GetMyInvoices: una forma ligeramente diferente de terminar el año

  

Estudio de gestión de facturas

A principios de este año, también realizamos un estudio sobre la gestión de facturas. El hallazgo clave fue que las pequeñas y medianas empresas en Alemania están abiertas a las tecnologías para simplificar la gestión de facturas, pero aún están lejos de explotar su potencial para automatizar parte de su trabajo.

Por ejemplo, el 39% de los participantes afirmó que pasan de 11 a 19 horas al mes procesando facturas. Para el 10%, la cifra es tan alta como de 20 a 50 horas. De estos, el 41% estimó que la búsqueda de facturas requería demasiado tiempo, el 28% consideró que la recopilación de información de los recibos tardara demasiado y el 11% afirmó que el envío de recibos requería mucho tiempo. Muchas empresas tienen que contabilizar recibos; para la mayor parte (47%), esto implica entre 11 y 20 copias por mes.

En términos de gestión de facturas, el 45% dijo que escanea facturas analógicas; el 15 % imprime facturas digitales y las archiva. Como consecuencia de estos resultados, nos hemos fijado el objetivo de hacer aún más trabajo educativo con respecto a la gestión de facturas digitales y llevar sistemáticamente a las empresas de la mano durante la implementación.

Nuestro equipo

A medida que nuestra empresa crece, también lo hace nuestra familia. Así que en enero trajimos a Marc Wiedbrauck a nuestro equipo. Como gerente de rendimiento, impulsa el marketing online de GetMyInvoices. Utiliza cifras clave para determinar de dónde vienen los visitantes de nuestro sitio web y qué visitan y optimiza nuestras páginas web en función de los análisis correspondientes.

Además, Marc crea campañas para aumentar el tráfico y generar leads de la forma más económica posible. También contribuye a la creación de páginas y desarrollo de contenidos. Su pasión radica en descubrir y probar cosas nuevas. Por cierto, nos conoció porque su antiguo jefe usaba GetMyInvoices y quería trabajar en una empresa en la que pudiera desarrollar todo su potencial.

Desde julio, nuestra Gerente de Recursos Humanos, Rebecca März, también se ha incorporado a tiempo completo. Rebecca encuentra muy emocionante acompañar a los empleados desde su entrada al equipo hasta la salida y participar en el desarrollo de la cultura de la empresa. fino, con sus oportunidades de desarrollo para cada miembro del equipo, siempre la ha tenido “en mente”.

Se ocupa de los problemas típicos de recursos humanos, como ofertas de trabajo, contratos de trabajo, contratos telefónicos, alquiler de bicicletas y referencias laborales. También prepara las nóminas para cada miembro del equipo y crea las mejores condiciones para el trabajo. Le encantó especialmente poder seleccionar e implementar una nueva herramienta de reclutamiento poco después de unirse a GetMyInvoices.

Además, nuestra tan esperada reunión presencial tuvo lugar en nuestra sede en Lübeck en septiembre. Aquí nos despedimos de nuestra rutina diaria de trabajo durante dos días y aprovechamos el tiempo para trabajar en nuevas estructuras y conceptos. Para celebrar un taller exitoso, obtuvimos champán gratis como recuerdo de nuestros formadores. ?.

Nuestra reunión finalizó con una visita guiada muy interesante por la ciudad hanseática. Fue muy agradable volver a encontrarnos después de tanto tiempo y charlar juntos durante la cena. Esperamos, por supuesto, que podamos vernos más a menudo el próximo año.

Características destacadas

Módulo bancario – asignación automática de facturas y transacciones

Nuestro módulo bancario, que ya habíamos lanzado en diciembre de 2020, recibió una mejora en enero. Desde entonces, los usuarios pueden, por ejemplo, crear sus recibos si se ha perdido el original. Además, tienen la opción de subir transacciones de cuenta a GetMyInvoices que ya tienen más de 90 días y asignarlas a las facturas asociadas.

Para ofrecer a nuestros clientes austriacos un servicio aún mejor, admitimos el formato de archivo OFX para cargas manuales de datos de transacciones. Como punto destacado adicional, desde febrero se puede acceder a los datos de los clientes en Solarisbank AG y, por lo tanto, también en otras plataformas bancarias, como Konsist, Tomorrow, Penta, Finom o Bitwala, a través de nuestro módulo Universal Bank Access en GetMyInvoices.

Nuevo panel de control – más intuitivo e individual

Para una interfaz de usuario aún más agradable, hemos optimizado nuestro panel de control. Ahora se adapta individualmente al usuario, a sus funciones activadas y permisos. Inmediatamente después de iniciar sesión, se pueden ver todos los elementos esenciales de un vistazo. Los saldos de las cuentas bancarias se pueden ocultar para proteger la información financiera confidencial.

Para una mejor experiencia de usuario, hemos integrado la API del logotipo de fino en GetMyInvoices. Este integra automáticamente los logos actuales de las empresas y portales creados, de manera que son inmediatamente reconocibles y le dan al usuario una orientación aún más rápida.

Módulo de flujo de trabajo: revisión digital y procesos de aprobación

Estábamos particularmente orgullosos de una característica nueva este año: nuestro módulo de flujo de trabajo. Después de una larga espera, llegó el momento en julio: nuestros procesos de aprobación y revisión digital finalmente se pusieron en marcha. Estos representan el proceso de aprobación de facturas, así como la ejecución de pagos completamente digital e incluyen diferentes roles de usuario.

En “Aprobaciones de documentos”, por ejemplo, los usuarios pueden elegir entre procesos de aprobación predefinidos o generar flujos de trabajo individuales a través del modo experto. También existe la opción de definir límites de costes para que, por ejemplo, las facturas de más de 1.000 € solo puedan ser aprobadas por una persona seleccionada.

