La comptabilité numérique : plus d’opportunités que de risques

Le temps, c’est de l’argent. C’est particulièrement vrai pour les indépendants ou les petites entreprises :  les artisans tels que les peintres ou les coiffeurs, les architectes, etc. n’ont ni le temps ni envie de perdre du temps à préparer leur comptabilité.  En optant pour la comptabilité numérique, vous pouvez réduire vos efforts au minimum et simplifier vos échanges avec votre conseiller fiscal. Nous allons vous montrer comment faire.

Ceux qui organisent leur comptabilité avec les outils numériques peuvent réellement profiter des tous les avantages d’un travail sans papier. 

 

• La collaboration entre le client et le conseiller fiscal est transparente.
• Un accès aux factures et autres documents de toutes vos sources.
• Les documents récupérés sont protégés du vol et d’un incendie
• Plus d’espace car moins de papier

 

De plus, la comptabilité digitale est indispensable à l’automatisation, et c’est donc un critère décisif pour accélérer les opérations et réduire les erreurs tout an diminuant le temps de travail. On peut clairement voir le potentiel de l’opération si on s’attarde sur le temps nécessaire pour le traitement des factures. D’après notre étude sur la gestion des factures, la plupart des entreprises passent de 11 à 19 heures par mois à ça. A un taux horaire de seulement 20€, cela se traduit par un coût allant de 220€ à près de 400€ par mois ! Avec l’aide de l’automatisation, il est possible de gagner jusqu’à 80% des coûts d’un travail effectué avec les documents papier, selon le rapport de Billentis “e-invoicing journey 2019-2025”. Afin d’exploiter ce potentiel, il est nécessaire de surmonter certains obstacles.

• Les frais de mis en place
• La réticence/le refus des employés 
• Des difficultés à gérer les solutions numériques
• Des incertitudes sur le respect du GoBD (règles régissant la gestion et stockage des dossiers numériques)

Cependant, ces inconvénients peuvent être facilement surmontés. La licence pour obtenir le logiciel de comptabilité ne coûte que 100 € et sa mise en place est faite de façon intuitive. Vos employés ne seront plus réticents et vont l’accepter lorsque vous leur expliquerez les avantages de l’obtention d’un programme de comptabilité. De plus, il répond aux normes de stockage des données numériques du GoBD.

 

Le GoBD – de quoi parle-t-on ?

GoBD est l’abréviation des règles de stockage, d’accès et de gestion des livres, enregistrements et des documents en format numérique. Elles doivent être respectées quand vous faites de la comptabilité numérique. Il s’agit, après tout, de prouver à n’importe quel moment que chaque transaction de votre comptabilité numérique est …  

• vérifiable,
• complète,
• correcte,
• datée,
• ordonnée et
• inchangeable.

Nous avons résumé les méthodes pour le faire lorsque vous passez au numérique dans une liste des choses à vérifier.

Comment fonctionne la comptabilité digitale ?

Le passage à la comptabilité numérique doit suivre une stratégie. Le logiciel ne peut accepter différentes tâches si les outils sont correctement liés, par exemple l’appli de scan pour les factures et l’outil de paiement. Ou bien : la solution utilisée pour récupérer les reçus et le logiciel du conseiller fiscal. La liste suivante présente les étapes les plus importantes à suivre en vous guidant :

• Récupérer les factures avec le numérique
• Numériser les reçus et factures
• Trier les documents en utilisant un logiciel de gestion de facturation
• Utiliser un logiciel de comptabilité en ligne
• Lire les informations de manière automatique 
• Transférer automatiquement les documents aux conseillers fiscaux ou vers d’autres solutions
• Créer une documentation
• Archiver les documents

Dites adieu à votre pochette papier !

La transformation numérique de la comptabilité a de nombreux avantages. Vous profitez de moins d’efforts manuels et de traitements plus rapides, et vous économisez de l’argent. Les factures sont disponibles en ligne, ce qui facilite leur approbation. Votre conseiller fiscal se réjouira d’une plus grande transparence, qui engendrera moins de frais. Quels sont les “inconvénients” alors? Vous pouvez gérer ces derniers facilement ! Passons au numérique !