselbe When I Work Konto ein – die Abrechnung dafür läuft aber zentral über die Zentrale, die von den einzelnen Standorten oft erst auf Nachfrage die nötigen Unterlagen bekommt. Wenn am Monatsende die Kostenstellen den einzelnen Filialen zugeordnet werden müssen, fehlt genau dieser eine Beleg, der irgendwo im Postfach eines Filialleiters liegt. Das kostet Zeit, die die Buchhaltung mit Nachfragen statt mit Kontenabstimmung verbringt. Wird die Rechnung automatisch aus dem Portal geholt und weitergeleitet, liegt sie zuverlässig vor, bevor die Filialabrechnung überhaupt beginnt.
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HR, Lohnabrechnung & Freelancer-Plattformen
Die Personalabteilung nutzt When I Work, um Stundenzettel und Arbeitskosten für die Lohnabrechnung nachvollziehbar zu machen, doch die Rechnung für das Tool selbst wird oft von einer ganz anderen Person verwaltet als die Gehaltsdaten. Genau diese Trennung führt dazu, dass am Ende des Abrechnungszyklus jemand in der Buchhaltung nachfragen muss, ob der aktuelle Beleg schon vorliegt oder erst noch angefordert werden muss. Bei mehreren Abonnements für unterschiedliche Standorte oder Teams wird diese Nachfrage schnell zur Routineaufgabe, die von den eigentlichen Lohnläufen ablenkt. Läuft der Rechnungsabruf automatisch im Hintergrund, steht der Beleg pünktlich zur Verfügung, ohne dass jemand aus dem HR-Team dafür extra angeschrieben werden muss.
Jetzt mit der Belegautomatisierung für HR, Lohnabrechnung & Freelancer-Plattformen startenSo funktioniert's
When I Work-Konto verbinden
Verbinden Sie Ihr When I Work-Konto einmal mit GetMyInvoices, ab dann läuft der Abruf automatisch.
Gut zu wissen
- Melden Sie sich mit Ihren gewohnten Zugangsdaten an.
- Sie können mehrere Konten dieses Portals separat verbinden.
- Ihre Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert und sind für GetMyInvoices-Mitarbeiter nicht einsehbar. Sie entscheiden selbst, ob Sie Ihr Passwort in GetMyInvoices speichern. Bei vielen Portalen funktioniert der Abruf auch ohne hinterlegtes Passwort.
Rechnungen kommen automatisch rein
GetMyInvoices prüft Ihr When I Work-Konto regelmäßig und lädt alle verfügbaren Rechnungen automatisch herunter.
Gut zu wissen
- Alle verfügbaren Rechnungen und Belege werden erfasst.
- Den Abrufintervall bestimmen Sie selbst.
- Bereits erfasste Dokumente werden nicht doppelt heruntergeladen.
An die Buchhaltung weiterleiten
Ihre When I Work-Belege gehen an die Buchhaltungslösung Ihrer Wahl.
Gut zu wissen
- Kompatibel mit DATEV, Lexware Office und weiteren Buchhaltungslösungen.
- Den Export-Rhythmus legen Sie unabhängig vom Abruf fest.
- Beim Export übergeben Sie wahlweise die Datei oder die Datei inklusive Metadaten.
Zahlen, die für sich sprechen
Häufig kombiniert mit
Über When I Work
When I Work ist eine Software für Personalplanung und Zeiterfassung, über die auch Rechnungen für genutzte Abonnements anfallen. Diese müssen regelmäßig für die Buchhaltung erfasst werden. Automatisiertes Herunterladen erspart Ihnen das manuelle Suchen und Sammeln dieser Belege.
Häufige Fragen zu When I Work und GetMyInvoices
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