Un estudio llevado a cabo por GetMyInvoices revela un gran potencial de optimización para la gestión de facturas.

jueves, 25. marzo 2021

Lübeck. Las PYMES alemanas están abiertas al concepto de tecnología que simplifica la gestión de facturas. Sin embargo, las empresas no están aprovechando todo el potencial de la tecnología con respecto a la automatización de los flujos de trabajo. Este es un hallazgo clave del Estudio de Gestión de Facturas 2021 realizado por el proveedor de software GetMyInvoices en cooperación con FastBill, desarrollador del software de contabilidad del mismo nombre. 323 empresas participaron en la encuesta online.

En total, el 76% de las empresas declararon tener acceso a la contabilidad desde cualquier lugar. “Esto significa que los recibos se están digitalizando y, por lo tanto, están disponibles en formato digital”, afirma Björn Kahle, COO de fino, proveedor de GetMyInvoices. Y añade: “Las empresas están tratando de sacar ventajas de la digitalización”. Esto también está respaldado por el hecho de que el 59% de las empresas encuestadas utilizan software que recopila y reenvía documentos automáticamente y la mayoría de dichas empresas pagan sus facturas por banco online (66%) o a través de un software (17%). Sin embargo, el estudio revela que los gerentes siguen gastando una cantidad innecesaria de tiempo contabilizando facturas.

Mucho trabajo y muchos errores

La mayoría de los participantes (39%) necesitan de 9 a 19 horas al mes para contabilizar las facturas. El 10% de los participantes necesitan aún más, es decir de 20 a 50 horas. El 29% afirmó que necesita de 2 a 10 horas. Mientras que solo el 20% logra hacerlo en menos de 2 horas. De estos, el 41% cree que la búsqueda de facturas requiere mucho tiempo, el 28 % cree que es la recopilación de información de los recibos y el 11 % que es el reenvío de recibos. Muchas empresas tienen que publicar recibos de efectivo; en la mayor proporción (47 %), esto implica entre 11 y 20 copias por mes. Con respecto a las facturas, el 45 % dijo que gestionan la mayor parte de los documentos escaneando facturas analógicas; 15 % imprime facturas digitales y las archiva. “Nos ha sorprendido mucho” revela Björne Kahle, observando, “eso significa un gran potencial de mejora. Después de todo, estas actividades no solo requieren mucho tiempo, sino que también son muy propensas a errores”.

La encuesta confirma esta propensión a los errores. Por ejemplo, en el 38% de los participantes del estudio, ocasionalmente no se puede encontrar o leer un recibo de caja registradora cuando se necesita. Esto sucede con frecuencia para el 20 % y muy a menudo para el 5%. Con un 25 %, los recibos ocupan el último lugar entre los recibos faltantes que exigen los gestores. La mayoría de las veces, faltan los recibos de los portales online (47 %), seguidos de los documentos analógicos (28 %). En general, la mitad de los participantes tienen que enviar los recibos más tarde.

Lo mismo pasa con el pago de las facturas. Mientras el 39% de las empresas encuestadas pagan sus facturas en un plazo de 4 días y el 37% necesitan de 5 a 10 días, el 21% incumple regularmente los plazos, por ejemplo, para los descuentos o el plazo de pago, porque los procesos tardan demasiado. “Es evidente que se necesita una mejora aquí, que se puede llevar a cabo a través de la automatización de los pasos de trabajo”, afirma Björne Kahle.

GetMyInvoices apoya a las empresas

Los dos principales motivos por los que no se han implantado estas mejoras todavía es la falta de conocimiento por parte de las empresas sobre las soluciones más adecuadas (32%), o la falta de tiempo (26%). “Es un descubrimiento muy interesante para nosotros”, concluye Moritz Wagner, Jefe de Ventas de GetMyInvoices. “En el futuro nos enfocaremos más en el trabajo educacional sobre cómo nuestro software puede apoyar a las empresas y acompañarlas hacia la automatización de la gestión de facturas”. Para satisfacer la creciente demanda de información, el primer paso ya ha sido aumentar los cursos de formación online gratuitos. Además, se ampliará aún más la cooperación con los gestores.

Sobre GetMyInvoices:

GetMyInvoices es un software de gestión de facturas digital que simplifica y acelera la contabilidad. Esta solución recopila facturas y otros documentos desde miles de orígenes. Éstas incluyen 10,000 portales en línea, buzones de correo electrónico, almacenamiento en la nube – y soluciones de terceros, así como herramientas de facturación. Se puede incluso fotografiar documentos en papel a través de la Scan App; GetMyInvoices leerá automáticamente toda la información más relevante de una factura. Esto significa que todos los documentos y las facturas se guardarán de forma segura en una única ubicación. Desde allí, se podrán reenviar a los gestores, a software de contabilidad, sistemas de gestión de documentos y otras aplicaciones, todo bajo observación de flujos de trabajo individuales. Los usuarios podrán así ahorrar tiempo y esfuerzos – por lo tanto, será posible lograr una eficiente gestión del flujo del dinero.

Para más información:  www.getmyinvoices.com

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Información

GetMyInvoices es una solución basada en la nube para la gestión de facturas particularmente adecuada a las pequeñas y medianas empresas.

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