GetMyInvoices – Dans les coulisses : la Finance

jeudi, 10. décembre 2020 | 0 Comments

Ce blog, qui fait partie de la série “GetMyInvoices – Dans les coulisses”, fournit un aperçu de notre département des finances. Nous avons parlé à Verena Lappöhn. Elle a 34 ans, travaille chez GetMyInvoices depuis Juin 2019 et est responsable du département des Finances et du Backoffice.

finance

Verena, quels sont les activités du département des finances ?

On parle de comptabilité préparatoire et de gestion des rémunérations, ce qui inclut le contrôle du budget et la sécurisation des liquidités pour toutes les entreprises de Fino. On y trouve également l’allocation de frais internes, la comptabilité, les créances, la gestion et les transactions de paiement. Nous mettons aussi en place des opérations de digitalisation internes, par exemple dans la comptabilité. Nous sommes le contact pour les clients, les banques, et les conseillers fiscaux, et je suis aussi la personne à contacter pour tout ce qui concerne le paiement. Jusqu’à peu, j’étais responsable des finances et de toutes les activités administratives dont la gestion des ressources humaines. Pour faire simple, j’étais responsable de tout le back office. Maintenant que j’ai un soutien, nous pouvons mieux nous répartir les activités des finances, des RH et du back office.

Donc le nombre de tâches n’est pas défini ?

Non, les activités se sont développées et ont évolué avec l’entreprise, et de façon très rapide. Mon travail, à la base, était de mettre en place des opérations dans la finance. Mais l’entreprise a évolué, donc l’administration devait également évoluer. Il en a résulté de nouvelles tâches.

Comment ce développement a-t-il réussi ?

Il y a plusieurs possibilités. Nous nous entretenons rapidement et nous optimisons les éléments qui nécessitent une amélioration. De cette façon, nous avons déjà pu mettre en place un certain nombre de choses.

Pouvez-vous nous donner un exemple ?

En première place, il n’existait pas de cycle de paiement, j’ai donc parlé de ce problème avec Björn, propriétaire du produit GetMyInvoices. Peu après, nous avons pu mettre en place des cycles de paiement et des mécanismes d’approbation. Ces mises en place facilitent mon travail quotidien.

Utilisez-vous GetMyInvoices ? Si oui, comment ?

Bien sûr, plusieurs fois par jour. Beaucoup de reçus sont importés automatiquement, par exemple les factures provenant des messageries électroniques et de portails en ligne ainsi que des relevés bancaires. De plus, je télécharge moi-même des reçus. Nous avons également lié le programme de facturation où nous créons nos factures pour GetMyInvoices, pour que nos factures sortantes soient automatiquement exportées vers GetMyInvoices. Dernier point, j’utilise GetMyInvoices pour vérifier que toutes les factures soient réglées, en collaboration avec le conseiller fiscal, qui a accès aux reçus nécessaires à la vérification via GetMyInvoices.

Quel est votre ressenti sur votre implication avec GetMyInvoices ?

C’est super. Je peux vraiment recommender GetMyInvoices à n’importe quelle personne active, surtout maintenant en période de télétravail. GetMyInvoices est très pratique pour les employés qui travaillent dans des lieux attribués. Les reçus dont ils ont besoin sont à leur disposition. Nous avons des retours très positifs de notre conseiller fiscal. Il est aussi possible de faire des suggestions pour les améliorations.

Que voulez-vous dire par « faire des suggestions pour les améliorations » ?

Si je remarque quelque chose dans mon travail quotidien qui pourrait être amélioré, comme le mécanisme d’approbation, je peux le faire passer via les réseaux officiels et je trouve toujours une personne qui me répond.

Qu’aimez-vous le plus avec GetMyInvoices ?

En plus de l’opportunité de faire partie des opérations d’amélioration du produit, c’est la variété des activités. J’apprends quelque chose de nouveau chaque jour. Je ne traite pas un seul sujet particulier, je peux également accompagner des opérations qui ne font pas partie de mes activités habituelles, comme la création d’une entreprise.

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