¿Por qué digitalizar la gestión de facturas es un buen propósito?

jueves, 17. diciembre 2020 | 0 Comentarios

En esta época del año en la que hay menos trabajo, muchos empresarios se toman un descanso y aprovechan este tiempo libre para revisar el año y hacer nuevos planes. Al hacer eso, deberían incluir la gestión de facturas a su negocio.

La gestión de facturas, recibos u otros documentos es crucial para el éxito o el fracaso de una empresa. Esto se ha podido demostrar claramente durante este año, en el que muchas empresas hicieron teletrabajar a sus empleados, pero sin estar realmente preparados. Aquellos que ya habían digitalizado sus procesos y probado los flujos de trabajo tuvieron una gran ventaja. Los empleados ya estaban acostumbrados a acceder, modificar y compartir documentos fuera de la oficina. Otras empresas, sin embargo, tuvieron que empezar ese proceso de digitalización desde cero, para que el trabajo pudiera continuar. Por ejemplo, según el último Índice de Digitalización de DATEV, la digitalización en las gestorías ha aumentado, especialmente en las empresas pequeñas. El 69% de los despachos de abogados han invertido en la digitalización durante el 2020 y más de la mitad ha aumentado su volumen de inversión en comparación con el año anterior. Además de instalar hardware y software, el foco de atención se centraba principalmente en instalar oficinas en casas. Según el índice de digitalización, el 94% de las empresas grandes, el 86% de las empresas medianas y el 65% de las pequeñas empresas cuentan ahora con acceso remoto a sus datos.

La automatización ofrece más potencial

Aparte del hecho de que la automatización todavía está lejos de todos nosotros, el acceso remoto a los documentos es una pequeña parte de la digitalización. De hecho, según el Índice de Digitalización, la proporción de despachos de abogados que ofrecen consultas o asistencia a distancia a sus clientes en plataformas digitales compartidas, ha aumentado. Sin embargo, esta proporción es de solo un 51% y un 53% respectivamente. La necesidad de ponerse al día está confirmada por un estudio actual realizado por KPMG, “la Digitalización en la Contabilidad”. Según este estudio, las empresas dudan a la hora de  emplear nuevas tecnologías como la IA (Inteligencia Artificial). En la mayoría de las áreas de contabilidad, el uso de la IA sigue siendo un sueño lejano. Sin embargo, esta es exactamente la clave para aprovechar los beneficios de la digitalización, especialmente porque la IA permite la automatización y el posterior procesamiento de documentos sin ningún esfuerzo manual.

La digitalización de la gestión de facturas ofrece muchas ventajas. Se pueden recopilar automáticamente todos los documentos desde varias fuentes, como buzones de correos electrónicos, portales en línea y herramientas de facturación, para que los usuarios autorizados puedan acceder a ellos desde cualquier parte del mundo, gracias a su almacenamiento en la nube. Además, se puede descifrar sin esfuerzo manual, toda la información más importante de una factura, como el número de factura, el nombre del proveedor y el importe de dicha factura y, por ejemplo, se pueden combinar con datos de extractos bancarios. Asimismo, este tipo de información se puede enviar automáticamente a otras aplicaciones, como software de contabilidad o gestorías. Toda la información de una factura está disponible allí donde se necesita.

Al evitar las discontinuidades de los medios, estos procesos están aún más libres de errores que con los procesos manuales, y eso casi en tiempo real.

Aún más automatización

Las soluciones avanzadas de gestión de facturas incluyen algoritmos inteligentes que hacen coincidir automáticamente las transacciones de la cuenta y de la tarjeta de crédito con sus facturas o recibos asociados. Esto incluye hacer coincidir los importes, el nombre del proveedor y el concepto de pago. Los usuarios podrán así evitar tareas manuales que requieren mucho tiempo a la hora de llevar la contabilidad de una empresa y, por lo tanto, podrán ahorrarse mucho más tiempo.

Apoyo para la digitalización de la gestión de facturas

La gestión totalmente digital de facturas acelera el procesamiento de facturas sin necesidad de contar con un apoyo humano adicional. Por lo tanto, es posible conseguir una gestión eficiente del flujo de caja y se pueden aprovechar beneficios como los descuentos por pronto pago. Además, es posible obtener una visión general actualizada de la situación financiera de una empresa, lo cual crea una buena base para la toma de decisiones.

En consecuencia, sería un buen propósito para el nuevo año, impulsar proyectos de digitalización en la gestión de facturas o ajustar procesos que ya se han iniciado. No solamente se eliminan problemas en la contabilidad o con las gestorías, por ejemplo, debido a documentos que faltan o a tiempos de procesamientos muy largos, sino que también crea la base para poner en práctica planes de negocio.

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