Comment améliorer l’efficacité dans votre entreprise

jeudi, 13. août 2020 | 0 Comments

La crise du Corona a été un test fatiguant pour beaucoup d’entreprises et d’entrepreneurs, qui font maintenant face à plus de pression au sujet des coûts et de l’efficacité qu’avant. La réduction des coûts est le maître mot actuel, et au regard de la situation économique actuelle, elle est essentielle pour la survie. La numérisation, par exemple dans la comptabilité préparatoire, s’avère d’être un outil essentiel.

 

Un grand potentiel pour l’efficacité en comptabilité

L’approche ici est le fait que la gestion de facturation traditionnelle est, en autre, longue et coûteuse. Beaucoup d’entreprises passent toujours leur temps sur des tâches administratives peu productives. Les capacités sont souvent limitées à cause du suivi manuel des factures non payées et de la facturation en général, ou encore des procédures du département des ressources humaines. Mais surtout dans ces secteurs, les opérations peuvent être vraiment améliorées avec l’application de technologies intelligentes et d’outils numériques. C’est là qu’intervient GetMyInvoices pour vous aider.

Notre solution de gestion de facturation libère votre personnel de tâches peu productives en automatisant beaucoup d’opérations. Surtout, GetMyInvoices rassemble automatiquement les factures des sources les plus diverses, depuis des portails en ligne via les boîtes de messagerie aux outils de facturation. Les reçus récupérés directement peuvent être automatiquement numérisés avec une appli de scan. Tous les documents sont collectés et conservés dans un lieu central dans le cloud. En utilisant un navigateur internet, ces documents peuvent être facilement gérés et recherchés selon l’appareil ou le lieu. De plus, il est possible de transférer automatiquement les documents vers d’autres applications. Ceci inclut des solutions de comptabilité classiques, des systèmes de gestion de documents et des solutions utilisées par des conseillers fiscaux. L’accès aux données doit être entré une seule fois pour chaque application respective, et les conditions de transfert peuvent être définies. Après cela, les factures et les reçus vont là où elles doivent être placées dans action manuelle. Cela signifie que vous pouvez gagner jusqu’à 80 pourcents de temps de travail en comptabilité.

L’IA à l’origine

Ce résultat vient aussi du fait que les informations pertinentes, comme le numéro de facture ou le montant peuvent être lus et traités automatiquement, par exemple pour le paiement ou pour les évaluations automatisées. Un autre facteur décisif est le fait que les nouveaux documents sont reconnus et traités presque en temps réel. Cela signifie que les décisions d’entreprise peuvent être basées sur des données très pertinentes et actuelles. Cela s’est vu récemment avec les applications pour les subventions et le développement de fonds. Grâce à GetMyInvoices, les entrepreneurs pouvaient déterminer le chiffre d’affaire pour différentes périodes en seulement quelques clics. Deloitte confirme le fait que ces fonctionnalités sont avantageuses : “Les solutions d’analyses basées sur l’IA aident à détecter et à mettre en place des programmes pour travailler de manière plus efficace et plus précise”, affirment les experts. Bien sûr, cela ne vaut pas uniquement au département de la comptabilité.

D’après les recommandations faites par Sage, les opérations des RH peuvent aussi être effectuées de manière plus efficace, par exemple en utilisant les portails des employées. “Les demandes de congés ou les arrêts maladie, qui doivent être donné en main propre au RH de l’entreprise pour être prises en compte, peuvent être gérées directement entre l’employé et son supérieur, ce qui réduit les dépenses administratives.” De même, les consultations virtuelles et les rendez-vous permettent d’éviter les opérations qui prennent du temps, sont chères et représentent un risque. Les opportunités sont incroyables.

Les tâches que vous devaient effectuer

Il est important de noter que les opérations numériques sont différentes des opérations analogues. Une opération analogue ne peut pas être traduite en 1:1 dans le monde numérique, comme pour les factures numériques. La collecte manuelle de factures et l’enregistrement des informations devient superflu dans un contexte numérique, étant donné que l’IA effectue ces tâches, comme décrit précédemment. À la place, une étape de vérification doit être effectuée pour contrôler la correspondance des informations lues aux originales. Un autre exemple : dans un contexte numérique, différents facteurs de sécurité doivent être pris en considération. Les employés qui ont accès à ces solutions doivent savoir utiliser les mots de passe avec sécurité. Cela semble évident, mais cela reste un élément crucial. Les mots de passe non cryptés peuvent être retrouvés dans beaucoup d’ordinateurs, ou peuvent même être imprimés. Et lorsque l’accès est requis, les mots de passe sont recherchés, ce qui prend du temps. Pour faire court : les opérations doivent être examinées entièrement et ajustées. En ce qui concerne les mots de passe, nous recommandons 1Password, une solution considérée comme très sécurisée qui peut être utilisé dans une équipe, et est actuellement gratuit en raison de la crise sanitaire du coronavirus.

Nous l’admettons : Cela prend du temps d’être informé sur ces aspects. Si vous voulez augmenter votre efficacité, la numérisation est une approche très efficace. Vous ne faites pas que limiter vos dépenses et vos efforts : le temps que vous avez gagné peut être utilisé pour gérer vos affaires, ce qui est certainement plus important pour vous, et c’est ce qu’on appelle un travail efficace.

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