Seis factores para una perfecta gestión de facturación

Aquellos documentos que provienen de diferentes fuentes pueden dificultar la gestión de facturación de muchas empresas y organizaciones. El tiempo perdido en contabilizar, los documentos que faltan, una visión general escasa y largos tiempos de rendimiento son una de las consecuencia. Sin embargo, se puede poner remedio a ello gracias a la gestión electrónica o digital de facturación.

Como regla general, las empresas suelen recibir muchas facturas en formato digital – ya sea por correo electrónico o portales de cliente. Desde allí sin embargo, deberán primero descargarse. Iniciar sesión y guardar constituye un procedimiento tedioso que, en el contexto de la contabilidad, supone mucho estrés mes tras mes. Además, aquellas facturas recibidas por correo postal deberán, en el mejor de los casos – escanearse y reenviarse para su sucesivo procesamiento; al igual que las facturas emitidas que existen en sistemas aislados. En resumen: tratar con documentos híbridos sobre esfuerza a muchas empresas. Los errores en los procesos comerciales posteriores están preprogramados.

Reservas en papel como fuente de errores

Estos errores incluyen, por ejemplo, la impresión y reserva de facturas que existen en formato digital. El problema no es solo que los documentos digitales deben almacenarse digitalmente, sino también que los procesos en papel poseen un alto potencial de errores. Los datos a menudo se copian y escriben. Puede que haya errores de transferencia y que el proceso implique mucho esfuerzo. La extensión de estas actividades se muestra en el estudio “Digitalización en Contabilidad 2019” de KPMG. Según el estudio, el 40% de las empresas hacen reservas en papel. Los documentos a menudo se olvidan, ya que la descripción general es insuficiente y los tiempos de rendimiento alcanzan una duración récord. La contabilidad preparatoria solo puede realizarse con altos gastos de personal y altos costos. Y, sin embargo, los descuentos por pago anticipado son apenas alcanzables, mientras que no se puede descartar la pérdida de imagen debido a pagos atrasados.

El quid de la cuestión

Es por eso que las empresas necesitan una gestión de facturación inteligente. Muchos lo han reconocido y han buscado en internet términos como “gestionar facturas” o incluso “gestor de facturas”. Pero esta búsqueda no requiere tales enfoques. Lo más importante que hay que saber es lo que caracteriza una gestión inteligente de facturas – que es, por cierto, una forma de gestión de documentos. Básicamente, se tienen en consideración los siguientes factores de éxito:

1. Que sea completa
   Que todos los documentos sean completos. Estos incluyen facturas recibidas por correo electrónico, facturas proporcionadas por los proveedores en los portales del cliente, recibos escaneados sobre la marcha, así como todas aquellas facturas recibidas por correo postal y documentos de soluciones de terceros. Por ejemplo, facturas emitidas por un sistema ERP u otras herramientas especializadas o informes de gastos de viajes compartidos por empleados a través de la nube.

2. Que sea correcta
   La información captada, como puede ser el número de factura, fecha e importes deben ser correctos – independientemente de la cantidad de sistemas y etapas de software diferentes a través de los cuales se enviaron los documentos.

3. Que sea clara
   Todos los documentos deben organizarse de manera clara, para luego poder buscarlos con el menor esfuerzo posible. Para ello, es útil poder llevar todos esos documentos a una ubicación central y asignarles palabras claves.

4. Que sea transparente
   Todas las etapas de trabajo deben ser comprensibles para terceros, como los auditores, por ejemplo. Eso incluye la información de cuándo se importó un documento y de dónde, quién agregó qué palabras clave o quién eliminó qué documento y en qué momento.

5. Que sea segura
   Las facturas pueden contener datos personales que deben protegerse de accesos no autorizados. Asimismo, hay que garantizarse que permanezcan legibles durante todo su período de retención. Por lo tanto, las facturas no solo deben transmitirse encriptadas, sino también archivarse con cumplimiento legal. Se recomienda el almacenamiento en formato PDF / A y la custodia redundante en centros de datos seguros.

6. Que sea rápida
   Una de las características fundamentales de cualquier gestión de facturas es su rapidez. Es decir: recopilar todas las facturas y recibos en el menor tiempo posible después de su llegada y entregarlas a las aplicaciones correspondientes, ya sea una solución de contabilidad o un sistema de gestión de documentos (DMS) para el archivo. Esto crea los requisitos previos para pagos rápidos y reservas, así como una evaluación rápida y decisiones basadas en la información actual.

Gestión digital de facturas como solución

Empresas y organizaciones pueden lograr alcanzar todos esos factores gracias al uso de una gestión digital de facturación. También es posible automatizar fácilmente numerosas actividades. Estas van desde la recuperación de documentos de las diferentes fuentes, como portales de clientes, buzones de correo electrónico y herramientas de facturación, hasta la recopilación y administración de aquellos en una ubicación central en la nube, hasta transmitirlos a sistemas de contabilidad, DMS y otras aplicaciones.

Este proceso reduce el esfuerzo manual al mínimo. Las empresas podrán entonces descartar cualquier tipo de error y, por lo tanto, ahorrar tiempo y dinero. Además, los procesos se aceleran debido al menor tiempo de procesamiento de los documentos.

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