Fini les documents détruits

mercredi, 3. février 2021 | 0 Comments

En début d’année, nous passons tous du temps à la destruction de documents. Les petites entreprises, les indépendants et les personnes privées font beaucoup de bruit et remplissent les conteneurs papier. La raison : à la fin de l’année, un certain nombre d’archives de factures, de reçus et d’autres documents arrivent à terme. Cela montre que beaucoup de papier est encore utilisé, ce qui a des conséquences négatives.

Ce phénomène est contrecarré par une étude en cours menée par Ephesoft. Selon cette étude, beaucoup d’entreprises commencent à automatiser leurs opérations. Cependant, les progrès sont minimes avec l’automatisation des opérations de facturation et autres documents financiers. 15 pourcents des participants affirment que leur entreprise travaille sans papier, ce qui signifie que 85 pourcents des entreprises en utilisent toujours. Un tiers des entreprises travaille avec des papiers et est loin d’avoir une solution intelligente automatisée. Seulement 30 pourcents utilisent l’automatisation en comptabilité. 11 pourcents affirment avoir recours à l’intelligence artificielle.

Utiliser du papier pour les opérations n’est pas utile

Cela n’implique pas uniquement une forte consommation de papier, cela a aussi un coût. Avec un coût moyen de traitement de 12 euros par facture, ne pas recourir à l’automatisation ralentit la croissance de l’entreprise, d’après Ephesoft. Une automatisation moderne réduit souvent le coût de 80 pourcents et plus, un budget qui pourrait être réinvesti ailleurs!

GetMyInvoices automatise la comptabilité préparatoire. Notre solution récupère les factures, les relevés bancaires et d’autres documents comptables à partir de milliers de sources différentes. Cela va des portails en ligne et des boites de messagerie à des solutions tierces comme les outils de facturation. De plus, les documents comme les reçus qui arrivent peuvent être facilement capturés via l’appli de scan et téléchargés vers une solution cloud. Tous les documents peuvent être gérés à n’importe quel moment par un navigateur internet, avec une lecture automatique des documents. Le module bancaire permet le rapprochement automatique des transactions de compte avec les factures. De plus, les documents souhaités peuvent être transmis à d’autres solutions comme un logiciel de comptabilité ou transmis au conseiller fiscal.

Une gestion optimale des données passe par la digitalisation

Cela réduit le temps passé au traitement des factures et autres documents. L’élimination des erreurs de dysfonctionnement des médias rend la comptabilité plus efficace. Les reçus qui sont disponibles en version numérique peuvent être facilement conservés selon la réglementation en vigueur. Ceci est dû au fait qu’il n’est plus nécessaire de les imprimer. Les reçus scannés peuvent être détruits car l’appli répond aux exigences. Cela signifie que les reçus individuels peuvent être scannés au fur et à mesure et n’ont plus à être détruits en grande quantité en début d’année. Cela permet aussi aux entreprises de garantir la protection des données au bureau car il n’y a plus de note qui traine et qui peut être facilement lue. Un autre avantage : contrairement au papier, l’information reste toujours lisible et ne se détériore pas.

Il est plus avantageux de travailler en version numérique dès le départ, si possible, et éviter que les reçus papier soit empilés. Nous vous recommandons donc d’écrire à vos fournisseurs qui continuent de vous envoyer des factures en version papier et de leur demander de les mettre à disposition en version numérique. C’est possible, par exemple, en utilisant un portail en ligne ou par mail. Dès que c’est fait, tout ce qu’il vous reste à faire est de configurer une seule fois GetMyInvoices, puis la solution de gestion de facturation prend le relais. Vous pourrez alors ranger votre matériel de destruction de papier pour toujours. Cela ravira vos voisins.

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