La contabilidad requiere mucho tiempo, cuesta dinero y puede resultar agotadora. El esfuerzo administrativo se nota sobre todo en las pequeñas y medianas empresas, no solo en las oficinas. Un estudio llevado a cabo por Sage demuestra como, en 2019, las empresas alemanas invirtieron un 3,9% de su tiempo en tareas administrativas pocos productivas. Esto implica una perdida de alrededor de 30 mil millones de Euros – es decir, un 6,4% más con respecto al año pasado. El seguimiento manual de facturas impagadas, así como el procesamiento general de facturas, impiden gran parte del desarrollo de otras capacidades. A la larga, nadie puede permitirse esta gran perdida de productividad.
Para ser específicos, el proceso manual de facturas en papel cuesta alrededor de 20€. Este precio incluye costes de envío, folios, impresión, tóner, gastos de almacenamiento, transporte y gastos de personal. Este último suele ser bastante alto, ya que el procesamiento de facturas en papel requiere mucho tiempo y mucho trabajo, además de ser propenso a errores. Las tareas incluyen la copia manual de información de factura en el software de contabilidad, correcciones y búsqueda de documentos. Asimismo, el largo tiempo de rendimiento lleva a que las empresas no puedan aprovechar los descuentos por pago anticipado. Todas estas desventajas también se aplican en el caso de facturas recibidas en formato electrónico, ya sea por email o a través de algún portal del cliente, que luego se imprimen erróneamente para su posterior procesamiento.
Contabilidad automatizada
Afortunadamente es posible reducir los gastos y el esfuerzo gracias a la automatización. El viaje de facturación electrónica 2019-2025 de Billentis, por ejemplo, muestra que el procesamiento automatizado de facturas, a diferencia de la forma convencional en papel, puede conducir a un ahorro de costes del 60 al 80 por ciento en la mayoría de los casos. Para asegurarnos de que puedas beneficiarte de este ahorro cuanto antes, tenemos 4 consejos para ti:
- Automatizar la recepción de facturas
Permite que un software recupere tus facturas desde portales en línea y buzones de correo electrónico automáticamente y ¡Utiliza la Scan App para digitalizar tus recibos en papel! De esta manera podrás digitalizar tus facturas así como escanear otros documentos simplemente con un dedo.
- Utilizar un archivo de documentos
Puedes utilizar un software de gestión de documentos (conocido como sistema DMS) para gestionar todos tus documentos, aunque no tienes porque invertir en uno. Un archivo moderno y seguro garantiza igualmente que todas las facturas estén disponibles de forma transparente en una única ubicación, puedan categorizarse y puedan encontrarse fácilmente mediante la búsqueda de texto.
- Reenviar facturas automáticamente
¡Enlaza tu archivo de documentos a las soluciones que procesan tus facturas y recibos! Podrían ser una solución contable o incluso el sistema utilizado por tu gestor.
- Crear flujos de trabajo
Si deseas digitalizar tu contabilidad, deberás también crear procesos digitales compatibles con la estructura de tu empresa. Estos incluyen procesos como aprobación y verificación de facturas o automatización de pagos.
De todas formas, la implementación es bastante sencilla. Los pasos a realizar pueden llevarse a cabo sin esfuerzo con GetMyInvoices.
El resultado final
La gestión de facturas convencional, que cuesta mucho tiempo y resulta agobiante, se ha vuelto obsoleta en la era digital. Aprovecha de las ventajas que brinda la digitalización y ¡Automatiza gran parte de tu contabilidad! Ahorra hasta un 80% de los costes relativos al procesamiento de facturas e ¡Invierte esos recursos en procesos de valor añadido! Esto podría resultar mucho más beneficioso para ti.
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