Contabilidad digital: más oportunidades que riesgos

domingo, 25. abril 2021 | 0 Comentarios

El tiempo es dinero – y esto vale sobre todo para los autónomos o las pequeñas empresas – los trabajadores como los pintores, los peluqueros, los periodistas, los arquitectos, etc… no tienen ni tiempo ni ganas de perder el tiempo en llevar la contabilidad. Al pasar a la contabilidad digital, podrás reducir al mínimo el esfuerzo que implica y también simplificar la cooperación con tu gestor. Nosotros te enseñaremos cómo hacerlo.

Aquellos que organizan su contabilidad digitalmente, pueden beneficiarse de todas las ventajas asociadas con una oficina sin papel.

Las ventajas de la contabilidad digital:
  • Fácil colaboración entre cliente y gestor
  • Acceso a facturas y documentos desde cualquier lugar
  • Seguridad contra robos, incendios y hurtos
  • Más espacio, gracias a menos documentos en papel

Además, la contabilidad digital es el prerrequisito para la automatización –  y por tanto un criterio decisivo para procesos más rápidos y con pocos errores con menos trabajo al mismo tiempo. Queda claro su gran potencial cuando nos damos cuenta del poco tiempo que se necesita para procesar una factura. Según nuestro estudio sobre la gestión de facturas, la mayoría de las empresas necesitan de 11 a 19 horas para llevar la contabilidad. A 20€ por hora aproximadamente, esto se traduce en costes que van desde 220€ ¡hasta casi 400€ por mes! Con la ayuda de la automatización, se puede ahorrar hasta el 80% de los costes en comparación con el procesamiento puramente en papel, según el viaje de facturación electrónica de Billentis 2019-2025. Para aprovechar este potencial, se deben superar varios obstáculos. 

Contabilidad digital - desventajas
  • Costes de implementación
  • Reticencia de empleados / falta de aceptación
  • Dificultad para lidiar con las soluciones digitales
  • Incertidumbres sobre el cumplimiento de la GoBD

Sin embargo, estas supuestas desventajas pueden dejarse de lado. Los costes de licencia para un software de contabilidad rondan los 100€ y su implementación es intuitiva. Puedes evitar una posible reticencia por parte de tus empleados y ganar su aceptación explicándoles las ventajas de un programa de contabilidad. Pero la pregunta más interesante es sobre la GoBD.

 

GoBD – ¿Qué es?

GoBD es la abreviatura de los principios para el mantenimiento y almacenamiento adecuados de libros, registros y documentos en formato electrónico, así como para el acceso a los datos. Deben tenerse en cuenta en la contabilidad digital. Sobre todo, se trata de poder demostrar en cualquier momento que cada transacción para tu contabilidad electrónica sea:

  • verificable
  • completa
  • correcta
  • oportuna
  • ordenada
  • inalterable

Hemos resumido cómo puedes lograr esto en el contexto de una transformación digital de tu contabilidad en una lista.

¿Cómo funciona la contabilidad digital? 

El cambio a la contabilidad digital debe seguir una estrategia. El software solo puede asumir numerosas tareas si las diversas herramientas están perfectamente conectadas en red, por ejemplo, la aplicación para escanear facturas analógicas y la solución con la que se realiza el pago. O: la solución utilizada para recopilar recibos y el software del gestor.

Contabilidad digital - Resumen:
  • Recopila facturas digitalmente
  • Digitaliza recibos y facturas en papel
  • Organiza documentos utilizando una solución de gestión de facturas
  • Usa un software de contabilidad online
  • Lee la información automáticamente
  • Envía documentos y/o facturas automáticamente al gestor o a otras soluciones
  • Crea documentación de procedimiento
  • Archiva documentos

¡Di adiós a tus carpetas!

La transformación digital de la contabilidad tiene muchas ventajas. Menos esfuerzo, procesos más rápidos y ahorro de costes. Las facturas estarán disponibles en cualquier lugar, lo que simplifica su aprobación. Tu gestor estará encantado con una mayor transparencia, que luego también debería reflejarse en tarifas más bajas. ¿Y las “desventajas”? – Gestionar todo con más facilidad. ¡Digitalicémonos! 

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Mejor visión de conjunto. Menos trabajo contable.
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