Además, la función de “ejecuciones de pago” permite la definición de ejecuciones de pago personales que se pueden aplicar a los procesos de aprobación. El lanzamiento estuvo acompañado de nuestros webinars sobre el flujo de trabajo. Todos los miércoles a las 15:00, nuestros especialistas de producto muestran las diferentes configuraciones y áreas de aplicación de los procesos de revisión y aprobación digital. Una herramienta que también puede ser útil para el negocio diario.

 

 

Muchas nuevas interfaces

Durante el año, también nos centramos en las asociaciones y cooperaciones. Por ejemplo, nuestra herramienta tiene interfaces de exportación al sistema de gestión de documentos d.velop, la solución digital Amagno, el sistema ERP y CRM weclapp, el sistema de transferencia de datos de hmd-Software, la plataforma de gestión empresarial Holded y la solución de colaboración Microsoft SharePoint.

Para importar documentos, nuestros desarrolladores han creado interfaces para la solución de código abierto Invoice Ninja y el software en la nube MOCO. Además, ahora es posible el intercambio bidireccional de documentos con el software de agencia HQ.

Los vendedores en línea pueden importar recibos resultantes de las ventas de productos en varias plataformas online y sistemas de tiendas en GetMyInvoices a partir de este año. Estos incluyen Shopware, PrestaShop, OpenCart, OXID, xt:Commerce, Shopify, Ecwid, BigCommerce y WooCommerce, por ejemplo. La recuperación automática de facturas emitidas en mercados como Amazon, Alibaba o Rakuten también es una característica importante. Esto les da a nuestros clientes más tiempo para concentrarse en su negocio online.

A pedido de nuestros usuarios, también hemos conectado más de cien otros portales en línea. Confluent, ContractHero, DEVK, Oracle Cloud, TikTok Ads, Trivago y Doodly son solo algunos ejemplos. 

Aplicación de escaneo mejorada

Nuestra aplicación de escaneo para iOS también recibió una actualización extremadamente útil de nuestra parte. Desde entonces, los documentos almacenados en GetMyInvoices se reconocen directamente, por lo que no se crean duplicados al cargarlos a través de la aplicación. Para una mayor facilidad de uso, los usuarios pueden importar facturas a GetMyInvoices desde otras aplicaciones, como la carpeta de fotos y documentos en su móvil, y hacer que la aplicación de escaneo sea más segura con Face ID, Touch ID o PIN, según lo deseen los usuarios.

Eventos

Accounting Summit

La Cumbre de Contabilidad en Berlín fue el primer evento presencial desde enero de 2020 al que finalmente pudimos asistir. Como parte de los Premios Start-up de la Cumbre de Contabilidad, pudimos llevarnos a casa uno de los trofeos populares como ganadores del tercer lugar.

Nuestro jefe de ventas, Jan Moritz Wagner, así como el gerente de ventas y soporte, Jan-Niklas Sickes, y Marco Paparella, jefe de desarrollo comercial, presentaron GetMyInvoices en esta feria y conferencia sobre digitalización e innovación en contabilidad. Allí nos quedó muy claro que GetMyInvoices está en un excelente camino para posicionarse como piloto automático para la contabilidad. Algunos otros proveedores tienen funciones individuales en sus ofertas, pero no pueden igualar nuestro conjunto de funciones.

Además de nuestra recuperación de documentos de más de 10. 000 portales online, hemos creado complementos que hacen que GetMyInvoices sea único, incluido el pago desde el software de administración de facturas y las funciones de flujo de trabajo. Estamos muy orgullosos de eso.

 

DATEV Marketplace Expo

También estuvimos presentes en DATEV Marketplace Expo en Munich y en Berlín. Tenemos buenos recuerdos de estos eventos porque pudimos hablar con mucha gente interesada. Recogimos y transmitimos numerosos impulsos para que los gestores y sus clientes puedan colaborar en un futuro de forma aún más fácil, rápida, digitalizada y automatizada.

Webinars

Para garantizar que el cliente tenga una experiencia aún mejor, se realizaron numerosos webinars en cooperación con nuestros socios, incluidos Odoo, Agicap, Amagno, sevDesk, DocuWare, MOCO y CAYA. Durante una hora cada uno, mostramos a los usuarios las diversas ventajas de nuestras interfaces y transmitimos numerosos consejos y trucos sobre temas de facturación, liquidez y gestión de documentos, entre otros.

Pronóstico para el 2022

Así es como deben continuar las cosas en el próximo año, y aún mejor. Esperamos un poco más de normalidad y poder volver a participar más a menudo en eventos presenciales. Por ejemplo, ya estamos deseando que llegue la Tax Advisor Expo en marzo. Pero también continuamos con nuestros eventos online. Junto con nuestros socios, estamos planeando varias actividades para nuestros usuarios.

Por supuesto, también estamos trabajando continuamente en nuevas funciones y en la optimización de los módulos existentes. Además, queremos implementar más interfaces para conectar nuevos portales online. Nuestro mercado principal seguirá siendo la región DACH. Independientemente de esto, queremos implementar campañas en el resto de Europa, así como expandir y fortalecer aún más nuestra presencia en los EE. UU. Así que sigue siendo emocionante ?.

Para enero, inicialmente esperamos con ansias una nueva oficina en Kassel. Nos gustaría ofrecer a nuestro equipo otro lugar atractivo para reunirse. Al mismo tiempo, seguimos viviendo lo del “teletrabajo”. Después de todo, tenemos la digitalización en nuestro ADN y nos enfocamos ante todo en hacia dónde queremos ir. Todos pueden trabajar en horarios flexibles desde donde puedan ser más productivos para lograr grandes cosas juntos como equipo.