L’automatisation de la gestion des factures

Il est temps d’essayer la comptabilité numérique et automatisée pour minimaliser le travail manuel, réduire les erreurs et avoir un meilleur aperçu des dépenses et profits de l’entreprise.

Il s’agit d’un système de gestion des factures consistent qui importe les donnes de différents systèmes, qui les traite dans vos systèmes de comptabilité, qui automatise les flux de travail sur la facturation, qui génère l’accord de flux de travail là où c’est possible et qui les envoie à des systèmes tierces. 

Dans cet article, nous vous expliquons les opérations de facturation automatisées afin de mieux comprendre leur fonctionnement et les avantages de l’automatisation.

L’automatisation du traitement des factures aide à intégrer des données de façon homogène provenant de différentes factures et les transfère à vos logiciels de comptabilité ou à un dossier sécurisé selon le besoin en quelques clics.

Le traitement des paiements au sein du service comptabilité de n’importe quelle entreprise est long et chaotique, comme la gestion des factures papier, des PDF, des e-mails, etc. La mise à jour manuelle des données de facturation dans le système peut engendrer la perte de documents et la perte de temps.

Les trois étapes du traitement des factures sont les suivantes :

• Scanner la facture papier
• Décoder les données de facturation
• Entrez les détails de facturation dans votre logiciel de comptabilité

Les logiciels de traitement des factures utilisent la reconnaissance optique de caractères (OCR : Optical Character Recognition) et un logiciel qui utilise l’OCR. Ce dernier extrait les informations nécessaires à partir des documents scannés, les approuve selon la règlementation et les lie à une commande.

Ces détails vont ensuite dans un système de comptabilité ou de finance pour procéder au paiement. Cependant, le système traite difficilement un grand volume de transactions financières de multiples ressources, formats et appareils. C’est là où un logiciel de gestion des factures automatisé et intégré est utile. Vous pouvez automatiser les flux de travail en facturation pour les entrées.

Pourquoi l’automatisation est-elle nécessaire ?

Un logiciel de facturation automatisé fonctionne sur les opérations avec un contrôle en 3 fois sur les commandes, sur les factures reçues après les commandes et les reçus. Chacun des documents générés dispose d’un nombre unique qui est relié aux autres.

Les fonctions du traitement des factures dépendent des opérations de comptabilité suivies par l’entreprise. L’automatisation élimine la gestion manuelle inefficace grâce à l’intelligence artificielle et les technologies d’apprentissage des machines.

L’automatisation effectue les activités de routine du département comptabilité et utilise un système pour compléter les taches. Le système associe le prix à la commande, à l’entrée des données et une approche logique traite les autres fonctions. En comparaison à la méthode manuelle, les factures automatisés sont plus rapidement traitées.

Cette gestion automatisée est une innovation et un outil incroyable pour gagner du temps et réduire les coûts. La gestion de facturation automatisé a permis de réorganiser le département comptabilité pour en faire un logiciel essentiel. 

Le logiciel fonctionne sur une plateforme unique et permet aux vendeurs, aux acheteurs, aux factures et aux paiements de gérer les flux avec efficacité. Le flux de travail est géré par des opérations de comptabilité.

• Importer les factures : importer les documents depuis plus de 10 000 portails en ligne, depuis les boites de messagerie et autres sources.
• Toutes les données peuvent être transmises à votre logiciel de comptabilité automatiquement et en numérique.
• Aperçu personnalisé et opérations d’approbation des flux de travail pour les factures basées sur vos opérations.
• Payer les factures et compléter le cycle de paiement.
• D’autres fonctions intéressantes comme l’intégration bancaire, le lien entre les factures et les transactions, ainsi que le scan des factures papier avec une appli mobile qui extrait les données.

Utilisation croissante de l’intelligence artificielle

La gestion des factures automatisée avec l’apprentissage de la machine a du succès. La technologie artificielle effectue le gros travail d’enregistrement, de vérification et les opérations pour les solutions automatisées. Dans le traitement des factures automatisé, l’intelligence artificielle apprend les fonctions comme le jugement, l’approbation de factures spécifiques, l’assignation de codes, l’accélération des opérations.  

Les avantages de la gestion numérique des factures :

Vous obtenez une meilleure organisation. Voici les avantages suivants :

• Un traitement plus rapide des factures
• Vous évitez de perdre des factures ou des paiements.
• Vous obtenez des gains d’argent avec les paiements rapides.
• Vous évitez des paiements en retard avec une planification et vous obtenez un meilleur capital.
• Vous préparez correctement votre comptabilité préparatoire.

Conclusion

Quand le service comptabilité adopte des opérations numériques, vous pouvez vous concentrer sur votre croissance. Un excellent logiciel de gestion de facturation automatisé va utiliser toutes les fonctions disponibles pour gérer correctement une entreprise, générer des revenus, améliorer la trésorerie et obtenir une meilleure vue des comptes.