Automatización de flujos de trabajo

Es hora de que experimentes el enfoque de cuentas por pagar digitalizado y automatizado para minimizar el trabajo manual, reducir los errores y lograr una mejor comprensión de los gastos y ganancias de la empresa.

El camino a seguir es un sistema de facturación sólido para importar datos de varios sistemas, procesarlos a través de tus sistemas de contabilidad, automatizar el flujo de trabajo de procesamiento de facturas, flujos de trabajo de aprobación cuando sea posible y enviarlos a sistemas de terceros.

En este artículo, explicamos el procesamiento automatizado de facturas para que puedas obtener una comprensión más clara de cómo funciona y los beneficios de la automatización.

El procesamiento automatizado de facturas ayuda a integrar fácilmente los datos de varias facturas de la empresa y los transfiere a los sistemas de contabilidad o a una carpeta segura según tus necesidades con unos pocos clics.

El procesamiento de pagos para el departamento de contabilidad de cualquier empresa es exhaustivo y caótico, como la gestión de facturas en papel, PDF, correos electrónicos, etc. La actualización manual de datos de la factura en el sistema genera discrepancias, falta de documentos y pérdida de tiempo.

Los tres pasos involucrados en el procesamiento de facturas son los siguientes:

• Escanear la factura física
• Decodificar los datos de la factura según el cumplimiento
• Introducir los detalles de la factura en el sistema de contabilidad

El software de procesamiento de facturas se realiza a través del OCR basado en reglas (reconocimiento óptico de caracteres) y software de OCR inteligente. El software de OCR automatizado extrae la información requerida de los escaneos, aprueba de acuerdo con las reglas comerciales y el cumplimiento y lo asigna a un pedido de compra.

Posteriormente, estos detalles se trasladan a un sistema de contabilidad o un sistema financiero para el procesamiento de pagos. Sin embargo, el sistema basado en reglas es ineficiente para abarcar un gran volumen de transacciones financieras en múltiples fuentes, formatos y dispositivos. Ahí es donde una aplicación de software de facturación integrada y automatizada puede ayudar. Puedes automatizar tu flujo de trabajo de procesamiento de facturas para entradas automáticas.

¿Por qué es necesaria la automatización?

El software de facturación automatizado funciona en procesos como comprobaciones de 3 vías en pedidos de compra, facturas recibidas de acuerdo con el pedido y recibos emitidos. Cada uno de estos documentos generados tiene un número único que se asigna entre sí.

Las funciones del proceso de facturación dependen de los procesos de cuentas por pagar seguidos por una empresa. La automatización elimina los sistemas manuales ineficientes con inteligencia artificial y tecnologías de aprendizaje automático.

La automatización de las AP realiza las actividades del departamento de contabilidad y utiliza un sistema para completar las tareas. El sistema de automatización iguala el precio, el pedido o el ingreso de datos, y un enfoque lógico gestiona el resto de las funciones. En comparación con el método manual, las facturas automatizadas fluyen a través de un flujo de trabajo más rápido.

El procesamiento automatizado de facturas surgió como una innovación práctica y una excelente herramienta para ahorrar tiempo y costes. La gestión automatizada de facturas ha reorganizado el departamento de contabilidad y lo ha convertido en un software imprescindible.

El sistema de automatización de facturas computarizado se ejecuta en una sola plataforma y permite que los proveedores, compradores, facturación y pagos administren el flujo de trabajo de manera eficiente. El flujo de trabajo está preparado para trabajar en procesos de cuentas por pagar.

• Importación de facturas: importa documentos de más de 10.000 portales online, buzones de correo electrónico y otras fuentes.
• Todos los datos se pueden introducir en el sistema de contabilidad de forma digital y automática.
• Procesos de flujo de trabajo de revisión y aprobación personalizados para facturas en función de las operaciones.
• Paga las facturas pendientes y completa el ciclo de pago.
• Hay muchas otras características interesantes, como la integración bancaria, la asignación de facturas a transacciones y el escaneo de facturas en papel con una aplicación móvil que escanea las facturas en papel y extrae los datos necesarios.

El creciente uso de la Inteligencia Artificial

La gestión automatizada de facturas con aprendizaje automático e inteligencia artificial está causando sensación. La tecnología artificial realiza el trabajo principal de registro, verificación y procesos potenciales similares en las soluciones de automatización. En el procesamiento automatizado de facturas, la inteligencia artificial aprende funciones como el análisis, la aprobación de facturas específicas, la asignación de códigos contables y la aceleración de los procesos que requieren los esfuerzos manuales. El flujo de trabajo de automatización de las AP se aprovecha mediante la automatización de facturas.

Los beneficios de la facturación digital:

Las empresas ganan mucho con el procesamiento de facturas. Por ejemplo, algunas de las ventajas de utilizar GetMyInvoices son las siguientes:

• Procesar facturas de forma más rápida
• Evitar la pérdida de facturas y pagos.
• Obtener descuentos por pronto pago
• Evitar los pagos atrasados ​​con una programación adecuada y mejorar el capital de trabajo.
• Mantener una buena y correcta contabilidad en la empresa

Conclusión

Cuando se implementan los procesos digitales, será más cómodo centrarse en el crecimiento del negocio. Un excelente software de administración de facturas automatizadas utilizará todas las funciones disponibles para administrar una empresa sin problemas, generar ingresos, mejorar el flujo de efectivo y obtener información procesable.