GetMyInvoices-Studie deckt großes Verbesserungspotenzial beim Rechnungsmanagement auf

Dienstag, 16. März 2021

Lübeck. Kleine und mittlere Unternehmen in Deutschland stehen Technologien zur Vereinfachung des Rechnungsmanagements zwar aufgeschlossen gegenüber, schöpfen aber insbesondere deren Potenzial zur Automatisierung von Arbeitsschritten noch nicht aus. Das ist ein zentrales Ergebnis der Rechnungsmanagement-Studie 2021 von Software-Anbieter GetMyInvoices in Kooperation mit FastBill, Entwickler der gleichnamigen Buchhaltungssoftware. An der Online-Befragung haben 323 Unternehmen teilgenommen.

Insgesamt 76 Prozent der Firmen gaben an, von überall auf ihre Buchhaltung zugreifen zu können. „Das bedeutet, dass Belege digitalisiert werden und in dieser Form vorliegen“, sagt Björn Kahle, COO von fino, dem Anbieter von GetMyInvoices. Er ergänzt: „Unternehmen versuchen, Vorteile aus der Digitalisierung zu schöpfen.“ Dafür spricht auch, dass 59 Prozent der befragten Unternehmen Software verwenden, die Dokumente automatisch zusammenträgt sowie weiterleitet, und das Gros seine Rechnungen per Online-Banking (66 Prozent) oder Software (17 Prozent) bezahlt. Zugleich jedoch ergab die Studie, dass Verantwortliche noch immer unnötig viel Zeit für die Bearbeitung von Rechnungen aufwenden.

Viel Arbeit und viele Fehler

Der größte Anteil der Studienteilnehmenden (39 Prozent) benötigt elf bis 19 Stunden pro Monat für die Bearbeitung von Rechnungen. Bei zehn Prozent sind es sogar 20 bis 50 Stunden. 29 Prozent teilten mit, dass dieser Arbeitsschritt sie zwei bis zehn Stunden koste. Nur 20 Prozent schaffen die Aufgaben in weniger als zwei Stunden. Dabei empfinden 41 Prozent das Suchen von Rechnungen, 28 Prozent das Erfassen von Informationen aus Belegen und elf Prozent das Weiterleiten der Belege als besonders zeitintensiv. Viele Unternehmen müssen Kassenbelege verbuchen – beim größten Anteil (47 Prozent) sind es monatlich zwischen elf und 20 Exemplare. Bezüglich Rechnungen gaben 45 Prozent an, dass sie den Hauptteil der Dokumente verwalten, indem sie analoge Rechnungen einscannen; 15 Prozent drucken digitale Rechnungen aus und heften sie ab. „Das hat uns sehr überrascht“, verrät Björn Kahle und hält fest: „Das bedeutet großes Verbesserungspotenzial. Denn diese Tätigkeiten verschlingen nicht nur Zeit, sondern sind auch stark fehlerbehaftet.“

Die Erhebung bestätigt diese Fehleranfälligkeit. Beispielsweise ist bei 38 Prozent der Studienteilnehmenden ein Kassenbeleg gelegentlich nicht mehr auffindbar oder lesbar, wenn er gebraucht wird. Bei 20 Prozent geschieht dies häufig und bei fünf Prozent sogar sehr oft. Dabei rangieren unter den fehlenden Belegen, die Steuerberater nachfordern, Quittungen mit 25 Prozent auf dem letzten Platz. Meist fehlen Belege aus Online-Portalen (47 Prozent), gefolgt von analogen Dokumenten (28 Prozent). Insgesamt steht für die Hälfte der Teilnehmenden das Nachreichen von Belegen auf der Agenda.

So kommt es auch zu Pannen bei der Bezahlung von Rechnungen. Während 39 Prozent der befragten Unternehmen ihre Rechnungen innerhalb von vier Tagen bezahlen und 37 Prozent hierfür fünf bis zehn Tage benötigen, verpassen 21 Prozent regelmäßig Fristen, zum Beispiel für Skonto oder das Zahlungsziel, weil die Prozesse zu lange dauern. „Hier besteht eindeutig Nachbesserungsbedarf, der sich durch Automation der Arbeitsschritte einfach decken lässt“, so Björn Kahle.

GetMyInvoices unterstützt Unternehmen systematisch

Zwei Hauptgründe, warum dies bisher noch nicht erfolgt ist, liegen darin, dass kleine und mittlere Unternehmen oft keine Kenntnisse über entsprechende Lösungen haben (32 Prozent) oder nicht über die Zeit verfügen, um sich damit zu beschäftigen (26 Prozent). „Das ist eine sehr interessante Erkenntnis für uns“, schlussfolgert Moritz Wagner, Head of Sales bei GetMyInvoices. „Wir werden deshalb künftig noch mehr Aufklärungsarbeit dazu leisten, wie unsere Software unterstützt, und Unternehmen bei ihren Schritten zur Automatisierung des Rechnungsmanagements systematisch an die Hand nehmen.“ Um dem erhöhten Bedarf an Informationen gerecht zu werden, wurden in einem ersten Schritt bereits die kostenlosen Online-Schulungen aufgestockt. Zudem soll die Zusammenarbeit mit Steuerberatern weiter ausgebaut werden.

Über GetMyInvoices:

GetMyInvoices ist eine digitale Rechnungsmanagement-Software zur Vereinfachung und Beschleunigung der vorbereitenden Buchhaltung. Die Lösung ruft Rechnungen und andere Dokumente aus Tausenden Quellen automatisch ab. Dazu zählen mehr als 10.000 Online-Portale, E-Mail-Postfächer, Cloudspeicher und Drittlösungen wie Rechnungserstellungstools. Papierbelege lassen sich über eine Scan-App komfortabel erfassen. Dabei liest GetMyInvoices relevante Rechnungsinformationen automatisch aus. Somit befinden sich sämtliche Belege und Rechnungsinformationen sicher an einem Ort. Von dort lassen sie sich – unter Einhaltung individueller Workflows – bequem an den Steuerberater, in Buchhaltungssoftware, Dokumentenmanagement-Systeme und weitere Anwendungen übertragen. Anwender sparen Aufwand und Zeit, effizientes Cashflow-Management wird möglich.

Weitere Informationen: www.getmyinvoices.com

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GetMyInvoices ist eine Lösung für cloudbasiertes Rechnungsmanagement, die insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen adressiert.

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