Cómo mejorar la eficiencia de tu empresa

jueves, 13. agosto 2020 | 0 Comentarios

La crisis del Corona virus ha sido una prueba muy agotadora para muchas empresas y emprendedores, que se encuentran ahora, más que nunca, bajo presión en tema de costes y eficiencia. Reducción de costes es el lema actual y, dada la situación económica, es fundamental para la supervivencia. La digitalización, por ejemplo para la contabilidad, está resultando ser una herramienta muy importante.

 

Gran potencial para la eficiencia en la contabilidad

El enfoque aquí está en el hecho de que la gestión tradicional de facturas es, entre otras cosas, lenta y costosa. Muchas empresas siguen perdiendo tiempo en tareas administrativas pocos productivas. Las capacidades a menudo están atadas – debido al seguimiento manual de facturas impagadas, al procesamiento de facturas en general o a los procedimientos del departamento de recursos humanos. Pero particularmente en esas áreas, los procesos se pueden agilizar significativamente con la aplicación de tecnologías inteligentes y herramientas digitales. Aquí es donde GetMyInvoices te sirve de ayuda.

Nuestra solución de gestión de facturas alivia al personal de contabilidad de muchas tareas improductivas al automatizar varios procesos. En particular, GetMyInvoices recopila facturas automáticamente desde diferentes fuentes – como portales online, buzones de correo electrónico o herramientas de facturación. Puedes además digitalizar recibos en papel sobre la marcha gracias a nuestra scan app. Todos los documentos se recopilan y se almacenan en una única ubicación central en la nube. Con el uso de un navegador web, puedes buscar y gestionar tus documentos, independientemente del dispositivo y de la ubicación. Asimismo, es posible transferir documentos automáticamente a otras aplicaciones. Entre ellas existen las soluciones de contabilidad más comunes, sistemas de gestión de documentos y soluciones usadas por los gestores. Los datos de acceso deben ingresarse solo una vez para cada aplicación respectiva, y se pueden definir las condiciones de transferencia; después de eso, las facturas y los recibos llegan donde se necesitan sin ningún esfuerzo manual. Esto significa que puedes ahorrar hasta un 80 por ciento de esfuerzo a la hora de llevar la contabilidad.

IA, la todoterreno

Este resultado también se basa en el hecho de que la información relevante, como el número o el importe de la factura, se puede leer y procesar automáticamente, por ejemplo, para permitir pagos o para evaluaciones automatizadas. Otro factor decisivo es que los nuevos documentos se reconocen y se procesan casi en tiempo real. Esto significa que cualquier decisión empresarial se basará en datos actuales y precisos. Esto se ha hecho evidente en los últimos tiempos en relación con las solicitudes de subvenciones y fondos de desarrollo; gracias a GetMyInvoices, muchos empresarios han podido determinar las cifras de facturación de diferentes períodos en solo pocos clics. Deloitte confirma que éstas son funciones de mucho valor: “las soluciones de análisis basadas en inteligencia artificial ayudan a detectar e implementar los potenciales de ahorro de manera más eficiente y precisa”, dicen los expertos. Por supuesto, esto no solo es cierto para el departamento de contabilidad.

Según las recomendaciones de Sage, los procesos de RR.HH también pueden ser más eficientes, por ejemplo, gracias al uso de portales de empleado. “Pedir vacaciones o entregar bajas médicas, que hasta ahora se debían entregar al personal de oficina para su tramitación, ahora pueden llevarse a cabo directamente entre el empleado y su superior, reduciendo los gastos administrativos”. Además, las consultas y reuniones virtuales sustituyen muchos viajes de negocios que requieren tiempo y costes, con un posible riesgo potencial. La gama de oportunidades es enorme.

Tareas que quedan en tus manos

Es importante subrayar que los procesos digitales trabajan de forma diferente a los analógicos. Un proceso analógico no se puede traducir 1: 1 al mundo digital, como puede verse en el ejemplo de las facturas electrónicas. La recopilación de factura y el registro de información pasa a ser superfluo en el ámbito digital, dado que la IA abarca muchas de esas tareas, como hemos descrito anteriormente. En su lugar, se debe establecer un paso de verificación para comprobar que la información leída se corresponda con el original mostrado. Otro ejemplo: en el contexto digital se toman en consideración diferentes factores de seguridad. Aquellos empleados que tienen accesos a estas soluciones deben ser conscientes de cómo utilizar sus contraseñas de forma segura. Suena banal, pero en la aplicación práctica, esto a menudo resulta ser un punto crucial. Las contraseñas no cifradas se pueden encontrar en muchos ordenadores o incluso se pueden imprimir. Y cuando se requiere acceso, se buscan contraseñas, perdiendo aún más tiempo. En resumen: los procesos deben ser examinados en su totalidad y ajustados en consecuencia. En cuanto a las contraseñas, por cierto, recomendamos 1Password, una solución generalmente considerada muy segura que se puede usar dentro de un equipo y que actualmente es incluso gratuita debido a la crisis del Corona virus.

Es cierto: se necesita cierto esfuerzo para informarse sobre estos aspectos. Pero si deseas aumentar tu eficiencia, la digitalización es un enfoque sumamente eficaz. No solamente te ahorras dinero y esfuerzo: puedes utilizar el tiempo recién adquirido para centrarte en tu negocio, que sin duda es mucho más divertido para ti – y esa es el top de la eficiencia.

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