La digitalización en empresas medianas

No hay nada que mantenga a las empresas alemanas tan ocupadas como la digitalización. Tanto en la planificación activa como en relación con los competidores del mercado. Quien trabaja de forma remota tiene una ventaja desde que empezó la pandemia. Si bien sus clientes se centran principalmente en las compras y en los servicios digitales, la logística, la contabilidad y la administración enfrentan desafíos que solo pueden superarse con un buen camino hacia la digitalización.

Alemania se está poniendo al día con la digitalización, ¿demasiado lenta?

Mittelstand 4.0 es el nombre del programa del gobierno alemán para guiar a las pymes hacia el futuro y familiarizarlas con la digitalización. El modelo se crea para proporcionar a las empresas alemanas un asesoramiento experto que les ayude a ponerse al día con la competencia en la competencia europea e internacional. En muchos sectores, esto ya está funcionando. La agricultura es una de las industrias que ya se beneficia de la gestión digital, la planificación, la automatización y el trabajo con las últimas tecnologías. Pero incluso en la logística, que está directamente relacionada con los productores, a menudo faltan las herramientas para la colaboración digital.

Alrededor del 50% de las empresas alemanas trabajaban digitalmente según el DESI-Index 2019, lo que sitúa a Alemania en el mediocampo europeo. A nivel mundial, las cifras no parecen mejores. Las empresas siguen estableciendo objetivos que pueden vincularse a la digitalización sin tener en cuenta todos los factores. Sin embargo, esto puede ser una ventaja para tu propia empresa, porque aquellos que asuman un papel pionero ahora pueden expandirse más rápidamente y hacer negocios internacionales.

Estas áreas se ven afectadas por la digitalización en las medianas empresas

¿Cuál es el significado real de digitalizar los procesos y las ofertas de la empresa? Para averiguarlo, debes realizar una evaluación detallada de tu empresa. Es el primer paso hacia un camino que lleva años y que integra gradualmente las herramientas digitales en el trabajo diario. Así como no comienzas con las bombillas en el escritorio cuando se trata de sostenibilidad, sino más bien con la evitación de desperdicios y el suministro de energía, por ejemplo, también necesitas analizar las condiciones del marco cuando se trata de digitalización.

Un complejo importante en las pequeñas y medianas empresas es el mantenimiento de registros y la contabilidad. Gracias al GoBD (organización de archivos), aquí también se encuentran los mayores obstáculos en lo que respecta al archivo correcto y ordenado de los datos financieros y del cliente, la colaboración digital en documentos y el almacenamiento de documentos originales. La comunicación en sí misma dentro de la empresa y con terceros también está sujeta a requisitos de protección de datos que tú como empresario debes cumplir. También necesitas apoyo profesional cuando se trata de integrar procesos digitales en la cadena de valor, por ejemplo, automatizando almacenes, logística y líneas de producción. La presencia digital en la web, el comercio electrónico y el soporte en línea tampoco deben desaparecer de la vista. Un sitio web simple con horario de apertura y sin conexión a Google MyBusiness y las redes sociales ya no está actualizado.

Simplifica la contabilidad

La oficina sin papel ya es una realidad en muchas empresas y una de las áreas donde los desafíos de la digitalización siguen siendo manejables, incluso para las pequeñas empresas. Por supuesto, hay muchos factores a considerar para la contabilidad correcta, el orden de los recibos y el almacenamiento de la correspondencia en la legislación alemana y europea. Pero un servicio como GetMyInvoices simplifica enormemente el mantenimiento de registros. El software importa facturas y documentos a través de miles de interfaces para que los servicios registren los totales y los datos y clasifiquen los recibos. Esto ayuda a simplificar el flujo de trabajo en torno a las comunicaciones de la cadena de suministro.

La gestión automatizada de facturas es un ahorro de recursos y en tiempo real para las pymes, ya que elimina puestos a tiempo completo que, en cambio, pueden invertirse en desarrollar y producir tu marca y productos. Las facturas recibidas y emitidas a menudo se pasan por alto cuando se trata de digitalización. Sin embargo, como ocurre con todas las áreas que se pueden automatizar, el tiempo de trabajo se acumula y, a menudo, cuesta a las PYME, en particular, el crecimiento potencial de su negocio. GetMyInvoices puede configurarse internamente con solo unos pocos clics y usarse conjuntamente en equipos de acuerdo con las regulaciones fiscales y de protección de datos.

El camino hacia la correcta digitalización para tu empresa

La transformación digital tiene más éxito cuando se planifica e implementa paso a paso sin excluir áreas de la empresa. Los servicios de consultoría del programa Mittelstand 4.0 pueden crear competencias importantes y, al igual que la financiación digital de la BMWi, pueden solicitarse con relativa facilidad. El camino hacia la digitalización que elabores con tu equipo de consultores debe establecerse en un período realista y con un presupuesto razonable. Los beneficios superan los costes: una vez que hayas digitalizado todos los procesos, ahorrarás material de oficina, recursos de tiempo y muchos nervios.

Desde marzo de 2020, se ha hecho evidente que la mayoría de las empresas pueden crear ofertas digitales en caso de emergencia si así lo desean. Es mejor que busques activamente estas oportunidades para estar preparado para cualquier eventualidad y mantenerte al día con las empresas líderes. De esta manera, invertir en software de contabilidad, automatización de facturas o capacitación incluso para empleados mayores se convierte en un proyecto compartido en lugar de un evento obligatorio. Tus clientes lo apreciarán porque, en la mayoría de los casos, lo digital también es más respetuoso con el medio ambiente y socialmente justo. Se necesitan menos materias primas y mano de obra barata, y el acceso a la información y los servicios es posible independientemente de la ubicación y es totalmente ajustable en todos los dispositivos.