Pymes y digitalización: cinco pasos para la implementación

jueves, 11. marzo 2021 | 0 Comentarios

Empresas de todos los tamaños y sectores se enfrentan a los desafíos de la digitalización. Si bien muchas empresas y corporaciones más grandes ya han alcanzado un alto nivel de madurez digital, las pequeñas y medianas empresas (PYME) todavía tienen que ponerse al día. Descubre aquí cómo allanar el camino hacia la transformación digital en cinco pasos para aprovechar las oportunidades que ofrecen las Pymes 4.0.

Status quo: determinar el nivel de digitalización

El camino hacia una empresa digital comienza con un inventario del estado actual. En este punto, se obtiene una visión general de la situación actual de la empresa. Al hacerlo, se debe aclarar la cuestión de qué tipo de infraestructura digital ya existe en la empresa. También se debe responder a la pregunta de dónde aún se pueden expandir los recursos digitales. También es concebible que se tenga que empezar de cero en determinados puntos de la empresa.

Atención:
Los procesos comerciales mejorados deberían proporcionar un valor agregado medible. Por lo tanto, es importante tener una comprensión clara de los procesos comerciales actuales y su desempeño. Este paso puede llevar algún tiempo dependiendo del tamaño y la estructura de la empresa.

A una pequeña startup le resultará bastante fácil darse cuenta de esto. Los procesos como la adquisición de clientes, el pedido de materiales o la contabilidad se pueden comprender rápidamente. Una empresa de fabricación en el mercado medio necesitará mucho más tiempo para tener una visión general de los procesos comerciales relevantes. El conocimiento de los procesos comerciales no solo es relevante para los próximos pasos en la transformación digital. Es una base esencial para el éxito de la gestión empresarial.

Un pequeño consejo
Los diagramas ayudan a conocer los procesos e identificar el potencial de mejora. Puedes adaptar y revisar estos con los siguientes desarrollos.

Al hacer un balance, también se debe tener en cuenta a los empleados y su conocimiento de la digitalización. Aquí se debe determinar quién ya tiene habilidades digitales y dónde se necesita capacitación adicional. En este punto, también debería quedar claro qué motivaciones personales pueden promover o inhibir el proyecto de digitalización.

Determinar objetivos de digitalización

Una vez que se tenga una visión general del estado actual, se deben definir objetivos de digitalización claros. La digitalización se ve como una oportunidad para impulsar el éxito de la empresa. Las razones y motivaciones para una estrategia de digitalización pueden ser muchas y variadas.

Por ejemplo, la necesidad de una medida de digitalización puede ser el deseo de aumentar la producción. El progreso técnico requiere la conversión de nuevas máquinas o equipos de producción. Otra razón puede ser un cambio en los requisitos del cliente. Los clientes podrían desarrollar nuevas necesidades técnicas que requieran una estrategia de digitalización. En otros casos, la iniciativa de digitalización puede provenir de la necesidad de modernizar EDP obsoletos en la empresa.

También son concebibles varios objetivos de digitalización o combinaciones de estos objetivos. En cualquier caso, es importante priorizar y definir con precisión los objetivos. Un proyecto de digitalización puede estar asociado con altos requisitos de tiempo, dinero y de personal. Los objetivos deben comunicarse con precisión a los empleados. Esto incluye aclarar qué procesos se verán afectados y el marco de tiempo en el que se llevarán a cabo las medidas de digitalización.

Los detalles de lo que debe digitalizarse pueden variar mucho según el tamaño, la industria y la clientela de la empresa. Ejemplos de procesos a digitalizar podrían ser contabilidad, compras o ventas. Los requisitos de documentación ante las autoridades o los clientes también pueden beneficiarse de la digitalización. Cuando se trata de automatizar la contabilidad preparatoria de una empresa y tener todos los documentos de forma digital y segura en un solo lugar, GetMyInvoices puede ayudar a:

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Determinar los recursos

¿Qué se requiere para la digitalización? Los recursos necesarios para la iniciativa de digitalización pueden variar. En este paso, hay que determinar qué requisitos de infraestructura, técnicos y de personal deben cumplirse. La implicación de la mano de obra también debe aclararse en este punto. Es posible que se requieran nuevos especialistas para ayudar con la implementación, o los empleados pueden necesitar formación adecuada. El apoyo externo de consultores o centros de competencia PYMES 4.0 también puede ser una opción.

La digitalización de una pyme suele ir asociada a la ampliación o sustitución de la infraestructura informática. Por lo tanto, se debe determinar qué componentes de TI existentes son suficientes y necesarios. Si es necesario, se pueden integrar nuevos componentes en el paisaje existente o puede ser necesario establecer una nueva infraestructura.

En lo que respecta a la implementación técnica, se debe buscar asesoramiento externo si es necesario. Los proveedores de servicios de TI especializados ofrecen soluciones personalizadas que se adaptan específicamente a las necesidades de la empresa. Antes de realizar una selección, se debe aclarar exactamente qué debe poder hacer la infraestructura de TI y cuáles son los requisitos de la empresa en términos de seguridad y protección de datos. La necesidad de seguridad de los datos aumenta con el grado de digitalización. Por lo tanto, también se trata de sopesar las oportunidades y los riesgos en cuanto a qué áreas se digitalizarán.

Determinar los costes para el proyecto de digitalización

Una vez que se han aclarado las necesidades y objetivos de la digitalización, se debe aclarar los costes y la cuestión de la financiación. Las ayudas también deben ser consideradas para el financiamiento. Se pueden obtener, por ejemplo, de programas de financiamiento gubernamentales o bancos de desarrollo.

Al determinar los costes, se debe considerar aspectos como la infraestructura digital, el equipo y el personal. Tampoco se deben descuidar los costes posteriores, por ejemplo, para el mantenimiento. También hay que preguntarse cuáles de las inversiones necesarias deben financiarse con recursos propios de la empresa y cuáles deben financiarse externamente. Para muchas compras existen programas de subsidios o bancos que actúan como socios financieros para ciertas compras. Las consultas con el banco o gestor pueden ayudar con las preguntas sobre financiamiento.

Cada conversión implicará ciertos costes de inversión. Una pregunta importante es cuándo se recuperarán los costes. Las cargas financieras derivadas de la digitalización de los procesos deben calcularse a tiempo.

Realización del proyecto: implementación de la digitalización

Al planificar la implementación, la atención se centra en la cuestión del impacto general que tendrá el proyecto de digitalización en sus operaciones comerciales. Todos los involucrados deben ser informados a tiempo. Tanto los gerentes como los empleados deben estar preparados para los cambios. Otras partes interesadas que necesitan ser informadas a tiempo incluyen proveedores, clientes y proveedores de servicios externos. Prepararlos es un requisito previo para incluir sus necesidades y expectativas en la planificación. Esta inclusión es a su vez un requisito previo para la comprensión y aceptación de las medidas previstas.

Como gerente, debes definir la distribución de competencias en la implementación del proyecto de digitalización. Dependiendo de la complejidad del proyecto, puedes delegar tareas a diferentes empleados. Otros proyectos pueden requerir consultores externos. Como regla general, las operaciones comerciales no deben verse interrumpidas en el curso de las medidas. Se recomiendan acuerdos precisos entre la dirección de la empresa, los empleados y los responsables de la digitalización

Puntos principales:
  • Determinar el estado actual de la empresa.
  • Definir objetivos de digitalización
  • ¿Qué requisitos son necesarios? (técnico/personal)
  • ¿En qué costes se incurrirá? ¿Se deben solicitar subsidios?
  • Planificar y comunicar la implementación de manera estructurada

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