Despídete de la destrucción de documentos

miércoles, 3. febrero 2021 | 0 Comentarios

Estamos a principio de año y ha llegado nuevamente el momento de destruir documentos. Al destruir documentos, las pequeñas empresas, los autónomos y los particulares hacen mucho ruido y llenan los contenedores de papeles. Es que con el comienzo del año, muchos periodos de almacenamiento de facturas, recibos y otros documentos finalizan. Esto nos muestra como aún siguen habiendo muchos documentos en papel, lo cual puede tener un impacto negativo sobre el medioambiente.

Este es un hecho respaldado por una encuesta llevada a cabo por el especialista en documentos, Ephesoft. Según el estudio, muchas empresas están empezando a automatizar sus procesos. Sin embargo, los progresos en cuanto a automatización del proceso de facturación y de otros documentos financieros aún son muy pequeños. Solo el 15% de los participantes afirmó que su empresa trabajaba totalmente sin papel, esto significa que el 85% restante sigue utilizando el formato en papel. Un tercio de las empresas trabajan principalmente con papel y están lejos de adoptar soluciones automatizadas inteligentes.

El proceso de documentos basado en el papel es ineficiente

El proceso de documentos basado en el papel no solo implica un elevado uso de papel, sino también implica un coste más alto. Con unos costes de procesamiento medios de unos doce euros por factura, la falta de automatización ralentiza el crecimiento del negocio, afirma Ephesoft. La automatización moderna a menudo reduce dichos costes de un 80% o más. ¡El dinero ahorrado se puede invertir en otros sectores del negocio!

GetMyInvoices automatiza la contabilidad. Nuestra solución recopila facturas, extractos de cuentas bancarias y otros documentos relacionados con la contabilidad, desde miles de fuentes diferentes. Estas van desde portales en línea y buzones de correo electrónico, hasta soluciones de terceros, así como herramientas de facturación. Además, todos los documentos que surgen sobre la marcha, se pueden fotografiar a través de la Scan App y subirlos a la solución en la nube. Todos los documentos se pueden gestionar en cualquier momento desde el navegador web y con toda la información leída automáticamente. El módulo bancario habilita la reconciliación automática de las transacciones bancarias con las facturas. Además, se pueden enviar documentos automáticamente a la gestoría o a otros softwares de contabilidad.

Lo ideal es digitalizar desde el principio

La digitalización reduce el tiempo de procesamiento de facturas y documentos. La eliminación de la interrupción de los medios hace que la contabilidad sea menos propensa a tener errores. Los recibos en formato digital pueden archivarse de acuerdo con los principios para el mantenimiento y almacenamiento de libros, registros y documentos en formato electrónico y acceso a datos (GoBD). Esto se debe a que ya no hay ninguna razón para imprimirlos. Los recibos escaneados a través de la Scan App pueden destruirse, ya que la aplicación cumple con los requisitos del escaneo de reemplazo. Es decir que los recibos pueden destruirse poco a poco y no es necesario destruirlos todos a principio de año. Esto también permite a las empresas garantizar la protección de datos de forma aún más eficaz y desde casa. Porque ya no habrá notas por la casa que pueden verse fácilmente. Otra ventaja es que – a diferencia del papel térmico impreso – la información permanece leíble durante todo el periodo de almacenamiento.

Es mejor trabajar digitalmente desde el principio, si es posible, para asegurarse de que los recibos en papel no surjan en primer lugar. Para lograrlo, recomendamos que escribas informalmente a los proveedores que aún te envían facturas por correo postal para pedirles que en el futuro pongan a tu disposición los documentos en formato digital. Esto se puede llevar a cabo a través de portales en línea o por correo electrónico. Posteriormente, lo único que deberás hacer es configurar GetMyInvoices una sola vez y luego la solución de gestión de facturas “se encargará del resto”. Por lo tanto, la destructora de papel puede quedarse en el sótano para siempre. ¡Y los vecinos estarán muy contentos!

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