Typische Fehler beim Schreiben einer Rechnung und wie sie vermieden werden

Dienstag, 7. Juli 2020 | 0 Kommentare

Gerade, wenn Sie mit der Gründung Ihres Business ganz am Anfang stehen, kann es, was die Buchhaltung angeht, häufig zu kleinen Fehlern kommen. Die wenigsten Selbstständigen und Freelancer sind schließlich Buchhaltungsexperten.

Vor allem beim Schreiben der ersten Rechnung entstehen zu Beginn der Selbstständigkeit oftmals Fehler, die ärgerlich sind und eigentlich vermieden werden können. In diesem Artikel möchten wir Ihnen typische Fehler bei der Rechnungserstellung vorstellen, sodass Ihnen diese kleinen Missgeschicke gar nicht erst widerfahren bei Ihrer Buchhaltung.

Der Steuersatz ist falsch oder fehlt

Einer der typischen Fehler ist der Steuersatz. Fallen Sie in die Kleinunternehmerregelung und verdienen nur bis zu 22.000 € jährlich mit Ihrer selbstständigen Tätigkeit, können Sie den Steuersatz ganz weglassen. Als Kleinunternehmer sind Sie nicht umsatzsteuerpflichtig.

Wichtig hierbei ist, dass Sie den Zusatz für Kleinunternehmer auf Ihrer Rechnung unbedingt vermerken, um Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden. Ein einfacher Satz, wie der folgende reicht aus: „Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) wird Umsatzsteuer nicht berechnet.“

Liegen Ihre Einkünfte bei über 22.000 € im Jahr, müssen Sie die Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen. Im Vorfeld sollten Sie sich sicher sein, welcher Steuersatz bei Ihnen greift. Die Umsatzsteuer liegt in Deutschland bei entweder 7 % oder 19 %.

Informieren Sie sich bei Berufsverbänden Ihrer Branche oder einem Steuerberater nach dem Steuersatz, der für Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung gilt, damit Sie Ihn korrekt auf Ihrer Rechnung ausweisen und Ihnen kein Fehler unterläuft!

Auf der Rechnung enthalten sein müssen also dementsprechend der Nettobetrag, der darauf eventuell entfallende Steuerbetrag sowie der Steuersatz und der Bruttobetrag.

Achtung: In Deutschland werden die Umsatzsteuersätze aufgrund der durch das Coronavirus verschlechterten wirtschaftlichen Lage von 19 % auf 16 % und von 7 % auf 5 % gesenkt. Dies gilt ab dem 1. Juli bis vorerst 31. Dezember 2020.

Fehler bei den Anschriften

Zu den gesetzlichen Angaben, die auf einer Rechnung enthalten sein müssen, um als rechtsgültig zu gelten, gehören auch die Anschrift des Leistungserbringers und die Anschrift des Leistungsempfängers.

Fragen Sie Ihren Kunden also unbedingt nach seiner Adresse bzw. der Firmenanschrift und verwenden Sie diese bei der Rechnungsstellung. Gehen Sie außerdem sicher, dass Ihre Adresse auf der Rechnung zu finden und korrekt ist.

Ihre Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Viele Unternehmer machen den Fehler, die Steuernummer bzw. die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf der Rechnung zu vergessen. Diese muss laut deutschem Gesetz aber aufgeführt werden.

Versenden Sie Ihre Rechnung an einen Kunden mit Sitz in Deutschland, können Sie sich aussuchen, ob Sie Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf der Rechnung angeben. Eine der beiden Nummer muss in jedem Fall auf dem Dokument zu finden sein.

Für Rechnungen, die Sie an Kunden in das EU-Ausland stellen, benötigen Sie in bestimmten Fällen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Die Umsatzsteuer-ID ist erforderlich, wenn Sie als umsatzsteuerpflichtiger Regelunternehmer eine Rechnung an einen anderen Regelunternehmer ins EU-Ausland ausstellen, also für B2B-Geschäfte.

Daten fehlen oder sind falsch datiert

Ein weiterer typischer Fehler, der bei der Erstellung der Rechnung passieren kann, ist das Weglassen der Daten bzw. die Angabe von inkorrekten Daten. Daten, die auf der Rechnung erscheinen müssen, sind folgende:

  • Ausstellungsdatum
  • Datum der Leistungserbringung/Leistungszeitraum

Fehlen diese Daten, gilt die Rechnung nicht als rechtskonform. Außerdem kann sich Ihr Kunde weigern, die Rechnung zu bezahlen, solange diese beiden Daten fehlen oder falsch sind.

Rechnungsnummer ist nicht fortlaufend oder falsch

Ihre Rechnungen müssen eindeutig identifizierbar sein, deshalb müssen sie mit fortlaufenden Rechnungsnummern versehen sein. Keine Ihrer Rechnungsnummern darf doppelt vergeben werden, die Nummer muss eindeutig erkennbar sein und einer fortlaufenden Abfolge entsprechen, um sicherzustellen, dass jede Ihrer Rechnungen einmalig ist. Nur mit fortlaufender Nummer ist eine Rechnung zulässig.

Vor dem Senden sorgfältig prüfen

Bevor Sie die Rechnung an Ihren Kunden senden, sollten Sie das Dokument sorgfältig prüfen und besonders darauf achten, dass alle gesetzlichen Pflichtangaben enthalten sind und, ob sich eventuell kleine Rechtschreibfehler eingeschlichen haben. Erst nach eingehender Prüfung sollten Sie die Rechnung an den Empfänger schicken.

Fehler auf Rechnungen mit einer Buchhaltungssoftware vermeiden

Diese kleinen Fehler sind ärgerlich, vor allem aus dem Grund, da sie eigentlich vermeidbar sind und nicht passieren müssen. Gerade Flüchtigkeitsfehler passieren schnell, können aber steuerliche Konsequenzen nach sich ziehen, die Sie nicht unterschätzen sollten.

Mit einem Rechnungsprogramm vermeiden Sie Fehler, die sich ohne eine automatische Software einschleichen können. Die meisten Rechnungstools bieten rechtskonforme, vorgefertigte Rechnungsvorlagen, die alle Pflichtangaben enthalten.

Das Rechnungsprogramm Debitoor lässt sich darüber hinaus mit Ihrem GetMyInvoices-Account verbinden. Richard Oehmig-Kuhn, der bei Debitoor als Country Manager für die Länder Deutschland, Österreich und die Schweiz zuständig ist, sagt über die Schnittstelle zu GetMyInvoices:

Richard Oehmig-Kuhn, Country Manager bei Debitoor

„Wir freuen uns sehr, dass wir mit GetMyInvoices einen zuverlässigen Partner gewonnen haben, mit dem unsere Kunden ihre Buchhaltung noch einfacher gestalten können. Dank der Schnittstelle werden Eingangsrechnungen von GetMyInvoices automatisch zu Debitoor übertragen und zu jeder Ausgabe angelegt. Auf diese Weise sind alle Eingangsrechnung an einem Ort abgelegt und die Buchhaltung bleibt sauber und überschaubar.“

 

Über Debitoor:
Debitoor ist eines der führenden Rechnungsprogramme und richtet sich vor allem an Freelancer, Freiberufler, Kleinunternehmer und Selbstständige. Das Unternehmen wurde 2012 gegründet und die Software wird inzwischen in mehr als 30 Ländern genutzt. Debitoor zeichnet sich durch ein simples Interface, automatisierte Funktionen und einen intuitiven Workflow aus.

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