Controlando todo desde el principio con procesos financieros transparentes

jueves, 30. junio 2022 | 0 Comentarios

Muchas personas quieren evitar el tema de las finanzas. Los inversores no hacen otra cosa que pedir cifras. Jana Ludwig-Martyushev, fundadora de Start Finance Now, conoce este problema y quiere eliminarlo con su Toolbox. Hablamos con la experta financiera, quien se describe a sí misma como una contadora impertérrita, entusiasta del mercado de valores y transformadora del mundo.

Jana Ludwig-Martyushev, Gründerin von Start Finance Now

Jane, preséntanos brevemente tu empresa. ¿De qué te ocupas exactamente?

Claro. Soy coach financiera para startups. Mi misión es ayudar a las startups a evitar la quiebra debida a las finanzas. Es un tema de presión. Acabo de leer de nuevo un estudio según el cual en los EE. UU. el 50% de todas las startups tienen que abandonar debido a la falta de conocimiento sobre su situación. Casi lo mismo pasa en Alemania. Es fácil prevenir tales lagunas de conocimiento. El sector financiero puede hacer una contribución importante a esto. Es importante familiarizarse con él y configurar todo correctamente. Quiero que los emprendedores reconozcan eso.

Explícanos qué es la Toolbox

Mi Toolbox para nuevas empresas, autónomos y pequeñas empresas es un paquete todo en uno para configurar las finanzas de manera muy simple en diez pasos. Comienza con la contabilidad y cómo configurar fácilmente un plan de cuentas. Los usuarios también aprenden cómo encontrar un buen contable, por qué los centros de costes son útiles y cómo crear un plan financiero. Además, la Toolbox incluye guías y plantillas de Excel listas para usar. Finalmente, recomiendo dos herramientas desde el primer día de las que personalmente estoy 100% convencida: GetMyInvoices para la gestión de facturas y la herramienta de gastos de viaje Circula.

¿Cómo se te ocurrió la idea de crear la Toolbox?

Después de mis estudios empresariales, pasé más de diez años en varias empresas estableciendo estructuras de contabilidad y control e implementando procesos financieros. En el proceso, me di cuenta de que seguían surgiendo los mismos problemas y me pregunté por qué no había una solución sostenible para ellos. Después de todo, no tiene sentido seguir reinventando la rueda. Quería cambiar esto. Es por eso que comencé mi propio negocio y desarrollé la Toolbox.

Afirmas que “las finanzas no son ciencia espacial”. ¡Cuéntanos más!

La mayoría de las personas, ya sea en su vida personal o empresarial, le temen a las finanzas. La razón es que no entienden cómo abordar el tema. Entonces nadan en el flujo de números sin control. Cuando me di cuenta de que este miedo se desvanece una vez que se conocen algunos trucos simples y pasos del proceso, comencé a contarles a todos: No es ciencia espacial: solo necesitas sentarte una vez y comprender algunas conexiones. Entonces ya no tendrás miedo.

¿Puedes enumerar otros puntos débiles que enfrentan las nuevas empresas en los primeros años en el área financiera en particular?

Las empresas emergentes fracasan especialmente en los primeros tres años. Una de las principales razones es que carecen de una visión general. Ellos controlan todo de alguna manera. Como a menudo no tienen una buena contabilidad, no saben cuánto durará el dinero. Además, no conocen los tornillos y palancas de ajuste. Por eso empiezo precisamente en este punto. Cuando los procesos financieros se configuran con precisión y todo funciona, las nuevas empresas han dado el paso más grande.

¿Qué importancia tiene el tema de la gestión de facturas digitales en este sentido?

La gestión de facturas digitales es la base para el funcionamiento de la contabilidad y una buena contabilidad. Si estas áreas no están en orden, nada funciona, ni la elaboración de un presupuesto, ni la planificación financiera, ni la determinación de precios. Entonces, las empresas no pueden administrar bien y no pueden tener éxito de manera sistemática. Si alguna tiene éxito es sólo casualidad.

¿Cómo descubrió GetMyInvoices y dónde ve el principal beneficio?

Cuando estaba en mi primera startup, me enfrenté a un problema típico: ¿Cómo obtengo las facturas? ¿Cómo hago para que los empleados envíen los recibos a contabilidad? Esta es la tarea más molesta y también innecesaria para un financiero. Cuando alguien en mi círculo me recomendó GetMyInvoices, usé el software en esa empresa y posteriormente lo recomendé a otros. Es genial tener los recibos recopilados de portales y otras fuentes de forma completamente automática, además de tener interfaces con el gestor. Esto hace posible una gestión sencilla de las facturas. Porque muchas veces en las startups no hay nadie que se ocupe específicamente de las finanzas, y no creo que nadie con la idea de negocio del siglo deba perder el tiempo buscando recibos.

¿Qué consejo puedes dar a las startups en términos de contabilidad y gestión de facturas?

Mi consejo principal es ¡comenzar con las finanzas el primer día con el empleado uno! ¡No esperar hasta tener cinco empleados o a la primera financiación! Es importante tener una buena estructura, un buen sistema de archivo, un proceso de aprobación funcional y flujos de trabajo desde el principio, sin olvidar la documentación procesal. Los auditores piden esto una y otra vez. Con GetMyInvoices y mi Toolbox, todo esto se puede mapear fácilmente. Tú tienes el control y siempre sabes a dónde vas.

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