Aquellos documentos que provienen de diferentes fuentes pueden dificultar la gestión de facturación de muchas empresas y organizaciones. El tiempo perdido en contabilizar, los documentos que faltan, una visión general escasa y largos tiempos de rendimiento son una de las consecuencia. Sin embargo, se puede poner remedio a ello gracias a la gestión electrónica o digital de facturación.
Como regla general, las empresas suelen recibir muchas facturas en formato digital – ya sea por correo electrónico o portales de cliente. Desde allí sin embargo, deberán primero descargarse. Iniciar sesión y guardar constituye un procedimiento tedioso que, en el contexto de la contabilidad, supone mucho estrés mes tras mes. Además, aquellas facturas recibidas por correo postal deberán, en el mejor de los casos – escanearse y reenviarse para su sucesivo procesamiento; al igual que las facturas emitidas que existen en sistemas aislados. En resumen: tratar con documentos híbridos sobre esfuerza a muchas empresas. Los errores en los procesos comerciales posteriores están preprogramados.
Reservas en papel como fuente de errores
Estos errores incluyen, por ejemplo, la impresión y reserva de facturas que existen en formato digital. El problema no es solo que los documentos digitales deben almacenarse digitalmente, sino también que los procesos en papel poseen un alto potencial de errores. Los datos a menudo se copian y escriben. Puede que haya errores de transferencia y que el proceso implique mucho esfuerzo. La extensión de estas actividades se muestra en el estudio “Digitalización en Contabilidad 2019” de KPMG. Según el estudio, el 40% de las empresas hacen reservas en papel. Los documentos a menudo se olvidan, ya que la descripción general es insuficiente y los tiempos de rendimiento alcanzan una duración récord. La contabilidad preparatoria solo puede realizarse con altos gastos de personal y altos costos. Y, sin embargo, los descuentos por pago anticipado son apenas alcanzables, mientras que no se puede descartar la pérdida de imagen debido a pagos atrasados.
El quid de la cuestión
Es por eso que las empresas necesitan una gestión de facturación inteligente. Muchos lo han reconocido y han buscado en internet términos como “gestionar facturas” o incluso “gestor de facturas”. Pero esta búsqueda no requiere tales enfoques. Lo más importante que hay que saber es lo que caracteriza una gestión inteligente de facturas – que es, por cierto, una forma de gestión de documentos. Básicamente, se tienen en consideración los siguientes factores de éxito:
Gestión digital de facturas como solución
Empresas y organizaciones pueden lograr alcanzar todos esos factores gracias al uso de una gestión digital de facturación. También es posible automatizar fácilmente numerosas actividades. Estas van desde la recuperación de documentos de las diferentes fuentes, como portales de clientes, buzones de correo electrónico y herramientas de facturación, hasta la recopilación y administración de aquellos en una ubicación central en la nube, hasta transmitirlos a sistemas de contabilidad, DMS y otras aplicaciones.
Este proceso reduce el esfuerzo manual al mínimo. Las empresas podrán entonces descartar cualquier tipo de error y, por lo tanto, ahorrar tiempo y dinero. Además, los procesos se aceleran debido al menor tiempo de procesamiento de los documentos.
Vea las ventajas de la gestión automatizada de facturas:
Mejor visión de conjunto. Menos trabajo contable.
Más tiempo para sus ideas.
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