So sparen Sie bis zu 80 Prozent Arbeit bei der Buchhaltung

Buchhaltung ist sehr zeitaufwendig, kostet Geld und Nerven. Vor allem in kleinen und mittleren Unternehmen macht sich der Verwaltungsaufwand bemerkbar – nicht nur im Office Management. Eine Studie von Sage zeigte, dass deutsche Unternehmen 2019 3,9 Prozent ihrer Zeit mit unproduktiven administrativen Tätigkeiten verbrachten, was Einbußen von rund 30 Milliarden Euro entspricht – 6,4 Prozent mehr als im Vorjahr. Dabei haben das manuelle Nachverfolgen noch nicht bezahlter Rechnungen und die allgemeine Rechnungsbearbeitung einen Großteil der Kapazitäten gebunden. Solch einen Produktivitätsverlust kann sich auf Dauer niemand leisten.

Konkret kostet die manuelle Verarbeitung einer papierbasierten Rechnung bis zu 20 Euro. Diese Summe setzt sich zusammen aus Kosten für Porto, Papier, Drucker, Toner, Lager- und Transport- sowie Personalkosten. Letztere sind oft sehr hoch, da die papierbasierte Bearbeitung aus vielen fehleranfälligen und zeitintensiven Arbeitsschritten besteht. Dazu zählen das manuelle Übertragen von Rechnungsinformationen in die Buchhaltungssoftware, Berichtigungen sowie das Suchen von Belegen. Hinzu kommt eine lange Durchlaufzeit, was wiederum dazu führt, dass Unternehmen Skonto nicht nutzen können. Diese Nachteile gelten im Übrigen auch für Rechnungen, die zunächst elektronisch per E-Mail oder über ein Kundenportal eintreffen, aber dann zur Weiterverarbeitung fälschlicherweise ausgedruckt werden.

Buchhaltung automatisieren

Diese Kosten – und Aufwände – lassen sich jedoch zum Glück durch Automatisierung um ein Vielfaches reduzieren. Die e-invoicing journey 2019-2025 von Billentis zum Beispiel legt dar, dass eine automatisierte Rechnungsverarbeitung im Vergleich zu einer konventionellen papierbasierten in den meisten Fällen zu Kosteneinsparungen von 60 bis 80 Prozent führen kann. Damit Sie möglichst schnell von den Einsparungen profitieren können, haben wir vier Tipps:

1. Rechnungseingang automatisieren
   Lassen Sie Ihre Rechnungen aus Online-Portalen und E-Mail-Postfächern automatisch von einer Software abrufen und nutzen Sie zusätzlich eine Scan-App, um papierbasierte Belege zu digitalisieren! So können Sie per Touch sowohl Rechnungen digitalisieren als auch andere Belege scannen. Keine Dokumente gehen mehr verloren.
2. Dokumentenarchiv nutzen
   Für das Dokumentenmanagement können Sie eine Dokumentenmanagement-Software (umgangssprachlich: DMS-System) verwenden. Sie müssen jedoch nicht zwangsläufig darin investieren. Auch ein sicheres, zeitgemäßes Archiv sorgt dafür, dass sämtliche Rechnungen an einem Ort übersichtlich zur Verfügung stehen, mit Tags verwaltet werden können, und sich einfach per Volltextsuche finden lassen.
3.  Rechnungen automatisch weiterleiten
   Verbinden Sie das Dokumentenarchiv mit den Lösungen, die Ihre Rechnungen und Quittungen weiterverarbeiten! Das kann eine Buchhaltungslösung sein, aber auch das System, das Ihr Steuerberater verwendet.
4. Workflows einrichten
   Wenn Sie die Buchhaltung digitalisieren wollen, müssen Sie auch digitale Prozesse einrichten, die zu Ihrer Unternehmensstruktur passen. Dazu zählen Abläufe wie die Rechnungsfreigabe, Rechnungsprüfungen oder das Automatisieren von Zahlungen.

Die Umsetzung ist im Übrigen einfach. Mit GetMyInvoices lassen sich alle Schritte ohne großen Aufwand realisieren.

Fazit

Konventionelles Rechnungsmanagement, das viel Zeit und Nerven kostet, hat im digitalen Zeitalter ausgedient. Nutzen Sie die Vorteile der Digitalisierung und automatisieren Sie einen Großteil Ihrer Buchhaltung! Sparen Sie bis zu 80 Prozent der Kosten für die Rechnungsbearbeitung und investieren Sie die Ressourcen in die Wertschöpfung! Davon haben Sie mehr.

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