Gestión de facturas – cómo salvar constantemente el medioambiente

martes, 16. junio 2020 | 0 Comentarios
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“Cuida el medioambiente – ¡piensa antes de imprimir!”. Hoy en día te resultará fácil encontrar esta frase o frases similares en muchas de las facturas recibidas por correo electrónico o a través de portales en línea. Pero ésta es solo una de las muchas opciones que las empresas y las personas tienen para salvar el medioambiente con facturas electrónica. Una oficina digital cubre muchos más aspectos que simplemente un trabajo sin papeles. El objetivo final es la digitalización y automatización de procesos específicos. Por eso, la gestión de facturas puede aportar mucho en este sentido.

La elección de opciones empieza con la creación de facturas. El objetivo es evitar crear facturas en papel y enviarlas, sucesivamente, por correo postal. De este modo podemos reducir el consumo de papel, ahorrar tóner, evitar cualquier material de embalaje, sobres y sellos y prescindir de los transportes en vehículos de distribución. Las facturas electrónicas son una alternativa más ecológica si se implementan en consecuencia. El formato correcto es importante: se recomiendan los formatos más comunes, ya que pueden leerse en una amplia variedad de dispositivos con diferentes sistemas operativos durante todo el periodo de retención – incluso por máquinas. La ventaja es que la factura no tiene que convertirse. También hay que tener en consideración el tamaño del archivo: debe ser comprimido. A través de la compresión, ahorramos espacio de almacenaje y obtenemos como resultado, energía en los centros de datos y recursos para la fabricación y transporte de hardware. Si tuviéramos que tener en cuenta todos estos requisitos, entonces formatos estándar como XRechnung , ZUGFeRD o PDF/A, serían buenos candidatos.

Enviar y recibir facturas – la manera inteligente

Otro elemento vital es la distribución de las facturas electrónicas. Existen varias opciones, desde portales en línea, hasta soluciones especiales de distribución o facturación por correo electrónico. Las soluciones más eficientes y las más ecológicas son las que requieren la menor interacción manual posible – por ejemplo, aquellas que admiten la recuperación automática de documentos. No solamente nos ahorramos un gran esfuerzo, sino que también energía – tanto en el ordenador del usuario como en el centro de datos.

Otro punto crucial es el procesamiento electrónico de facturas – es decir, lo contrario del enfoque legalmente inadmisible, pero aún generalizado de «imprimir y archivar». Para ello, un software como GetMyInvoices puede ser de ayuda. Nuestro software de gestión de facturas recupera automáticamente facturas y otros documentos desde miles de fuentes; desde portales en línea, hasta buzones de correo electrónico o soluciones de terceros. Entre ellas encontramos anybill – una aplicación que transmite digitalmente recibos al móvil del cliente, para evitar así la impresión de recibos papel térmico.

Procesos automáticos en la nube

La inteligencia artificial de GetMyInvoices lee la información más importante de una factura, como el número de factura y los importes. Por lo tanto, todos los documentos, junto con la información bien estructurada, se encontrarán en una única ubicación. Alí, no solamente se podrán archivar, sino que podrán enviarse también a gestorías, software de contabilidad y otras aplicaciones, sin ningún tipo de esfuerzo manual. Los usuarios evitarán entonces pasar horas y horas delante de un ordenador y ahorrarán energía. Además, no tiene que mantener su propio servidor, lo que también salva el medio ambiente, ya que la fabricación y el transporte de hardware requieren recursos y producen dióxido de carbono. El desperdicio electrónico tampoco es un problema. La retención de datos en los modernos centros de datos, cuyos operadores dan mucha importancia a la sostenibilidad, son mucho más eficientes. Dado que el tiempo de producción de las facturas se reduce al mínimo por la automatización, y el procesamiento es menos propenso a errores, las facturas se pueden liquidar más rápidamente. Eso, nuevamente, hace que muchos recordatorios sean superfluos. Se necesitan menos correcciones, lo que tiene otro impacto positivo en el tiempo de procesamiento de la factura, la huella energética y las emisiones de CO2.

Muchos pequeños engranajes: todo el camino hasta la eliminación

Y, por último, pero no menos importante, los procesamientos de facturas incluyen la eliminación de esos archivos que ya no se necesitan. Esto libera espacio de almacenamiento en el centro de datos, ahorra recursos y disminuye la demanda de energía, mientras que la destrucción de facturas en papel con una trituradora requiere transporte y reciclaje, y consume muchísima energía.

Como podrás ver, la gestión de facturas electrónicas consiste en muchos pequeños engranajes que juntos tienen un efecto mayor – y marcan la diferencia en el camino hacia la ausencia de papel y las oficinas digitales. Es importante considerar los procesos involucrados, coordinarlos y finalmente automatizarlos – y, sobre todo, contar con un socio responsable.

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